Sebuah bangunan atau gedung serta fasilitas lainnya akan bertahan dengan jangka waktu yang lama jika dipelihara dan dirawat dengan baik. Untuk mendukung hal tersebut diperlukan adanya Building Management (Manajemen Bangunan) yang melakukan upaya tersebut. Building Management tentu akan memiliki pengaruh yang baik jika dikelola dengan tepat, begitu pula sebaliknya. Bayangkan bagaimana jika sebuah gedung tidak ada Building Management? Tentu akan mempengaruhi seluruh pihak yang berkaitan dan kegiatan operasional tidak berjalan dengan baik. Maka dari itu, artikel ini akan membahas mengenai Building Management dan bagaiman tugas dan tanggung jawab serta aplikasi yang mendukung dalam Building Management.

Apa itu Building Management?

Building Management adalah upaya mempertahankan dan memelihara sebuah bangunan atau gedung beserta fasilitas dan infrastruktur pendukung lainnya agar fungsi dan kegunaannya dapat dimanfaatkan dalam jangka panjang. Diperlukan adanya divisi khusus agar building management dapat dijalankan dengan baik dan profesional.

Dilansir dari Law Insider, Building Management adalah seseorang yang ditunjuk oleh Pemilik Bangunan untuk mengelola dan mengawasi bangunan atas nama Pemilik Bangunan. Building Management akan menangani kegiatan sehari-hari yang berkaitan dengan Building/Gedung, ini termasuk namun tidak terbatas pada sewa, pendapatan sewa, hubungan pemilik dengan penyewa, keluhan pemeliharaan, pengaturan peraturan dan kebijakan bangunan, dan manajemen bangunan secara keseluruhan.

Dengan adanya Building Management tentu akan mempengaruhi kinerja para pengguna gedung dan kinerja unit usaha yang berada di sebuah gedung. Building management tersebut mencakup kebjakan-kebijakan penjadwalan perawatan dan instalasasi yang terencana. Untuk memastikan perawatan yang tepat dari semua aset bangunan dan fasilitas pendukung lainnya, prosedur Building Management harus ditetapkan sebagai pedoman pemeliharaan yang harus diketahui oleh semua pihak.

Tugas Building Management

Building Manager menjaga operasi gedung sehari-hari. Mereka membantu dalam mengelola dan memelihara properti bersama dan dapat melakukan atau mengelola tugas seperti pramutamu, keamanan, pembersihan, dan pemeliharaan lahan. Building Manager memastikan bahwa bangunan yang mereka kelola terpelihara dengan baik dan aman bagi penyewa, baik itu perumahan atau komersial.

Salah satu tugas Building Manager termasuk memastikan operasi dan pemeliharaan bangunan dan fasilitas properti, menjaga kebersihan bangunan, keamanan dan hal-hal lain yang mendukungnya agar bangunan dapat berjalan dengan lancar.

1. Mengawasi kontraktor dan pedagang, memastikan pekerjaan dilakukan dengan standar yang tinggi.
2. Memastikan semua bangunan dan prosedur evakuasi dipelihara dan diikuti, terutama dalam keadaan darurat.
3. Berhubungan dengan pemilik, penyewa dan anggota komite strata.
4. Membuat dan menyajikan laporan bulanan.
5. Mempertahankan dokumentasi dan kepatuhan terkini.
6. Menghadiri rapat komite.
7. Mengontrol sistem kunci dan akses.
8. Mengelola dan mengaudit sistem keamanan.
9. Mengoperasikan layanan concierge dan resepsionis.

Divisi pada Building Management

Engineering

Untuk menunjang kebutuhan operasional gedung, maka diperlukan pemeliharaan dan pemantauan terhadap seluruh sistem mekanikal dan elektrikal gedung untuk memastikan semua sistem yang ada di property bekerja dengan baik dan operasional gedung tidak terganggu. Pemeliharaan peralatan yang tepat dapat memperpanjang umur peralatan dan mengurangi biaya pengoperasian gedung.

Housekeeping

Housekeeping atau biasa disebut cleaning service adalah jasa pembersihan gedung yang dilakukan oleh tenaga terlatih dengan peralatan dan material pembersih yang sesuai dengan spesifikasi gedung. Departemen ini melakukan pemantauan ketat secara berkala untuk memastikan seluruh petugas kebersihan menjalankan tugasnya dengan baik dan sesuai dengan SOP yang ada.

Gardener/Landscaping

Lanskap juga tidak kalah penting yang perlu diperhatikan dan membutuhkan perawatan khusus selain pemeliharaan peralatan dan kebersihan gedung. perawatan taman (landscape) yang ada di area gedung dengan tetap berprinsip pada beberapa aspek yakni: sosial-budaya manusia (pemilik,pengguna,atau pengelola); kebijakan yang mengatur (aturan/Undang-Undang),serta; bio-fisik dari sumber daya lanskap (lingkungan).

General Cleaning And One Time Cleaning

Selain kebersihan dan perawatan di dalam gedung, perlu diperhatikan pula pada bagian luar gedung atau eksterior. Biasanya perawatan akan dilakukan menggunakan gondolaman, mainlift ataupun climbing.

