Memiliki Scrum Master yang tidak menguasai nilai agile dan Product Owner yang sering menginterupsi backlog adalah dua dari beberapa faktor lain yang dapat menurunkan kualitas daily scrum anda.

Menurut Professional Scrum Trainer Stephanie Ockerman, daily scrum dilakukan untuk memeriksa kemajuan menuju sprint goal, melakukan sinkronisasi aktivitas, serta membuat rencana untuk 24 jam ke depan. Misi utamanya adalah menjadi benang merah antara anggota Tim Pengembang (Developer Team) untuk mencapai sprint goal mereka.

Daily scrum sering dianggap sebagai sebuah rapat rutin biasa dan merupakan acara scrum yang paling sederhana. Meski begitu, daily scrum ini juga seringkali memunculkan kesalahan paling banyak yang dapat mempengaruhi alur scrum. Mulai dari ketidak-tahuan anggota terhadap prinsip dan nilai scrum, mencernanya sebagai sebuah teknikal meeting yang pribadi, hingga kesalahan-kesalahan personal yang dapat menghambat efektivitas daily scrum. 

Maka dari itu, Tomps telah merangkum 12 cara untuk membuat daily scrum berjalan lebih efisien dan efektif untuk anda di bawah ini. 

12 Cara Meningkatkan Kualitas Daily Scrum

1. Jelaskan Peraturan Selama Daily Scrum Pada Seluruh Tim

Bicara soal peraturan mungkin terdengar sedikit membosankan, namun hal ini harus anda lakukan dalam scrum. Scrum Master harus menjelaskan apa-apa saja peraturan yang harus ditaati selama rapat berlangsung, prinsip, hingga peran tiap tim dalam siklus scrum. Mengapa demikian? Alasannya, karena anda mungkin saja tidak tahu bahwa ada anggota tim yang tidak memahami esensi dan prinsip scrum.

Menjelaskan peraturan secara jelas sejak awal juga dapat menghindarkan anda dari berbagai masalah dalam tim. Seperti kesalahpahaman, pola kerja yang tidak sesuai, hingga produktivitas yang buruk. Oleh karena itu, pastikan tim anda sudah memahami dengan baik apa itu scrum dan ada proses apa saja di dalamnya. Jika mereka sudah memahami perannya dengan baik, maka praktiknya pun dapat berjalan lebih lancar.

2. Jangan Terlambat, “Time is Money”

Membuat jadwal rapat dengan jadwal tetap juga perlu anda lakukan. Misalnya saja waktu rapat yang dilaksanakan setiap hari di jam 8 pagi. Sebisa mungkin, jangan mengubah-ubah jadwal rapat karena akan menimbulkan kebingungan dan menurunkan kesiapan tim saat hadir dalam rapat. Selain itu, pastikan pula untuk menyelesaikan daily scrum hanya dalam 15-30 menit agar tim dapat kembali memanfaatkan waktunya menyelesaikan backlog.

Berbicara soal ketepatan waktu, anda dapat memberikan insentif, jika dirasa perlu, untuk mereka yang datang tepat waktu dan hukuman untuk mereka yang datang terlambat. Tekankan pada tim bahwa menghadiri rapat tepat waktu adalah bentuk tanggung jawab dan mencerminkan etika mereka di tempat kerja.

3. Tanyakan “Apa Yang Sedang anda Kerjakan” Di Awal Rapat

Professional Scrum Trainer Russell Miller mengatakan ada dua pertanyaan yang penting untuk dikonfirmasi saat memulai daily scrum. Dua pertanyaan ini akan mengarahkan tim pada hasil yang lebih baik dan identifikasi masalah yang lebih baik.

Pertama, “Apa yang sedang kita kerjakan?”. Seperti disebutkan di atas, daily scrum seringkali dianggap sebagai acara dari Development Team saja. Hal ini seringkali membuat tim lainnya kehilangan fokus dan nilai kontribusi mereka saat hadir dalam rapat. Peluang tim tidak menyadari keterkaitan performasinya dengan tim lain juga bisa saja terjadi. Jadi, memastikan semua tim mengetahui apa progres pekerjaan saat ini dan apa tujuan akhir yang ingin tim capai adalah penting. Selain mengembalikan fokus tim, menanyakan hal ini juga dapat membuat anda lebih cepat dalam mengidentifikasi masalah seperti di atas.

