Manajemen Proyek: 5 Tips Manajemen Sumber Daya Manusia Secara Efisien!

By Meidiana Apriliani | Published On: 7 September 2021
Manajemen Proyek: 5 Tips Manajemen Sumber Daya Manusia Secara Efisien!

Sudahkah manajemen sumber daya manusia dalam proyek anda dikelola dengan tepat?

Dalam proses organisasi proyek, manajemen proyek dan manajemen sumber daya adalah langkah dasarnya. Alasannya, karena kedua elemen ini dirancang untuk menjaga keberlanjutan dan profitabilitas dalam organisasi. Sumber daya dalam sebuah proyek tentu beragam, mulai dari sumber daya manusia (SDM), sumber daya material, hingga sumber daya keuangan. 


Melansir dari PMI, manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) adalah kunci dan kepentingan strategis untuk organisasi berorientasi proyek. Setiap kali proyek atau program baru dimulai, konfigurasi sumber daya manusia (SDM) organisasi berubah. Dalam lingkungan yang dinamis ini, diperlukan praktik yang berbeda dan tambahan dari organisasi yang dikelola secara tradisional. Namun, terlepas dari ini, kebutuhan SDM dalam organisasi berorientasi proyek belum mendapat perhatian besar baik dalam SDM atau literatur manajemen proyek. Kami melakukan proyek penelitian dengan tujuan mengidentifikasi kebutuhan SDM dalam organisasi berorientasi proyek dan menjelaskan praktik yang diadopsi. Kami telah merumuskan serangkaian hipotesis awal dan melakukan studi percontohan untuk mengujinya. Dalam makalah ini, kami melaporkan hasil studi percontohan itu. Kami telah menemukan bahwa SDM adalah proses inti dalam organisasi berorientasi proyek yang perlu lebih invasif, dengan keterlibatan yang lebih besar dari manajer di antarmuka kerja daripada di organisasi yang dikelola secara klasik. Namun, yang sebaliknya cenderung menjadi praktik. Hal ini membutuhkan aplikasi yang berbeda dari proses SDM tradisional serta proses tambahan. Semua ini membutuhkan departemen SDM untuk mengembangkan kebijakan, standar, aturan, dan pedoman yang berbeda dan tambahan untuk SDM dalam organisasi berorientasi proyek, dan untuk bekerja dalam kemitraan yang lebih besar dengan para profesional manajemen proyek di antarmuka kerja, sambil beroperasi berdasarkan prinsip. subsidiaritas, seperti yang biasa terjadi di tempat lain.


Sebagian besar masalah manajemen proyek—penundaan jadwal, prioritas yang berbeda, antarmuka klien yang buruk, komunikasi yang buruk—bersifat perilaku daripada teknis. Namun di masa lalu, sebagian besar proyek dikelola sebagai sistem teknis, bukan sistem perilaku. Akibatnya, aspek teknis manajemen proyek telah sangat berkembang, sementara keuntungan yang sama atau lebih besar yang mungkin dicapai dari manajemen sumber daya manusia yang efektif belum terwujud. Saat ini, sebagian besar manajer proyek menyadari bahwa pemahaman yang jelas tentang perilaku manusia dan dimensi organisasi dari manajemen proyek adalah kunci untuk mengelola proyek secara efektif.

Melansir dari PMI, organisasi berorientasi proyek memiliki proses khusus untuk mengelola struktur organisasi sementara. Ini termasuk: penugasan proyek dan program, manajemen proyek, manajemen program, manajemen kualitas proyek dan program, koordinasi portofolio proyek, jaringan antar proyek, desain organisasi organisasi berorientasi proyek, dan manajemen sumber daya manusia dalam organisasi berorientasi proyek.


