Gantt Chart, apakah anda sudah familiar dengan management tools yang satu ini? Gantt Chart adalah sebuah tools management proyek yang sangat populer digunakan. Melalui tools ini, project manager dan para stakeholder dapat melihat efektivitas progress pengerjaan proyek di lapangan. Simak ulasan tentang pengertian, manfaat, hingga cara mudah membuat Gantt Chart di bawah ini, yuk!

Pengertian Gantt Chart:

Gantt Chart, atau yang juga sering disebut Milestones Chart dan Project Bar Chart, adalah sebuah jenis grafik batang (bar chart) yang banyak digunakan untuk memonitoring proyek. Tools ini memuat informasi mengenai tugas anggota tim, jadwal, dan batas waktu pelaksanaan proyek. Tidak hanya itu, anda juga bisa melihat pihak atau divisi mana yang bertanggung jawab atas suatu tugas dalam proyek.

Tools ini awalnya dibentuk melalui ide dari seorang engineer asal Polandia bernama Karol Adamiecki, di mana saat itu ia menciptakan sebuah visual diagram untuk melihat progres kerja. Barulah pada 1910, seorang engineer yang juga seorang konsultan manajemen bernama Henry Gantt mengembangkannya. Henry kemudian menerapkan sistem hasil pengembangannya ini untuk diaplikasikan pada proyeknya yang kemudian ia beri nama Gantt Chart.

Manfaat Gantt Chart:

1. Mengukur kemajuan proyek

Melalui Gantt Chart, anda bisa dengan mudah memonitor kemajuan pekerjaan proyek. Jika pun proyek yang sedang dikerjakan terlihat mengalami keterlambatan, maka anda dapat dengan mudah melihatnya lewat tools ini dan membuat strategi untuk mengatasinya.

2. Manajemen waktu menjadi lebih efisien

Gantt Chart juga membantu anda membuat jadwal pengerjaan proyek dan batas waktu alokasi untuk setiap tugas menjadi lebih mudah. Jika sudah dibuat, anggota tim pun akan mudah mengecek jadwal setiap tugas apa saja yang harus dikerjakan.

3. Membangun rasa tanggung jawab akan tugas yang diberikan

Tidak ada lagi alasan anda bisa lupa atau tidak tahu akan tugas dan tanggung jawab anda dalam proyek!

Hal ini lantaran setiap tugas, waktu pengerjaannya, dan pihak yang bertanggung jawab atas tugas tersebut tercatat di sana. Project manager dan seluruh anggota tim pun dapat melihat detail proyek tersebut lewat tools yang sama. Di mana, jika anda lalai atas tugasmu dalam proyek, maka kinerja anda akan tercatat mengalami kemunduran dalam chart dan ini tentunya tidak bagus untuk anda bukan?

4. Komunikasi tim menjadi lebih dinamis

Pernah mengalami miss communication dalam tim? Salah satu faktor yang menyebabkannya bisa jadi adalah cara pengomunikasian instruksi yang tidak jelas dan efektif. Lewat tools ini, informasi mengenai tugas dan siapa yang akan mengerjakan sudah terangkum rapi. Jadi, peluang munculnya miss communication dalam tim bisa diperkecil.

Cara Mudah Membuat Gantt Chart

1. Buka program Microsoft Excel di PC anda.
2.  Buat tabel dengan judul tabel berikut: Daftar pekerjaan, tanggal waktu mulai pekerjaan, proses pekerjaan, waktu pengerjaan, jumlah pekerja dalam satu jenis tugas, deadline tugas, dan tabel informasi lainnya yang anda butuhkan.
3. Beri nomor pada setiap baris di tabel yang anda buat.
4. Kemudian, block seluruh tabel kecuali tabel nomor
5. Klik menu ‘insert’
6. Kemudian, klik ‘bar chart’
7. Hasilnya, akan muncul grafik dari tabel yang telah anda buat.
8. Selanjutnya, klik kanan pada opsi ‘project’ dan klik ‘exis’
9. Beri tanda centang (✓) pada opsi ‘categories in reverse order.
10. Kemudian, klik garis bar berwarna biru dan pastikan anda telah mencentang semua kolom, ya!
11. Klik kanan dan pilih ‘format data series’
12. Pilih ‘fill and lines’ dan klik ‘no fill’
13. Selesai, Gantt Chart anda telah berhasil dibuat!