Memiliki project manager yang handal adalah langkah pertama dalam menyukseskan sebuah proyek. Meski begitu, ternyata masih ada 5 faktor utama kesuksesan proyek lainnya yang juga butuh anda perhitungkan. Ada apa saja, ya?

Proyek berjalan lancar dan target utama tercapai, siapa yang tidak memimpikan hal ini? Meski begitu, kesuksesan proyek tidak serta-merta dapat diraih tanpa memperhitungkan faktor-faktor penting yang meliputinya. Mulai dari perencanaan yang matang, perhatian pada detail, komunikasi yang efektif, hingga manajemen krisis yang terperinci. Mari kita bahas 5 faktor utama kesuksesan proyek yang harus anda perhatikan berikut ini!

Faktor utama kesuksesan proyek

1.  Smart Planning

Membuat perecanaan yang komprehensif membuat proyek satu langkah lebih dekat pada kesuksesan sejak awal. Dalam proses ini, seluruh stakeholder harus diikut-sertakan agar mereka selalu tahu ke arah mana proyek akan berjalan. Perencanaan yang baik bukan hanya membuat tim tetap fokus pada tugas dan tanggung jawabnya, namun juga membuat para stakeholder mengetahui kemajuan proyek.

Ada banyak manfaatr dari sebuah perencanaan yang baik. Pertama, proses ini memungkinkan terciptanya skala waktu proyek yang realistis. Kedua, proses ini dapat membantu perkiraan besaran biaya proyek yang digunakan dengan dokumentasi pengelolaan anggaran proyek yang lebih terperinci. Ketiga, perencanaan yang baik sejak awal dapat membantu perincian seluruh sumber daya yang dibutuhkan unit kerja serta berfungsi ganda sebagai ‘sistem peringatan’. Jika ada unit kerja yang tidak diselesaikan sesuai dengan tenggat waktunya, maka hal ini akan terlihat oleh sistem perencanaan tadi. 

2. Smart People

Faktor pertama adalah adanya orang-orang cerdas dan berkompeten dalam tim proyek anda. Tanpa mereka, rencana dan strategi apapun yang sudah anda garap memiliki peluang untuk  hancur berantakan. Karena itu, penting untuk ada memilih sumber daya yang kompeten pada bidang yang ia tangani. Penting juga untuk memastikan mereka memiliki komitmen yang tinggi pada tujuan tim serta berbagi visi dan misi yang selaras untuk menuju kesuksesan proyek. 

Adanya sumber daya dalam tim yang tidak kompeten juga tentu akan merepotkan project manager. Alasannya, ia akan mengganggu sinkronasi kerja tim dan menggiring proyek dalam ambang kegagalan. Jadi, pastikan untuk memilih sumber daya yang dapat dipastikan kompeten pada unit kerja yang diembannya dan dapat bekerja sama dengan baik. 

Untuk mengelola perencanaan proyek ini agar kian efektif dan efisien, anda dapat menjatuhkan pilihan pada aplikasi manajemen proyek. Di mana, seluruh pekerjaan proyek, tenggat waktu, penanggung jawab, hingga laju kemajuan proyek secara real-time dan transparan dari lapangan dapat diakses bersama. Project manager dan stakeholder lainnya pun dapat lebih mudah melakukan monitoring proyek dan melakukan reporting. Smart features ini dapat anda rasakan manfaatnya melalui aplikasi manajemen proyek Tomps. Coba gratis sekarang!

3. Open Communication

Menjaga komunikasi terbuka dalam tim sangat berpengaruh pada kesuksesan proyek. Hal ini karena komunikasi adalah cara terbaik untuk mencegah terjadinya masalah. Penting untuk memberikan informasi sejelas-jelasnya kepada tim ketika da perubahan-perubahan yang terjadi selama proyek berlangsung, maupun terkait unit kerja mereka yang harus mereka tangani sejak tahap pra-eksekusi. 

Komunikasi yang baik juga mencakup tentang mengetahui kapan harus mengatakan ‘tidak’. Tim tidak boleh menjajikan apapun yang mereka sendiri tidak tahu apakah hal tersebut dapat terpenuhi. Mengatakan ‘tidak’ pada tahap awal bisa mengurangi peluang munculnya berbagai masalah yang tidak perlu ketika proyek dieksekusi. Belajarlah untuk berani jujur tentang apa yang anda dan tim bisa lakukan dan kapan hal tersebut bisa dilakukan.

4. Risk Management

Melakukan manajemen resiko secara cermat juga menjadi hal wajib untuk project manager. Dalam tahap perencanaan, project manager harus memastikan telah membuat rincian risiko yang mungkin dihadapi dan solusinya selama proyek berjalan hingga tahap penutupan. Hal ini akan membantu anda dan tim untuk dengan cepat menyelesaikan dan mengelola masalah sesuai dengan yang sudah diperhitungkan dalam tahap manajemen risiko tadi. Hal ini akan memberikan kepercayaan pada tim dalam menyelesaikan risiko proyek dan memastikan pemilik proyek merasa aman dan nyaman dengan kemajuan proyeknya. 

5. Strong Project Closure

Tahukah anda bahwa penutupan proyek yang tidak kuat dapat berpotensi menghabiskan sumber daya proyek? 

Karena itu, anda harus dengan tegas kepada klien untuk menyetujui bahwa semua faktor penentu keberhasilan yang sudah disepakati bersama di tahap perencanaan memang sudah selesai terpenuhi. Lakukan konfirmasi pada kepada klien perihal hasil proyek melalui dokumen tertulis yang sudah ditandatangani. Membuat dokumentasi survey kepuasan pada hasil proyek anda dari klien juga akan sangat berguna sebagai referensi dan informasi berharga untuk anda di masa depan. 

Memang, sudah menjadi tugas project manager untuk memastikan bahwa proyek yang dipayunginya berjalan lancar. Namun, memiliki memiliki project manager yang hebat bukanlah satu-satunya indikator yang menjamin kesuksesan proyek. Butuh campur tangan seluruh tim untuk membantu menggiring proyek ke arah kesukesan. Nantinya, keberhasilan ini di kemudian hari akan terarah pada rencana proyek yang lebih terorganisir dan pro aktif, serta meningkatkan kualitas berbagai proyek lainya di masa depan. 

Itu dia 5 faktor utama keberhasilan proyek yang harus anda perhatikan sejak tahap perencanaan, sampai penutupan. Jangan sampai, ketidaktahuan anda pada faktor-faktor ini menyebabkan hasil proyek yang tidak maksimal hingga kegagalan dalam proyek, ya!

Temukan berbagai informasi terbaru dan menarik lainnya tentang manajemen proyek bersama Tomps.id, your project management solution!