Dengan demikian, manajemen sumber daya manusia yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan organisasi berorientasi proyek adalah proses inti. Namun, belum mendapat perhatian besar dalam komunitas penelitian. Literatur manajemen sumber daya manusia memberikan perhatian yang lebih besar pada manajemen dalam organisasi rutin, dan profesional manajemen proyek yang mendalami pendekatan sistem untuk manajemen proyek memberikan perhatian yang lebih besar pada alat dan teknik untuk mengelola “segitiga besi.” Kami sedang melakukan proyek penelitian, yang, untuk saat ini, bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan manajemen sumber daya manusia dalam organisasi berorientasi proyek, dan menjelaskan praktik yang diadopsi, dengan tujuan untuk merumuskan persyaratan kebijakan dan praktik.


Berfokus pada SDM, manajemen sumber daya manusia proyek melibatkan pengorganisasian dan pengelolaan tim dalam sebuah proyek. Dalam sebuah tim, biasanya akan terdiri orang-orang dengan keterampilan tertentu yang dibebankan tanggung jawab yang berbeda-beda. Lalu, mengapa sebuah proyek penting untuk menjaga kualitas manajemen sumber daya manusianya?


Mengapa Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek Sangat Penting?

James W. Walker melansir PMI mengatakan bahwa melalui perencanaan sumber daya manusia, manajemen mempersiapkan untuk memiliki orang yang tepat di tempat yang tepat pada waktu yang tepat untuk memenuhi tujuan organisasi dan individu. Vijay K. Verma juga menuturkan bahwa sebagian besar masalah dalam siklus proyek terjadi karena masalah perilaku dibandingkan masalah teknis. Mulai dari komunikasi yang buruk, hubungan dengan klien yang kurang baik, hingga prioritas yang tidak satu arah. Karena itu, manajer proyek harus menyadari bahwa pengelolaan yang baik atas perilaku tim proyek dan dimensi organisasi adalah kunci untuk mengelola proyek secara efektif.

Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) adalah proses inti dari organisasi berorientasi proyek

Organisasi berorientasi proyek menggunakan proyek dan program untuk melakukan proses bisnis. Ini adalah organisasi sementara (Turner dan Müller, 2003) dan berdampak pada praktik sumber daya manusia dalam organisasi. Setiap kali proyek atau program baru dikembangkan, konfigurasi manusia dari organisasi harus berubah. Jadi kami berharap SDM menjadi inti dari manajemen organisasi berorientasi proyek.


Pemikiran langsung kami tentang hipotesis ini adalah bahwa, sebagaimana dinyatakan, itu tidak membedakan organisasi berorientasi proyek dari yang dikelola secara klasik, karena HRM adalah proses inti di semua organisasi. Namun, wawancara kami membuat kami menyadari dua hal:

  1. karena konfigurasi SDM organisasi berubah setiap kali proyek baru dibuat, dan karena anggota tim proyek menghabiskan waktu banyak untuk mereka mengerjakan proyek sementara, SDM harus menuntut perhatian yang jauh lebih besar dari manajer organisasi
  2. meskipun demikian, SDM belum dianggap sebagai proses inti oleh banyak personel manajemen proyek, terutama mereka yang dididik dalam pendekatan sistem manajemen.


Meningkatkan kinerja SDM Melalui Manajemen Proyek.

Di zaman yang berubah ini, eksekutif dan manajer SDM mendapati diri mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengelola proyek daripada berurusan dengan manajemen sehari-hari. (Jika bukan itu masalahnya, maka area SDM perlu diperiksa ulang dengan cepat!) Karena banyak proyek adalah kenyataan di sebagian besar pengaturan SDM, jenis proyek bervariasi; misalnya, program pelatihan dan pengembangan tahunan, penerapan pendekatan rekrutmen dan seleksi baru, bagian outsourcing dari fungsi SDM, partisipasi dalam proyek Perencanaan Sumber Daya Perusahaan, dan antarmuka dengan proyek-proyek yang terkait dengan program kualitas.


