Kanban, pernah mendengar salah satu metode manajemen proyek yang satu ini? Kalau belum, sayang sekali karena ada banyak manfaat Kanban yang harus anda ketahui!

Proyek adalah suatu kegiatan yang sifatnya sementara dan dibatasi oleh biaya, ruang, waktu. Untuk menjalankannya, proyek biasanya dipimpin oleh seorang project manager yang bertugas untuk mengarahkan dan mengawasi jalannya proyek sesuai rencana. Namun, realitas di lapangan menunjukan bahwa mengendalikan proyek bukanlah hal yang mudah dilakukan. Dari situlah muncul sebuah metode yang berfungsi untuk memantau progres pengerjaan sebuah proyek oleh tim, yakni kanban.

Pengertian Metode Kanban dalam Manajemen Proyek

Kanban adalah sebuah metode manajemen proyek yang populer digunakan. Cara kerja Kanban adalah lewat visualisasi menggunakan papan, kolom, dan kartu untuk mengelola tugas dan alur kerja agar lebih efektif. Lewat Kanban, seluruh anggota tim termasuk project manager dan para stakeholder proyek dapat melihat pekerjaan mana saja yang belum, sedang, atau sudah selesai dikerjakan.

Melansir dari Kanbanize, kata ‘Kanban’ sendiri berasal dari sebuah istilah dalam bahasa Jepang yang artinya ‘sinyal visual’ atau ‘kartu’. Metode Kanban pertama kali dikembangkan oleh Taiichi Ohno dari Toyota Production System (TPS) untuk menjalankan produksi manufakturnya pada akhir 1940-an. Kemudian pada awal abad ke-21, industri perangkat lunak dengan cepat menyadari ide besar dari metode Kanban ini. Akhirnya, dengan meningkatkan fokus pada nilai efisiensi dan memanfaatkan kemajuan teknologi komputasi, Kanban berhasil diterapkan pada berbagai sektor industri komersial lainnya lewat berbagai aplikasi perangkat lunak.

Manfaat Metode Kanban untuk Manajemen Proyek

1. Transparansi Manajemen Proyek Menjadi Lebih Baik

Kanban muncul dengan banyak manfaat yang ditawarkannya. Progres proyek yang ditampilkan dalam papan Kanban akan membantu tim lebih memahami alur kerja dan korelasi antar tugas satu dengan yang lainnya. Hasilnya, komunikasi dalam tim jadi lebih efektif dan ritme kerja menjadi lebih dinamis.

2. Meningkatkan Fleksibilitas dan Responsivitas

Kanban menerapkan pola ‘just-in-tim’ yang membuatnya fleksibel untuk mengidentifikasi setiap perubahan yang terjadi dalam pengerjaan proyek. Hal ini karena metode Kanban berfokus pada tugas apa yang sedang berjalan dan hanya akan menunjukan pekerjaan selanjutnya jika pekerjaan awal sudah selesai dikerjakan. Hal ini memudahkan project manager untuk menyesuaikan jadwal pengiriman dan permintaan sumber daya yang mungkin berubah-ubah juga dalam menanggapi kebutuhan perusahaan, stakeholder, dan pasar.

3. Siklus Kerja Lebih Singkat = Peningkatan Output

Dalam Kanban, seluruh tim bertanggung jawab untuk memastikan pekerjaan berjalan lancar sesuai dengan waktu siklusnya. Waktu siklus sendiri adalah lama waktu yang dibutuhkan sebuah unit kerja untuk melewati alur kerja tim, dari awal pengerjaan hingga selesai dikerjakan. Pengoptimalan waktu siklus dapat membuat prediksi penyelesaian pekerjaan di waktu mendatang jadi lebih baik. Karena itu, penting untuk tim fokus menyelesaikan tugasnya satu per satu agar papan tugas dapat segera dipindahkan ke kolom ‘Selesai’.

4. Efektif dalam Mengelola Pengalokasian Sumber Daya

Kanban adalah metode yang bersifat ‘lean’ atau meningkatkan efektivitas kinerja. Hal ini terlihat dalam bagaimana Kanban membantu project manager mengalokasikan sumber daya dengan beban kerja yang membutuhkannya. Hal ini karena Kanban menunjukkan apakah sebuah unit kerja telah kelebihan produksi maupun kekurangan produksi. Di mana, hal ini harus segera diketahui project manager agar alur kerja tidak terhambat. Lewat Kanban, project manager dapat segera menyadari ini dan memberitahukan ini kepada tim untuk dapat menemukan solusi terbaiknya.

5. Peningkatan Kualitas Hasil Secara Berkelanjutan

Terakhir, Kanban juga fokus untuk meningkatkan kualitas hasil secara berkelanjutan. Lewat Kanban, hasil proyek diciptakan melalui berbagai masalah yang diselesaikan secara responsif oleh tim. Artinya, Kanban meningkatkan quality-control pada hasil proyek dari tahap awal hingga akhir.