Project manager dapat diibaratkan sebagai pilot dari sebuah pesawat terbang. Ia bisa membawa pesawat dengan nyaman tanpa hard landing, atau membawa anda pada pendaratan yang kurang menyenangkan. Tampil sebagai ujung tombak sebuah proyek, apa anda sudah mengetahui apa saja tanggung jawab project manager? 

Pengertian Project Manager

Project manager merupakan seseorang yang diberi tanggung jawab untuk melaksanakan strategi manajemen proyek untuk mencapai tujuan proyek. Hal ini sejalan dengan pengertian project manager menurut Project Management Body of Knowledge Guide (PMBOK Guide), yakni seseorang yang bertanggung jawab dalam mengurus sebuah proyek. Secara sederhana, project manager adalah pemimpin sebuah proyek.

Project manager memiliki peran penting atas stabilitas sebuah proyek anda. Karena itu, penting untuk memastikan project manager yang anda pilih benar-benar handal untuk membawa proyek berjalan pada cara yang terbaik. Bayangkan jika anda merekrut project manager yang spesifikasinya adalah pada proyek konstruksi, namun anda tempatkan pada proyek teknologi informasi. Bayangkan pula jika project manager yang anda pilih ternyata tidak cukup memiliki kemampuan leadership, analisa bisnis, hingga kemampuan teknikal yang baik. 

Tugas dan Tanggung Jawab Project Manager

Project manager memiliki beberapa tugas dan tanggung jawab esensial. Mulai dari membuat perencanaan, mengalokasikan tim, membuat mitigasi risiko, hingga membuat berbagai laporan kompleks untuk para stakeholder.

1. Membuat Rencana Proyek

Membuat perencanaan detail adalah hal yang paling mendasar untuk sebuah strategi pada proyek. Mulai dari menentukan budget, scope, timeline, sumber daya, hingga tujuan utama yang ingin dicapai.

2. Mengalokasikan Pekerjaan Kepada Tim

Project manager hebat ada karena tim hebat disampingnya. Manajer proyek yang baik akan menempatkan anggota tim yang relevan dengan kebutuhan proyek sesuai dengan spesifikasi mereka. Penentuan unit tugas dan tim penanggung jawab harus dibuat secara jelas untuk menghindari kesalahpahaman ketika sudah memasuki tahap eksekusi. Setelah proyek berjalan, project manager juga harus mengontrol progres pengerjaan dan performansi tim agar selalu on-the-track.

3. Membentuk Komunikasi Tim yang Efektif

Komunikasi untuk menyampaikan berbagai informasi harus jelas dan efektif agar dapat dipahami oleh seluruh tim. Komunikasi yang efektif sangat penting untuk meningkatkan produktivitas dan semangat kerja tim. Komunikasi ini bisa meliputi daftar tugas, jadwal, dan deadline yang harus dimengerti dan dikerjakan oleh seluruh tim. Bayangkan jika Anda memiliki project manager yang tidak komunikatif? Hal ini tentu dapat mengganggu ritme kerja tim dan memperkecil kesuksesan proyek, bukan?

4. Melakukan Kalkulasi Anggaran

Sebelum memulai sebuah proyek, pemilik proyek dan project manager tentu sudah menentukan anggaran yang diperlukan pada proyek yang sedang dikerjakan. Namun, perhitungan anggaran seringkali meleset pada tahap pra produksi dan tahap eksekusi. Selain itu, peluang terjadinya cost overrun juga sangat tinggi, terlebih jika lingkungan di sekitar proyek berubah secara tidak terprediksi. Maka dari itu, project manager harus secara teliti memonitor penggunaan anggaran yang dimiliki dan bisa memastikan anggaran diestimasikan dengan tepat.

5. Mitigasi Masalah dan Krisis

Di sinilah kelihaian project manager dalam menangani masalah dan mengendalikan krisis diuji. Untuk mengantisipasinya, project manager harus membuat perencanaan masalah dan krisis sejak tahap pra-produksi proyek. Menjalankan manajemen risiko sejak tahap perencanaan adalah hal yang wajib dilakukan oleh seluruh project manager.

6. Memonitor Perkembangan Proyek Berdasarkan Blueprint

Blueprint sebuah kerangka kerja rinci yang menjadi landasan dalam pembuatan kebijakan yang meliputi penetapan tujuan dan sasaran, penyusunan strategi, pelaksanaan program dan fokus kegiatan serta langkah-langkah atau implementasi yang harus dilaksanakan. Jika selama proyek dieksekusi ada hal-hal yang berubah atau melenceng dari blueprint, maka project manager bertugas untuk mengomunikasikannya kepada tim terkait agar pekerjaan mereka kembali on-the-track. Namun, jika perubahan itu emang harus dilakukan dikarenakan satu atau lain hal, maka hal ini harus disesuaikan dengan cara mengalokasikan kembali unit kerja berdasarkan sumber daya yang ada.

