Seringkali, kita dapat menemui berbagai kejutan menarik selama mengelola proyek. Baik yang positif, maupun negatif. Namun, sudah siapkah anda jika kejutan yang datang cenderung berdampak besar dan tidak terkendali? Dalam beberapa kasus, kejadian ini disebut Black Swan Event.

black swan

Istilah Black Swan dalam ranah manajemen risiko sendiri mulai dipopulerkan oleh Nassim Nicholas Taleb dalam bukunya, The Black Swan (2010). Menurutnya, Black swan adalah sebuah istilah yang mengacu pada sebuah peristiwa dengan kemungkinan sangat kecil (dapat nyaris tidak terprediksi, setidaknya dengan statistik) namun dapat membawa dampak sistemik dan besar. Istilah ini muncul dari studi logika bahwa semua angsa berwarna putih, bukan hitam. Namun, ketika spesies angsa hitam kemudian ditemukan di Australia, metaforis ‘angsa hitam’ kemudian muncul untuk menggambarkan sesuatu telah keliru diyakini ketidakmungkinannya. 

Melansir Medium, Taleb menggambarkan Black Swan sebagai sebuah peristiwa yang memiliki tiga sifat dasar:

  1. Sebuah peristiwa dengan probabilitas yang rendah
  2. Sebuah peristiwa dengan jumlah dampak dan konsekuensi yang tidak proporsional
  3. Sebuah peristiwa yang setelah benar-benar terjadi, baru ditegaskan sebagai peristiwa yang dapat dijelaskan dan diprediksi (hindsight bias). 

Sisi menariknya, sehebat apapun perhitungan matematis dan statistik yang anda buat, Black Swan bisa saja menimbulkan dampak yang bergeser jauh dari prediksi anda. Karenanya, anda dan tim tetap harus melakukan penyesuaian respon atas situasi ini. Dalam situasi ini, anda dituntut untuk tidak bersikap skeptis terhadap seluruh prediksi yang dibuat saat ini. 

black swan
Jaga Pola Pikir Yang Terbuka Untuk Seluruh Peluang

Jangan mencoba memprediksi peristiwa Black Swan tertentu dengan hasil tertentu. Alih-alih seperti itu, buka diri anda untuk membiarkan kemungkinan memainkan peran dalam karier anda. Misalnya, ketika anda adalah seorang sutradara, jangan terobsesi untuk membuat film terlaris berikutnya. Fokuslah pada membuat banyak naskah film, mengobservasi kekurangan pada karya anda sebelumnya, hingga membuat film-film pendek secara konsisten dan hal ini dapat mendorong anda pada Black Swan positif. 

Hal ini juga berlaku ketika bersiap untuk berhadapan dengan Black Swan negatif. Kuncinya adalah jangan hanya melindungi diri dari segala bentuk risiko yang sudah kita identifikasi, karena risiko yang sebenarnya akan kita hadapi bisa jadi lebih besar daripada risiko yang berhasil teridentifikasi. 

Pernah merasakan proyek yang berhenti tiba-tiba? Tahukah anda, ketiba-tibaan ini bisa saja terjadi dari sebuah proses yang tidak tiba-tiba. Seringkali, tim proyek sebenarnya sudah menyadari bahwa proyek sebenarnya telah menunjukan tanda-tanda kegagalannya dalam beberapa waktu ke belakang, namun sengaja menutupinya. Alasannya, karena mereka menganggap krisis di waktu-waktu tersebut adalah sebuah peristiwa yang sudah diprediksi dan dapat diatasi dengan baik, bukan sebuah Black Swan

Alasan lainnya adalah karena tim tidak mau mendapatkan laporan status ‘merah’ dari atasan mereka. Sehingga, mereka membuat laporan bahwa kondisi proyek saat ini baik-baik saja dan memberikan laporan dengan status ‘hijau’, padahal kenyataan di lapangan sebaliknya. 

