Project Charter, pernah mendengar salah satu jenis dokumen manajemen proyek satu ini? Project Charter adalah sebuah dokumen pendek yang digunakan dalam manajemen proyek. Di mana, dokumen satu ini juga sering disebut sebagai Project Definition atau Project Statement.

Sedikit banyak, Project Charter juga menentukan keberhasilan dan kegagalan suatu proyek. Hal ini karena Project Charter berisikan informasi penting yang mencakup ruang lingkup yang akan dicapai dari sebuah proyek yang akan berjalan. Meski sekilas terdengar sama seperti bagian dari project planning, Project Charter berbeda karena hanya memuat informasi-informasi ringkas dan bukan rincian detail seperti tugas tiap sub unit dalam sebuah proyek. 

Berjalan tidaknya proyek akan bergantung pada kesiapan Project Charter. Karena itulah, dokumen ini dibuat sebelum proyek resmi masuk tahap dieksekusi. Nantinya, Project Charter akan menjadi parameter pengambilan keputusan apakah proyek akan dimulai dengan menjelaskan gambaran proses dan tujuan yang ingin dicapai.

Fungsi Project Charter

1. Pertama, Project Charter membantu memutuskan apakah akan mengeksekusi sebuah proyek.

2. Kedua, memuat informasi yang menjelaskan resiko dan estimasi sebuah proyek.

3. Ketiga, mendefinisikan tanggung jawab para pemangku kepentingan (stakeholder) nantinya dalam sebuah proyek.

Bagaimana Cara Membuat Project Charter?

1. Pahami dengan betul tujuan dan sasaran proyek anda. Identifikasi visi proyek anda dan tentukan ruang lingkup proyek tersebut.

2. Tentukan bentuk organisasi dalam proyek anda. Buatlah daftar semua peran penting yang dibutuhkan sebuah proyek. Seperti para stakeholder eksekutif hingga tim proyek di lapangan.

3. rencana implementasi di mana di dalamnya mencakup milestones, timeline, dependencies, hingga stakeholders. 

4. Buat daftar risiko atau hambatan potensial yang mungkin terjadi saat proyek berlangsung. Tidak ada yang mengharapkan akan terjadinya masalah dalam proyeknya. Namun, membuat perencanaan semacam ini membuat semua tim dapat mengontrol situasi dan mengatasi dengan baik jika masalah yang telah diantisipasi benar-benar terjadi. 

Contoh Project Charter

Mungki sebagian dari anda tidak bisa benar-benar mencerna penjelasan di atas selain lewat contoh. Jadi, mari lihat contoh Project Charter di bawah ini dan bayangkan anda sedang menyusunnya dengan informasi-informasi dari rencana proyek anda saat ini.

Company AAA Project Charter

Project Name: “Main Investasi Di Tengah Pandemi. Financial Growing or Financial Gambling?” Webinar

Project Description: Seminar bertemakan investasi yang digelar selama 1 jam dengan Mr. XX sebagai pembicaranya.

Business Case:

Supports company goals of:

1. Menaikan tingkat penjualan sebanyak 25% pada quartal ke-2 2021.
2. Menaikan brand awareness dan engagement.

Project Deliverables:

1. Landing company’s page untuk pendaftaran webinar.
2. One-hour webinar.

Project Benefits:

1. Menaikan reputasi brand.
2. Menaikan tingkat penjualan marketing.

Project Risks:

1. Popularitas speaker yang berada di kelas B/C.
2. Belum adanya pengalaman mengadakan seminar sebelumnya.
3. Kesulitan teknis.
4. Kepadatan script.

Project Budget : Rp25.000.000 (Dua puluh lima juta rupiah)

Project Milestones:

Promosi dan Registrasi : 10 Maret s/d 10 April 2021

Live Webinar : 11 April 202

Project Team Members:

Project Manager : Sarah Niel

Art Designer : Agata Chelsea

Contact Person : Dara Luna

Webinar Host : Rose Melia

Social Media Coordinator : Andre

Speaker Coordinator : Rara

Itu dia penjelasan tentang apa itu Project Charter dan fungsi pentingnya dalam manajemen proyek. Perbaharui selalu informasi terkini tentang manajemen proyek di sini bersama Tomps.id, your project management solution!