Sedang mencari project management tools untuk proyek anda? Atau bahkan sudah memutuskan yang mana? Tapi tunggu dulu, pastikan dulu 7 fitur penting nan krusial ini ada di dalamnya, ya!

Memilih project management tools memang bisa disebut “susah-susah-gampang”. Tapi, jangan sampai kesalahan dalam memilih ini membuat pekerjaan yang “gampang” menjadi “susah”. Anda harus benar-benar menyeleksi segala aspek yang terdapat dalam aplikasi tersebut. Mulai dari fitur, visualisasi, mobilitas, hingga mungkin bahasa. Setidaknya, ada 7 fitur wajib yang wajib ada dalam project management tools yang baik.

Simak ulasannya yang telah Tomps.id rangkum di bawah ini. 

7 Fitur Wajib Project Management Tools Yang Baik

1. Collaboration and Communication Feature

“Lagi-lagi soal komunikasi dan kolaborasi, sangat membosankan”

Memang, bicara soal kedua aspek ini ketika membahas fitur manajemen proyek bisa saja terdengar klise nan membosankan. Tapi, kita tentu tidak dapat menampik tujuan utama diciptakannya project management tools tentu untuk memperbaiki dan meningkatkan dua hal ini, bukan?

Oleh karenanya, penting untuk anda menemukan fitur yang mempermudah alur komunikasi dan kolaborasi antar tim dalam project management tools yang anda cari. Fitur dalam kategori ini bisa saja muncul dalam bentuk invite project team, chat messenger, collaborative dashboard, dan lain sebagainya. Tujuannya, untuk membuat tim dapat sama-sama mengetahui sejauh mana proyek sedang berjalan, apa tugas mereka dan tim lain, hingga membuka ruang diskusi yang interaktif.

2. Project Planning and Scheduling Feature

Sudah memutuskan menggunakan sebuah project management tools tapi tidak memiliki project planning and scheduling bawaan? Yakin?

Salah satu kebutuhan utama akan project management tools yangs sering ditemukan adalah untuk membuat daftar perencanaan dan penjadwalan tugas. Dengan ini, anda tidak perlu lagi khawatir tim akan kebingungan mengetahui daftar tugas dan deadline-nya. Harapannya, tentu untuk menghindari proyek delay yang dapat menyebabkan cost overrun. Jadi, pastikan fitur ini juga tersemat, ya!

3. Update Task Feature

Sudah ada sistem bawaan untuk membuat perencanaan dan penjadwalan tapi kesulitan untuk mendapatkan status pembaharuan progres. Wah, bisa bahaya!

Notifikasi seperti untuk memberitahu pekerjaan yang mendekati deadline, pengajuan approval, informasi status terbaru proyek, hingga laporan issue yang terjadi di lapangan tentu akan dibutuhkan. Tanpa hal ini, rasanya tentu akan seperti mata yang rabun dan telinga yang kedap karena anda tidak bisa dengan mudah melihat dan mendengar up date kegiatan proyek.

4. Project Monitoring Feature

Mengetahui persentase penyelesaian, tahap yang sedang dikerjakan, perbandingan kualitas hasil pekerjaan dan evidence yang dilaporkan, hingga berapa anggaran yang dikeluarkan tentu anda butuhkan. Semua kegiatan ini biasanya tersemat dalam fitur project monitoring. Fitur ini juga menjadi salah satu fitur yang krusial dimiliki sebuah project management tools, bahkan bisa kita sebut “jantung” sistemnya. Karena itu, penting untuk melihat sejauh mana fitur project monitoring ini sesuai dengan kebutuhan anda.

5. Project Cost Feature

Salah satu alasan mengapa keahlian manajemen proyek yang baik harus dimiliki seluruh tim adalah untuk mengendalikan pengeluaran biaya proyek (project cost). Sistem manajemen proyek yang masih tradisional pun seringkali tak mampu memperkecil penyimpangan dan error saat mengelolanya. Karena hal itu, adanya sistem digital yang lebih aman, transparan, dan detail untuk mengelola anggaran proyek tentu harus dimiliki project management tools yang baik.