Alasan lainnya dibalik terjadinya Black Swan dalam proyek adalah deskripsi tujuan proyek yang berbeda antara apa yang dipikirkan oleh project owner, stakeholder, dan tim pelaksana. Misalnya, project owner mengira bahwa proyek akan selesai lebih cepat karena prioritas yang ia tekankan adalah waktu. Namun, ia mendapati bahwa proyek berjalan lebih lambat dari jadwal karena project manager menekankan kualitas sebagai prioritas proyek saat ini. Hal ini tentu berbahaya, bukan?

Jika tujuan proyek tidak disepakati dan dipahami bersama oleh seluruh pihak, bisa jadi hal ini akan menyebabkan munculnya kejutan yang tidak menyenangkan bagi pihak yang menyadari bahwa apa yang ia dapatkan bukanlah yang sebenarnya diinginkan. Jika kesalahpahaman ini terus berlanjut, maka bukan tidak mungkin dampak yang lebih besar seperti Black Swan bisa terjadi. 

Dalam pengertian di sini, quality gates dapat diartikan sebagai sejumlah poin dalam siklus hidup proyek ketika komite pengarah atau dewan perubahan dapat memutuskan apakah akan melanjutkan sebuah proyek atau tidak. Selain pemeriksaan dokumen, beberapa pertanyaan seperti,”Bagaimana kita tahu status terkini proyek?”, “Mengapa kita harus melanjutkan proyek ini?”, “Apakah permasalahan dari lini bisnis masih menumpuk?” juga akan digali lebih dalam. 

Dalam beberapa kasus, ada proyek-proyek yang hanya didanai pada quality gates berikutnya setelah tim proyek berhasil menunjukkan secara objektif bahwa anggaran dan sumber daya telah dialokasikan dengan baik. Sedangkan, pada proyek-proyek dengan sistem yang lebih longgar, proyek didanai di awal (gerbang kualitas nol). Kemudian, keputusan selanjutnya akan diberikan kepada dewan perubahan untuk menilai kelayakan proyek. Mereka dapat menghentikannya atau secara aktif menarik anggaran jika ada perubahan negatif dari waktu ke waktu yang membuat proyek tidak lagi memberikan nilai yang dibutuhkan.

Siapa yang suka ketidakpastian? Baik anda, project owner, stakeholder, hingga vendor tentu tidak menyukainya. Sayangnya, ketika sebuah peristiwa ekstrem terjadi, reaksi terhadap peristiwa tersebut seringkali lebih intens daripada peristiwa itu sendiri. Bisa dikarenakan panik dan takut berlebihan, kesalahan tafsir, dll. Black Swan sendiri memiliki potensi untuk menciptakan ketidakpastian yang besar sehingga membuat orang-orang dapat bereaksi berlebihan terhadapnya. Respon ekstrem ini sayangnya dapat menyebabkan dampak yang lebih parah dibanding peristiwanya itu sendiri. Seperti kehilangan pelanggan, peningkatan persentase pergantian karyawan, hilangnya reputasi merek, dan lain-lain.

Untuk mengatasi kemungkinan ketidakpastian yang diciptakan oleh Black Swan, anda dapat mencoba cara berikut:

1. Mengidentifikasi pemangku kepentingan utama yang akan anda ajak berkomunikasi jika sebuah perubahan terjadi.

2. Menentukan jenis komunikasi yang akan diterapkan untuk setiap pemangku kepentingan (misalnya surat resmi, media sosial, siaran pers, panggilan telepon, dan lain-lain).

3. Sampaikan inti pesan (misalnya langkah-langkah yang harus dilakukan , rencana darurat, dan lain-lain).

Jika peristiwa Black Swan terjadi, rencana komunikasi dapat dijalankan untuk mengurangi ketidakpastian dan meyakinkan kembali pemangku kepentingan bahwa organisasi memiliki ketahanan untuk menahan dampak peristiwa tersebut.

Perbarui selalu informasi terkini dan menarik lainnya seputar manajemen proyek di sini bersama Tomps, your project management solution!