4. Tanyakan Pula “Apa Pekerjaan Yang Tidak Bisa anda Selesaikan?”

Selain pertanyaan di atas, Miller juga merekomendasikan anda untuk memulai rapat dengan pertanyaan “Apa ada pekerjaan yang tidak bisa kita selesaikan?”. Pertanyaan ini memang seringkali ditanyakan di pertengahan atau bahkan akhir daily scrum, namun menanyakannya di awal rapat ternyata membawa banyak manfaat. Hal ini dapat membantu anda lebih cepat dalam mengidentifikasi halangan (impediments) yang muncul selama scrum berlangsung.

Jika hal ini ditanyakan dan tim tidak mengetahui dampak dari munculnya impediment ini, maka artinya tim anda tidak menyadari bahwa sebenarnya ada pekerjaan dalam sprint yang mungkin tidak dapat selesai. Jika disadari dengan lebih cepat, tim dapat bersama-sama membantu mempertimbangkan alternatif untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan membedah masalah dalam irisan-irisan yang lebih kecil. Jika adanya impediment ini telah disadari, maka anda pun dapat dengan jelas menentukan fokus pekerjaan tim akan ke arah mana kedepannya.

5. Hindari Interupsi Backlog

Meskipun Product Owner dapat mengubah backlog jika dirasa mendesak, namun mengubah backlog dari yang sudah ditetapkan dalam sprint planning sebisa mungkin tidak dilakukan. Jika tim scrum anda harus mengatasi tugas-tugas di luar sprint backlog awal, peluang mungkinnya mereka gagal memberikan peningkatan produk di akhir sprint bisa terjadi.

Setelah anggota tim dipaksa untuk berpindah dari satu tugas ke tugas lainnya, alur kerja scrum bisa terganggu. Solusi terbaik untuk masalah ini adalah memiliki Product Owner yang berpengalaman dalam meminimalkan gangguan dan mengelola product backlog dengan cara yang paling efisien.

6. Tentukan Topik Pembahasan dan Urutkan Prioritasnya

Ketika daily scrum hendak dilakukan, penting untuk anda menyiapkan topik dan daftar prioritas yang perlu untuk dibahas nanti. Tujuannya, agar pembicaraan selama rapat menjadi fokus dan terarah. Sebisa mungkin, fokus pada pembahasan nilai-nilai atau hasil yang sudah mendekati tanggal jatuh tempo untuk diselesaikan. Pastikan juga untuk mengangkat topik yang sifatnya universal dan tidak terkesan sebagai laporan teknis yang hanya dipahami segelintir orang saja.

Ingat, daily scrum bukanlah one-by-one report yang harus menjelaskan detail teknis pekerjaan anda saat ini. Daily scrum adalah acara dimana anda harus menyampaikan informasi progres pekerjaan anda secara universal agar seluruh tim memahami kemajuan scrum secara keseluruhan.

7. Jika Dibutuhkan, Lakukan Daily Scrum Dengan Posisi Berdiri

Apa anda pernah benar-benar stand-up (berdiri) dalam sebuah stand-up meeting? Jika belum, mungkin cara ini bisa dicoba untuk meningkatkan kualitas daily scrum anda. Harvard Business Review melaporkan, mereka yang melakukan stand-up meeting dalam posisi berdiri mengalami peningkatan kreativitas 5,25% dan peningkatan rasa keterlibatan hingga 8%. Ya, manfaatnya tidak hanya untuk kesehatan, tetapi juga pada produktivitas.

Rapat umumnya memiliki kecenderungan berlangsung lama, membosankan, dan keluar dari topik saat dilakukan dengan posisi duduk dengan nyaman. Berdiri selama rapat dapat membuatnya berlangsung lebih singkat, to-the-point dan berlangsung dengan sisa energi yang masih tinggi. Pastikan untuk melakukan daily scrum sekitar 15-30 menit saja per pertemuan untuk memastikannya tetap efisien, ya!