7. Membuat Laporan Untuk Stakeholder

Selain anda dan tim, stakeholder tentu membutuhkan laporan untuk memeriksa kemajuan proyek. Laporan ini biasanya berisi informasi rinci tentang status kemajuan proyek, hambatan yang dihadapi, hingga jumlah anggaran yang diserap. Di tahap project closure, laporan ini akan dikumpulkan project manager dan diarsipkan setelah mendapat pengesahan dari pihak-pihak terkait. Di masa yang akan datang, report ini akan bermanfaat sebagai acuan bagi project manager ketika dibebankan pada proyek serupa.

Bagaimana Cara Menjadi Project Manager Handal?

1. Pandai Membuat Keputusan

Pernah merasa kesulitan untuk membuat keputusan? Kalau iya, maka artinya harus secara serius mengasah skill penting yang satu ini. Salah satu cara untuk untuk membuat sebuah keputusan terbaik adalah dengan memiliki data selengkap-lengkapnya. Dengan memiliki data yang lengkap dan kuat, maka anda bisa dengan mudah membaca situasi seperti apa yang sedang terjadi.

Sayangnya, data-data proyek seringkali tercecer dan memusingkan sang project manager. Kalau sudah begini, bagaimana anda bisa membuat keputusan yang terbaik, ya? Salah satu cara terbaik untuk mengatasi permasalah ini adalah dengan mulai menggunakan sistem supervisi proyek yang terintegrasi, yakni dengan aplikasi manajemen proyek. Penggunaan fitur-fitur aplikasi manajemen proyek ini nantinya dapat membantu anda dalam melakukan pengarsipan dokumen, pembuatan project timeline dan Work Breakdown Structure (WBS), monitoring aktivitas dan performansi tim, hingga laporan penyerapan anggaran dengan lebih mudah, transparan, kolaboratif, dan efisien.

2. Berkomunikasi Secara Efektif

Komunikasi yang efektif sangatlah penting untuk meningkatkan produktivitas dan semangat kerja tim. Bayangkan jika anda sebagai project manager memberikan instruksi kerja dengan bahasa yang sulit dimengerti dan tidak efektif, pastinya hal itu dapat mengganggu kegiatan operasional dan relasional.

3. Jeli Mengidentifikasi Skill Anggota Dalam Tim

Dalam sebuah proyek, seorang project manager tentunya bekerja sama dengan tim. Di mana, kepribadian dan skill tiap anggota dalam tim tersebut pastinya berbeda-beda. Hal inilah yang kemudian harus anda sadari atau identifikasi. Anda sebagai seorang pemimpin proyek harus dapat dengan jeli mengidentifikasi kelebihan, kekurangan, bahkan hingga sifat dan hubungan interpersonal anggota dalam tim untuk mengatur pola kerja yang sesuai dengan mereka.

Hal ini penting, karena penempatan anggota dalam tim atau job desk yang kurang tepat dengan mereka, akan membuat produktivitas pengerjaan proyek kurang optimal. Untuk mengatasinya, anda bisa melakukan pelatihan, seminar, dan kegiatan team building bersama agar para anggota mendapatkan skill baru dan hubungan kerja dalam tim menjadi lebih positif.

4. Memiliki Sudut Pandang Manajemen Makro

Ada banyak kasus di mana project manager melihat proyek yang dijalankannya hanya dalam sudut pandang manajemen mikro. Padahal, ia seharusnya bisa membuat gambaran besar pola kerja proyek besar yang sedang dikendalikannya, atau dalam sudut pandang manajemen makro atau helicopter view. Jika kasus ini terjadi, maka project manager biasanya akan lebih berfokus pada masalah yang terjadi pada individu atau anggota tim dan mengontrol terlalu berlebihan cara bekerja anggota tim tersebut. Hal ini akhirnya akan membuat project manager kehilangan gambaran besar tentang bagaimana pola kerja sebuah tim seharusnya berjalan.

5. Aktif Mengontrol Perkembangan Proyek

Ketika menjadi seorang project manager, maka anda bertanggung jawab untuk untuk mengontrol jadwal kerja, mendokumentasikan data proyek, memonitor penggunaan budget, hingga memantau progress kerja sesuai deadline. Sayangnya, project manager seringkali kesulitan untuk mengontrol itu semua lewat cara tradisional yang memerlukan banyak berkas fisik. Beruntungnya, Tomps dapat membawa kemudahan untuk memantau seluruh tanggung jawab project manager di atas hanya dalam satu supervision dashboard.

Aplikasi Manajemen Proyek Profesional Untuk Berbagai Kebutuhan

Kami memahami bahwa proyek adalah hal yang kompleks. Sebagai solusi untuk manajemen proyek yang lebih mudah, Tomps pun hadir sebagai sebuah project management tools berbasis mobile dan web. Kebutuhan untuk kualitas dan efektivitas manajemen proyek yang lebih optimal Tomps hadirkan melalui smart features untuk berbagai jenis proyek yang anda kelola. 

Ketahui seluruh perkembangan proyek secara real-time, akurat, dan transparan. Rasakan pertumbuhan bisnis yang lebih optimal dengan manajemen proyek yang lebih baik bersama Tomps!