Inilah yang diperlukan untuk menjadikan manajemen proyek sebagai bagian dari budaya organisasi: niat dan komitmen yang kuat dari para pengambil keputusan di SDM; program pendidikan dan pengembangan SDM; dan metodologi proyek yang sesuai dengan jenis proyek yang sedang berjalan. Metodologi dapat diadaptasi dari urutan proyek klasik, yang meliputi: melakukan survei situasi; menentukan tujuan proyek; memperbaiki strategi; mengidentifikasi tugas; tugas urutan; mengidentifikasi sumber daya; memperkirakan waktu untuk tugas; menetapkan tanggal; meninjau dan menyempurnakan.


Jenis-Jenis Sumber Daya Proyek

Melansir Forbes, ada 5 jenis sumber daya proyek yang penting untuk dikelola dengan baik:

1. Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia, dalam hal ini adalah tim proyek, bertanggung jawab atas tugas-tugas yang akan memudahkan pengembangan proyek. Mereka dapat direkrut baik secara internal maupun eksternal. Masing-masing anggota dalam tim anda tentu memiliki wawasan dan keahliannya masing-masing yang anda butuhkan untuk melengkapi kebutuhan operasional proyek. Karena itu, sangat penting bagi anda untuk memikirkan dengan matang untuk memastikan anggota tersebut cukup terampil dan bertanggung jawab atas pekerjaanya dalam lingkup proyek anda saat ini.


2. Sumber Daya Material

Jenis sumber daya ini termasuk barang material, seperti bahan mentah, mesin, peralatan, ruang kerja, dan lain-lain. Sumber daya material ini dibutuhkan sebagai medium untuk mendukung kelancaran aktivitas operasional proyek. 


3. Sumber Daya Keuangan

Secara realistis, tanpa uang sebuah proyek tentu tidak akan berjalan. Uang atau anggaran adalah bahan bakar utama yang menentukan keberlangsungan proyek. Sumber daya keuangan ini termasuk dalam investasi, modal, biaya operasional, hingga remunerasi. 


4. Sumber Daya Waktu

Sumber daya waktu mengacu pada waktu yang ditentukan untuk menyelesaikan setiap tugas. Timeline akan bergantung pada jadwal dan ketersediaan sumber daya manusia. Oleh karena itu, penting untuk memiliki perencanaan yang baik untuk memastikan setiap tugas selesai sesuai dengan timeline yang ditentukan.  


5 Langkah Mengelola Sumber Daya Manusia Secara Efisien!

1. Ketahui Keterampilan Apa Yang Anda Butuhkan

Buat detail tugas apa saja yang akan dikerjakan dalam proyek anda. Setelahnya, buat spefisifikasi keterampilan seperti apa yang anda harapkan ada pada anggota tim yang ditunjuk untuk mengelola tugas tersebut. Saat memutuskan siapa-siapa saja anggota yang bergabung dalam tim proyek anda, pastikan mereka memenuhi spesifikasi keterampilan tersebut.


2. Kelola Tim Anda Dengan Teratur

Pastikan semua orang mengetahui tujuan utama proyek, peran, serta tanggung jawab mereka masing-masing dalam proyek. Akan lebih baik lagi jika anda menyediakan medium kolaborasi yang memungkinkan tim melihat jadwal, detail tugas, dan status terkini perkembangan proyek secara rinci dan transparan. Menyenangkannya, aplikasi manajemen proyek Tomps sudah menyediakan seluruh fitur kolaboratif yang anda butuhkan ini. Seluruh detail pekerjaan proyek dari tahap perencanaan hingga evaluasi dapat dilakukan dengan lebih mudah, transparan, aman, dan real-timeKlik di sini untuk mengetahui lebih lanjut!


