Menurut survey PMI pada 3.234 praktisi manajemen proyek di seluruh dunia, di ketahui 80% diantaranya menempatkan peran PMO dalam organisasi mereka.

PMO, istilah satu ini mungkin sering anda dengar ketika berbicara tentang manajemen proyek. PMO sendiri merupakan singkatan dari Project Management Office. PMO adalah tim atau departemen dalam  sebuah organisasi yang bertanggung jawab atas manajemen pusat dari semua proyek yang dikembangkan. Jika berbicara tentang tugas dan tanggung jawab khususnya, maka jawabannya adalah bervariasi tergantung dari kebijakan organisasi itu sendiri. 

Dari survey PMI di atas, bisa dikatakan bahwa 8 dari 10 perusahaan di dunia memiliki peran satu ini. Artinya, peran ini adalah bagian integral dari kesuksesan dan kesehatan dari sebuah organisasi dan proyeknya. Untuk membahasnya lebih dalam, berikut ulasan yang telah Tomps.id rangkum mulai dari definisi PMO, tanggung jawab, hingga ketiga tipenya di bawah ini!

PMO

Menurut  A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) Fifth Edition, Project Management Office (PMO) didefinisikan sebagai sebuah struktur organisasi yang menstandarisasi proses tata kelola terkait proyek dan memfasilitasi berbagi sumber daya, metodologi, alat , dan tekniknya. Tanggung jawabnya dapat berkisar dari menyediakan fungsi dukungan manajemen proyek hingga manajemen langsung atas satu atau beberapa proyek. Umumnya, peran ini juga seringkali disebut sebagai Project Management Unit (PMU), Project Management Team (PMT), hingga Project Management Company/Contractor (PMC) jika dilakukan oleh organisasi eksternal.

Perannya pada dasarnya adalah untuk memberikan dukungan yang dibutuhkan untuk satu atau beberapa proyek. Peran PMO ini dapat ditemukan dalam departemen tertentu yang ditujukan untuk mencapai tujuan proyek. Mereka juga dapat dibentuk sebagai entitas terpisah dari organisasi, meskipun tidak pada tingkat eksekutif. PMO tidak akan lagi berperan setelah proyek yang didukungnya berakhir. Meski begitu, perlu dicatat bahwa anggota dan infrasturkturnya dapat bergabung untuk melayani proyek lain sebagai PMO pendamping. Hal ini sejalan dengan yang Wakil Presiden PMI Divisi Pengembangan Karier Praktisi PMI, Brian Weiss, katakan melansir dari CIO. Menururtnya, PMO pada akhirnya berada di tempat untuk membantu organisasi memberikan nilai kepada pemangku kepentingan mereka atas proyek dan program yang berjalan. 

Menurut PMBOK® Guide Fifth Edition, fungsi utama dari PMO adalah untuk mendukung pekerjaan manajer proyek dalam berbagai cara seperti:

1. Mengelola sumber daya bersama di semua proyek yang dikelola oleh PMO.

2. Mengidentifikasi dan mengembangkan metodologi manajemen proyek, praktik, dan standar terbaik.

3. Pembinaan, pendampingan, pelatihan, dan pengawasan.

4. Memantau kepatuhan terhadap standar, kebijakan, prosedur, dan pola manajemen proyek melalui audit proyek.

5. Mengembangkan dan mengelola kebijakan proyek, prosedur, template, dan dokumentasi bersama lainnya (aset organisasi).

6. Koordinasi komunikasi lintas proyek.

7. Memimpin transfer pengetahuan.

8. Menghentikan proyek.

9. dan keputusan lainnya atas proyek yang dinilai terbaik untuk organisasi kedepannya. 

Michael Fritsch, Wakil Presiden PMO Confoe, melansir CIO mengatakan bahwa PMO yang baik dapat melakukan hal-hal berikut:

1. Memberikan manfaat jangka panjang yang nyata untuk bisnis.

2. Selaras dengan strategi dan budaya perusahaan.

3. Cukup gesit untuk beradaptasi saat strategi bergeser.

4. Merupakan faktor pendukung utama bagi organisasi berkinerja tinggi.

5. Mengintegrasikan data dan informasi dari proyek strategis perusahaan.

6. Memungkinkan pembagian atas sumber daya, metodologi, alat, dan teknik untuk keberhasilan proyek di seluruh perusahaan.

7. Mengidentifikasi dan mengembangkan metodologi manajemen proyek, praktik, dan standar terbaik.

8. Menjadi seorang pelatih dan mentor yang dapat memberikan pengawasan untuk para manajer dan staf proyek. 

Ada beberapa jenis Project Managemet Office dalam organisasi. Setiap jenisnya pun bervariasi dalam tingkat kontrol dan pengaruhnya terhadap proyek-proyek dalam organisasi.

1. Mendukung (Supportive)

PMO dengan tipe mendukung memberikan peran konsultatif untuk proyek anda saat ini dengan menyediakan template, praktik, pelatihan, akses informasi, dan pelajaran terbaik dari proyek lain. Jenis PMO ini juga berfungsi sebagai sebuah repositori proyek. Umumnya, tingkat kontrol yang diberikan oleh tipe PMO ini cenderung rendah.

2. Mengontrol (Controlling)

Tipe PMO satu ini memberikan dukungan untuk tim namun membutuhkan kepatuhan dari tim melalui berbagai cara. Tingkat kontrol yang diberikan oleh PMO tipe ini cenderung sedang. Kepatuhan yang dimaksud di sini dapat berbentuk:

-Pengimplementasian kerangka kerja atau metodologi manajemen proyek

-Penggunaan template, formulir, dan alat tertentu

-Kesesuaian dengan kerangka tata kelola proyek

3. Pengarahan (Directive)

PMO yang direktif mengendalikan proyek dengan mengelola proyek secara langsung. Nantinya, manajer proyek akan ditugaskan untuk melapor langsung ke PMO. Tingkat kontrol yang diberikan oleh PMO tipe ini cukup tinggi.

PMO adalah penghubung alami antara portofolio organisasi, program, proyek, dan sistem pengukuran organisasi (balanced scorecard). Karenanya, tak mengherankan jika 8 dari 10 organisasi di dunia sudah menyipsikan peran satu ini untuk mendukung kelancaran bisnis mereka. Bagaimana dengan organisasi anda?

Perbaharui selalu informasi terkini dan menarik lainnya seputar manajemen proyek di sini bersama Tomps, your project management solution!