Project planning adalah tahap di mana bekal utama untuk membuat kita percaya diri dalam memastikan kesuksesan proyek kedepan terbentuk. Namun, bagaimana dengan kesiapan manajemen risiko proyek anda pada tahap ini?

Setiap proyek pasti menemui risikonya masing-masing. Melansir PMI, risiko proyek sendiri didefinisikan sebagai suatu peristiwa atau kondisi yang tidak pasti dimana jika itu terjadi maka akan memiliki efek positif atau negatif pada tujuan proyek. Manajemen risiko seringkali diabaikan dalam sebuah proyek. Padahal, dengan menyiapkan manajemen risiko yang baik sejak awal, dapat membantu meningkatkan peluang keberhasilan proyek dengan cara memilih proyek yang tepat, menentukan ruang lingkupnya, dan mengembangkan perkiraan yang realistis. Hal ini tentu akan sangat penting apalagi jika proyek yang sedang ditangani adalah proyek yang besar dan mahal.

manajemen risiko

Jika didefinisikan, manajemen risiko proyek adalah sebuah proses sistematis yang meliputi kegiatan merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon risiko proyek. Menurut Lavanya dan Malarvizhi (2008) dalam PMI, manajemen risiko adalah praktik manajemen proyek yang penting untuk meminimalisir kepanikan yang tidak terduga selama proyek berjalan. Manajemen risiko adalah seni dan ilmu untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi risiko sepanjang masa proyek demi memenuhi tujuan utama proyek.

Bukan tanpa tujuan, manajemen risiko proyek dilakukan untuk meningkatkan peluang positif dan meminimalisir peluang negatif atau merugikan yang mungkin benar-benar terjadi dalam proyek kita. Bukan hanya negatif, risiko sendiri memang ada yang dikategorikan positif, dimana risiko positif ini juga sering kali disebut peluang (opportunities). Penanganan respon untuk jenis risiko positif dan risiko negatif pun tentu berbeda, dan inilah yang harus dipersiapkan dengan baik lewat manajemen risiko proyek. 

Dalam penerapannya, manajemen risiko proyek memiliki berbagai proses yang harus dilewati. Mulai dari tahapan perencanaan, identifikasi, analisis kualitatif dan kuantitatif, perencanaan respon risiko, pengendalian, hingga monitoring.

manajemen risiko

1. Hanya Berfokus Pada Risiko Ekstrem

Pernah mendengar perustiwa Black Swan

Istilah ini merujuk pada peristiwa yang tidak terduga dan sangat langka (probabilitasnya rendah) namun memiliki konsekuensi yang tinggi. Seringkali, kita berpikir bahwa manajemen risiko hanyalah tentang cara menghadapi risiko atau kejadian ekstrim adalah pola pikir yang harus dihindari, benar-benar harus dihindari. 

Dengan memusatkan perhatian hanya pada risiko ekstrim, kita dapat menjadi rentan dengan abai pada peluang-peluang risiko lainnya yang mungkin tidak terlihat karena probabilitasnya dinilai rendah. Padahal, ada beberapa kasus risiko proyek ekstrem yang terjadi sebagai dampak dari risiko berprobabilitas rendah. Karena tidak diidentifikasi yang kemudian menyebabkan tidak siapnya langkah penangannya, bukan tidak mungkin risiko ini bisa memicu dampak yang besar kedepannya.

 

2. Meremehkan Dampak Risiko

Salah satu kesalahan dalam manajemen risiko proyek yang juga sering terjadi adalah meremehkan dampak risiko. Ketika dampaknya diremehkan, perhitungan faktor risiko menjadi tidak akurat, penentuan prioritas menjadi cacat, dan seluruh proses manajemen risiko terancam.