3. Dorong Tim Anda Untuk Aktif Berpartisipasi

Hal ini seringkali dikesampingkan oleh para eksekutif. Padahal, memastikan seluruh anggota terlibat aktif dalam setiap sesi pengembilan keputusan organisasi membawa banyak manfaat untuk organisasi itu sendiri. Beberapa di antaranya adalah meningkatkan komitemen, komunikasi, kerja sama, dan hasil pekerjaan yang lebih maksimal untuk proyek anda.


4. Gunakan Alat Manajemen Proyek Yang Tepat

Baik bisnis berskala besar, sedang, hingga kecil, semuanya pastilah sama-sama mengatur banyak proyek guna mengembangkan perusahaan mereka. Meski begitu, kita tidak dapat menampik bahwa mengelola proyek bukanlah hal yang mudah. Ada banyak hal yang bergerak dan harus terus berkembang menuju penyelesaian. Jika ada satu atau beberapa faktor yang bergeser dari posisi yang seharusnya, maka pola pekerjaan proyek dapat terganggu bahkan hancur berantakan. Hal ini tentunya menjadi mimpi buruk yang tidak diinginkan semua pihak, khususnya owner dan project manager.

Dari segi operasional, aplikasi manajemen proyek dapat membantu anda mengawasi beban kerja, status penyelesaian proyek, hingga laporan otomatis. Hal ini tentu akan memudahkan anda dalam mengawasi dan mengontrol kualitas kinerja seluruh tim proyek dengan lebih cepat. Semua ini, juga dapat anda rasakan langsung lewat Tomps!


5. Berikan Feedback Secara Aktif

Interaksi antara anda dan tim adalah hal dasar yang sangat penting. Apakah mereka berhasil atau gagal dalam menyelesaikan tugas, mereka membutuhkan anda berada di sana untuk memberikan mereka nasihat, menyelesaikan masalah internal, dan memberikan mereka dukungan. Ini akan bermanfaat untuk meningkatkan kualitas komunikasi dan hubungan emosional yang baik untuk anda dan tim.


Terlepas dari SDM-nya saja, setiap sumber daya proyek penting untuk mendorong roda pergerakan proyek. Karenanya, penting untuk memiliki wawasan yang luas dan keterampilan yang baik untuk mengelola seluruh aspek sumber daya proyek ini demi mencapai kesuksesan proyek anda di masa depan. 


Perbaharui selalu informasi terkini dan menarik lainnya seputar manajemen proyek di sini bersama Tomps, your project management solution!

Artikel
Manajemen
Proyek

Comments (0)

1000 Karakter Tersisa

Eksplor lebih banyak

Rekomendasi Untuk Anda

Manajemen Proyek Perangkat Lunak: Definisi, Fokus Utama, dan Perannya

24 March 2024

Manajemen Proyek Perangkat Lunak: Definisi, Fokus Utama, dan Perannya

Manajemen Proyek Pendidikan: Definisi, Tahapan, dan Langkah Efektifnya

24 March 2024

Manajemen Proyek Pendidikan: Definisi, Tahapan, dan Langkah Efektifnya

Manajemen Proyek Konstruksi: Definisi, Fungsi, Tujuan, dan Tahapannya

22 March 2024

Manajemen Proyek Konstruksi: Definisi, Fungsi, Tujuan, dan Tahapannya

Manajemen Proyek IT: Definisi, Tahapan, dan Kelebihannya

21 March 2024

Manajemen Proyek IT: Definisi, Tahapan, dan Kelebihannya

Kelola Proyek, Properti, dan Aset Secara Efisien

Tingkatkan produktivitas dan efisiensi perusahaan dengan produk Tomps yang dipercaya oleh pelaku bisnis di berbagai industri di Indonesia.

Mulai Sekarang

Dapatkan Informasi Terbaru Dari Kami

Nama Lengkap
Email

icon-copyright 2024. Tomps.id by Telkom Indonesia | Tomps telah terdaftar pada: icon-copyright

Temukan Kami di

  • icon-fb
  • icon-linked
  • icon-instagram
  • icon-youtube
icon-wa