Tanggung Jawab Building Management

Pengelola bangunan, juga dikenal sebagai pengelola fasilitas, mengatur, mengarahkan, dan mengoordinasikan manajemen strategis dan operasional bangunan dan fasilitas untuk memastikan operasi yang tertib dan efisien dari semua properti fisik mereka dan untuk menciptakan dan memelihara lingkungan yang aman dan produktif bagi penghuni. Di bangunan tempat tinggal, ini biasanya terjadi sepanjang hari, setiap hari sepanjang tahun.

Pengelola gedung dapat terdiri dari satu individu atau tim, dengan layanan yang dapat diberikan oleh profesional ‘in-house’ yang berdedikasi atau ‘out-sourced’ secara keseluruhan atau sebagian ke penyedia eksternal.

Peran penting pengelolta bangunan adalah memberikan layanan, memenuhi berbagai harapan, dukungan, informasi, menjadi pendengar yang baik, dan menangani konflik untuk menciptakan lingkungan masyarakat yang bersedia disebut rumah oleh penghuni.

Peran mereka termasuk berurusan dengan berbagai kontraktor dan pemasok dalam melakukan pemeliharaan dan peningkatan serta menyediakan layanan seperti keamanan, pembersihan, dan pemeliharaan properti.

Di gedung yang lebih besar, building manager mungkin diminta untuk mengelola staf dan menjadi bagian dari proses rekrutmen dan induksi. Oleh karena itu, mereka kembali dituntut untuk memiliki kemampuan people management yang baik.

Hubungan mereka dengan staf pendukung dan kontraktor sangat penting dalam memastikan bangunan tersebut menjadi tempat yang bagus untuk tinggal dan bekerja.

Aplikasi Building Management

Untuk mendukung Building Management maka dapat menggunakan beberapa aplikasi yang memudahkan kegiatan tersebut. Berikut beberapa tipe Building Management Software:

Computerized Maintenance Management System (CMMS)

CMMS biasanya digunakan oleh teknisi pemeliharaan, manajer, pekerja kustodian, dan personel fasilitas lainnya untuk mengelola program pemeliharaan dan perbaikan di organisasi mereka. Organisasi mungkin menggunakan CMMS untuk melakukan triase permintaan layanan, melacak perintah kerja, mengelola informasi dan biaya aset, menjadwalkan tugas pemeliharaan preventif, mengatur dokumentasi, dan banyak lagi.

Contoh CMMS Software: Upkeep, Hippo CMMS, Fiix

Facility Management Software

Facility Management Software menawarkan semua kemampuan CMMS, tetapi juga menyertakan aplikasi tambahan yang bermanfaat bagi seluruh organisasi. Facilities Department dapat menggunakan perangkat lunak ini untuk melakukan dan mengelola: Pemetaan aset berbasis lokasi, Manajemen asset, Manajemen pemeliharaan, Manajemen pemeliharaan preventif, Analisis dan pelaporan data, Tim kepemimpinan juga mendapat manfaat dari perangkat lunak manajemen fasilitas.

Contoh Facility Management Software: AkitaBox

Computer-aided Facility Management (CAFM) Software

CAFM Software memungkinkan pengguna untuk merencanakan, melaksanakan, dan memantau aktivitas di gedung mereka yang berkaitan dengan pemeliharaan. Ini juga membantu Anda mengoptimalkan manajemen ruang, reservasi kamar, manajemen aset, layanan fasilitas, dan layanan yang berpusat pada pelanggan lainnya.

Contoh CAFM Software: Space IQ, OfficeSpace Software

Integrated Workplace Management System (IWMS)

IWMS adalah platform perangkat lunak yang membantu organisasi mengoptimalkan sumber daya tempat kerja. Ini dapat digunakan untuk mengelola portofolio real estat, infrastruktur, dan aset fasilitas organisasi. IWMS berfungsi sebagai solusi tunggal untuk menjadwalkan pemeliharaan, melacak proyek modal, dan mengurangi penggunaan energi.

Secara keseluruhan, perangkat lunak IWMS digunakan untuk memaksimalkan kegunaan sumber daya dan aset organisasi, semuanya dalam satu platform perangkat lunak di mana informasi dapat dibagikan di antara para pemangku kepentingan.

Contoh IWMS Software: iOFFICE, Wisp by Gensler

Enterprise Asset Management (EAM) Software

Perusahaan mengacu pada cakupan aset di seluruh departemen, lokasi, gedung, dan fungsi bisnis organisasi (seperti Sumber Daya Manusia, Pengadaan, dan Inventaris). Sistem EAM akan melacak seluruh siklus hidup aset, dimulai dengan perencanaan dan pemasangan. Enterprise Asset Management (EAM) bertujuan untuk mengelola seluruh siklus hidup aset fisik dan peralatan untuk memaksimalkan masa manfaat, mengurangi biaya, meningkatkan kualitas, dan meningkatkan efisiensi.

Contoh EAM Software: Dynaway, Informasi CloudSuite

Itulah gambaran mengenai Building Management serta perannya dalam sebuah bangunan/gedung. Building Management tentu tidak dapat dihindari karena sangat berpengaruh pada kinerja serta unit usaha yang ada dalam sebuah gedung tersebut. Cek artikel terbaru lainnya tentang Building Management di Tomps.