Menurut Joseph A. Lukas dan Rick Clare dalam PMI, ada empat kemungkinan konsekuensi untuk setiap peristiwa risiko: biaya, fungsionalitas jadwal, dan kualitas. Masing-masing perlu dipertimbangkan ketika memutuskan nilai dampak risiko. Namun, penting juga untuk memprioritaskan dampak ini berdasarkan apa yang paling penting bagi proyek. Jika prioritas terpenting proyek anda adalah ketepatan waktu penyelesaian, maka daftar risiko yang berpotensi menunda waktu penyelesaian harus diberi nilai atau bobot dampak yang lebih besar dibandingkan dengan risiko yang berdampak pada biaya.

 

3. Meyakini Pengalaman Masa Lalu Akan Berlaku di Manajemen Risiko Saat Ini

 

Melansir penelitian yang dilakukan Harvard Business Review, kasus manajemen risiko di masa lalu tidak cukup relevan dengan risiko yang mungkin akan ditangani di masa depan. Anda mungkin akan mendengar alasan “Kami tidak tahu ini akan terjadi karena kasus ini belum pernah terjadi sebelumnya”. Sayangnya, kejadian Black Swan tidak dapat ditangani dengan preseden seperti di atas.  Ada banyak aspek di dunia saat ini yang bergerak cepat dan berubah sepanjang waktu dan hal itu membuat respon kita pada suatu hal tentu berubah. Jadi, jangan pernah terpaku pada preseden penanganan risiko di proyek sebelumnya sebagai landasan dalam mengelola proyek saat ini.

 

4. Tidak Mendelegasikan Setiap Anggota Tim Untuk Setiap Risiko 

Seringkali, manajer proyek tidak efektif dalam mendelegasikan tugas pengelolaan risiko kepada tim dan akhirnya mengambil tanggung jawab besar itu sendiri. Salah satu langkah dari perencanaan respons risiko adalah dengan menetapkan kepemilikan atau penanggung jawab setiap risiko kepada seorang individu atau anggota tim. 

 Nantinya, setiap penanggung jawab akan bertanggungjawab untuk membu rencana respons risiko, memantau risiko, dan melaporkan status risiko terkini. Hal ini tentu akan berjalan jauh lebih efisien untuk memantau pergerakan risiko yang akan mempengaruhi kesuksesan proyek. Namun, pastikan bahwa anda telah menunjuk penanggung jawab risiko yang memang cukup kredibel untuk menangani risiko tersebut. Misalnya, risiko mengenai persyaratan elisitasi pada proyek perangkat lunak harus ditugaskan ke analis bisnis, sedangkan risiko metalurgi pada proyek konstruksi harus ditangani oleh seorang insinyur. 

5. Tidak Menganggap Manajemen Risiko Sebagai Proses Berkelanjutan

Manajemen risiko adalah sebuah proses yang berkelanjutan. Sayangnya, beberapa manajer proyek menempatkan manajemen risiko sebagai tugas yang memiliki batasan waktu mulai dan selesai karena dianggap sebagai bagian dari project planning. Padahal, risiko adalah elemen yang akan terus ada selama proyek berlangsung. 

Untuk itu, kami menyarakan para penanggung jawab risiko untuk memberikan laporan status singkat tentang tindakan respons risiko yang diambil dan direncanakan dan perubahan nilai probabilitas dan dampak berdasarkan tindakan yang diambil. Tim proyek juga harus mendiskusikan jika ada pemicu risiko yang telah terjadi, dan apakah ada potensi kejadian risiko baru yang muncul sejak rapat terakhir. Kuncinya, manajemen risiko adalah proses yang berlangsung terus-menerus sepanjang umur proyek. Maka dari itu pastikan untuk selalu mengetahui perubahan dan dampaknya sampai proyek selesai. 

Itu dia pembahasan mengenai apa itu manajemen risiko proyek dan lima kesalahan yang sering terjadi saat mempersiapkan dan menerapkannya dalam sebuah proyek. Semoga informasi membantu dalam menyukseskan proyek anda saat ini maupun di masa mendatang!

Perbaharui selalu informasi terkini dan menarik lainnya seputar manajemen proyek di sini bersama Tomps, your project management solution!