6. Reporting and Team Performance Feature

Selain fitur untuk menjalan aktifitas proyek itu sendiri, kita tentu memerlukan fitur untuk membuat laporan otomatis, bukan?

Bayangkan jika project management tools yang anda pilih membuat anda tetap harus menginput dan membuat laporan secara manual, pasti amat merepotkan. Karenanya, pastikan aplikasi manajemen proyek yang anda gunakan sudah secara otomatis membuatkan berbagai jenis laporan untuk anda. Apakah itu summary report, report by value, report by release, hingga dalam bentuk grafik seperti Gantt Chart dan S-Curve. Selain itu, fitur untuk melihat laporan performansi tim di lapangan juga perlu dicatat. Hal ini akan membantu anda melakukan analisa dan evaluasi tim kedepannya.

7. Open Integration and Customization Feature

Keterbukaan pada integrasi dan kustomisasi juga tidak dapat dihindarkan untuk dimiliki sebuah project management tools. Misalnya saja, anda sudah memiliki aplikasi keuangan internal tersendiri dan ingin mengintegrasikannya dengan pm tools yang baru. Tentu akan merepotkan dan mengecewakan jika hal ini tidak dapat dilakukan bukan?

Belum lagi tingkat kesesuaian sebuah project management tools dengan lingkup proyek yang seringkali tidak sama, tentu memerlukan solusi kustomisasi di dalamnya. Hal ini untuk membuat pengguna benar-benar merasa dimudahkan ketika beralih ke sistem digital, bukan justru membuat mereka kebingungan dalam melakukan pekerjaannya.

TOMPS, All-in-One Project Management Tools

Jika anda membutuhkan aplikasi manajemen proyek dengan kesan profesional yang dibekali dengan berbagai fitur strategis dan penting untuk mengelola sebuah proyek skala kecil, menengah, hingga besar, maka Tomps.id bisa jadi salah satu jawaban terbaiknya. Mengapa?

Tomps hadir dengan membawa berbagai smart project management features yang membantu anda mengelola proyek secara end-to-end. Dari tahap inisiasi sampai dengan closing. Beberapa fitur ini mencakup:

✔ Project Scheduling, Planner, and Completion

✔ Project Tracking 

✔ Project Cost

✔ Project Appraisal

✔ Document & Evidence Repository

✔ Unlimited Cloud

✔ Role Access Management

✔ Vendors Performance Report

✔ Automatic Project Reports

✔ Gantt Chart & S-Curve

✔ Geo-Map Tagging & Visualization

✔ API Integration

✔ Customization-Friendly

Bagaimana Tomps Dapat Membantu Anda?

1. DASHBOARD

Pantau semua proyek dalam dashboard otomatis yang mudah dan menarik

Tomps menyediakan fitur all-in-one Dashboard agar anda dapat melihat secara cepat summary report keseluruhan proyek yang sedang dikelola. Summary report ini bisa anda akses melalui berbagai jenis dashboard. Mulai dari Dashboard Project, Dashboard Finance, Dashboard BAST, Dashboard Appraisal, Dashboard Project Cost, sampai Online User.

Semua informasi di atas tersusun rapi dalam chart dan kurva grafis yang tersedia. Ucapkan selamat tinggal pada laporan manual yang merepotkan itu, yuk!

2. PROJECT

Lihat langsung progres proyek dengan sistem terintegrasi online

Selanjutnya, anda juga bisa merencanakan detail proyek kerja sesuai dengan waktu yang diinginkan bersama pelaksana proyek. Atur parameter proyek dan undang stakeholder untuk ikut berkolaborasi dalam proyek dalam tools manajemen proyek Tomps. Di dalamnya, anda juga dapat membuat tanggal jatuh tempo proyek sesuai dengan tenggat waktu yang direncanakan.