8. Terapkan “Daily Goal”

Tips untuk meningkatkan kualitas daily scrum selanjutnya adalah menentukan goal (tujuan) yang ingin dicapai esok hari. Idealnya, catat goal ini di sesi akhir daily scrum. Anda bisa membuat goal yang berlaku secara universal untuk seluruh tim maupun yang spesifik untuk tim tertentu. Membuat goal setiap hari akan membuat tim memiliki target dan fokus pada pekerjaan apa yang harus diselesaikan hari ini.

9. Sebisa Mungkin, Jangan Pernah Lewatkan Rapat

Melewatkan daily scrum artinya melewatkan informasi penting tentang progres kemajuan tim saat ini. Bayangkan jika ternyata anda ingin menyampaikan bahwa ada impediment (halangan) yang membuat sebuah pekerjaan anda tidak dapat terselesaikan. Hal ini tentu tidak dapat langsung diketahui seluruh tim karena ketidakhadiran anda, yang mana juga mempengaruhi percepatan penyelesaian dari impediment yang muncul. Jadi, sebisa mungkin jangan pernah melewatkan daily scrum, ya!

10. Gunakan Daily Scrum Sebagai Waktu Menaikkan Semangat Tim

Sangat mengerjakan sebuah proyek, kita tentu dapat menemui titik lelah dan jenuh. Di sinilah peran daily scrum muncul untuk mengatasinya. Dalam rapat, sisakan waktu di akhir sesi untuk sekedar memberi kata-kata penyemangat dan motivasi untuk tim anda. Saat-saat seperti ini sadar atau tidak dapat meningkatkan kewaspadaan dan semangat tim untuk menyelesaikan proyek yang sedang dikerjakan.

11. Gunakan Task Board Sebagai Media Komunikator

Dalam scrum, media papan tugas (task board) sangatlah penting. Task board adalah media di mana seluruh detail tugas, deadline, pelaporan penyelesaian tugas, hingga status progres terkini dapat terlihat oleh seluruh tim. Anda dapat mengatur letak task board dengan label-label di dalamnya agar semua tim memahami alur pekerjaan mereka. Task board ini dapat difungsikan sebagai media komunikator utama dan indikator untuk menunjukan progres kemajuan proyek anda.

Di tengah kemajuan teknologi, anda kini tak perlu lagi direpotkan dalam membuat task board secara manual. Lewat aplikasi manajemen proyek Tomps, anda dapat mengatur detail pekerjaan proyek sejak tahap initiating hingga closing. Seluruh detail unit kerja, tim penanggung jawab, informasi tenggat waktu, pelaporan bukti kerja, hingga grafik penyelesaiannya bisa dimuat langsung dalam Tomps.

Tidak hanya dari segi manajemen tugas dan kolaborasi tim, Tomps juga dapat memudahkan anda dalam memantau penyerapan anggaran. Semua pekerjaan anda akan jadi lebih mudah, cepat, aman, dan transparan!

12. Pastikan Scum Master Anda Berpengalaman

Layaknya proyek yang tidak dapat berjalan tanpa project manager, begitu pula scrum tanpa Scrum Master. Sesuai namanya, Scrum Master bertanggung jawab untuk memfasilitasi penggunaan Scrum sesuai dengan praktik dan tata nilai Agile, serta menghilangkan hambatan-hambatan yang muncul.

Keberadaan Scrum Master dibuat untuk membantu tim agar dapat memahami teori, praktik-praktik, aturan-aturan dan tata nilai scrum. Scrum Master adalah pemimpin yang melayani Scrum Team. Scrum Master juga membantu orang-orang di luar Scrum Team untuk dapat memahami interaksi mana saja yang bermanfaat dan tidak bermanfaat untuk kinerja project. Gunanya, agar memaksimalkan nilai bisnis yang diproses dan dihasilkan oleh Scrum Team.

Melihat fungsinya yang sangat vital, menunjuk Scrum Master yang terampil dan berpengalaman sangat penting untuk membangun alur kerja tim Scrum yang produktif. Tanpa Scrum Master yang terampil, sulit untuk memastikan tim untuk disiplin pada nilai dan praktik scrum.

Itu dia 12 cara meningkatkan kualitas daily scrum anda agar sukses mencapai scrum goal yang diinginkan. Pastikan untuk membagikan informasi ini pada seluruh Scrum Team anda, ya!