Setelah detail proyek selesai di buat, kini anda dapat dengan mudah melakukan project controlling dan project tracking. Tim di lapangan akan dengan mudah melaporkan up-date pekerjaannya beserta dengan evidence dari lapangan secara end-to-end, real-time, dan on-cloud.

Tim pun akan dengan mudah melihat jadwal dan detail pekerjaan selanjutnya pada proyek-proyek yang sedang dikelolanya pada sistem Tomps. Tak hanya itu, anda juga dapat melacak status proyek apakah saat ini berada pada tahap initial, in-progress, atau closing. Semua pekerjaan ini juga bisa via smartphone dengan aplikasi mobile Tomps. Rasakan mudahnya memantau kemajuan proyek dalam satu kali klik!

3. REPORT

Dapatkan laporan data proyek yang detail dan transparan secara real-time!

Sering dipusingkan dengan data reporting yang rumit dan banyak? Tenang, kini anda dapat dengan mudah melakukan reporting kemajuan proyek dengan Tomps!

Lewat Tomps, anda akan merasakan kemudahan dalam menyusun dan melihat review dan report proyek saat ini. Smart project management system Tomps menyediakan berbagai jenis bentuk report yang anda butuhkan untuk dilaporkan pada berbagai stakeholder.

Mulai dari General Report, Summary Report, Project Team Performance, PO Report, Issue Report, Gantt Chart, sampai S-Curve. Semuanya, akan otomatis dibuat oleh sistem secara real-time dan transparan sesuai yang terjadi di lapangan. Jadi, anda tidak perlu lagi kerepotan menyusun laporan harian, mingguan, hingga bulanan secara manual!

4. PROJECT COST

Kelola anggaran proyek anda untuk menghindari peluang cost overrun

Perangkat lunak manajemen proyek Tomps juga dapat meminimalisir peluang terjadinya fraud hingga cost-overrun dalam proyek. Hal ini lantaran tersedianya fitur Project Cost untuk proyek anda. Lakukan kegiatan budget planning dan monitoring pengajuan biaya material yang disertai evidence yang detail. Adanya fitur Geo-Maps membuat anda dapat mengetahui lokasi akurat dimana evidence diunggah ke sistem, sehingga proyek dapat berjalan lebih transparan, efektif, dan juga efisien.

Mengapa Aplikasi Manajemen Proyek Tomps Unggul?

1. Securing Capex

Tomps membantu anda menghemat pengeluaran modal atau belanja modal dalam proyek. Caranya, dengan meminimalisir adanya pekerjaan berulang, mengontrol kualitas hasil pekerjaan tim di lapangan dan mengefisiensikan biaya operasional proyek anda. Digitalisasi manajemen proyek bersama smart-features dari Tomps memperbesar peluang penghematan biaya dan waktu yang dihabiskan oleh proyek anda.

2. Opportunity Loss and Profit

Beralih menggunakan Tomps sebagai tools manajemen proyek anda membawa dua dampak positif berikut: Meminimalisir peluang loss, dan memaksimalkan efisiensi dan profit.

3. Customization by Operating Model

Ingin aplikasi manajemen proyek yang cocok dengan scope proyek sedang anda jalankan? Semua itu dapat dengan mudah dikustomisasikan dengan Tomps!

Tomps memaksimalkan pengalaman menyenangkan dari digitalisasi manajemen proyek dengan fitur kustomisasi pada aplikasi Tomps yang anda gunakan. Nantinya, anda dapat dengan mudah melakukan minor hingga major customization untuk memaksimalkan kemudahan dalam perspektif pengguna (user).

4. On-Cloud and On-Premise

Kami juga menyediakan pilihan kemudahan pengelolaan data proyek anda secara On-Cloud maupun On-Premise bersama Tomps. Keamanan data proyek akan secara digital akan sepenuhnya aman dalam kendali anda.

Tertarik mencoba aplikasi manajemen proyek Tomps secara GRATIS?