Proyek adalah jantung dari sebuah bisnis perusahaan. Bayangkan jika proyek yang anda jalankan tidak dibarengi dengan pengetahuan dasar manajemen proyek yang mumpuni. Untuk itu, simak ulasan tentang pengertian manajemen proyek, fungsi utama, tahapan, hingga cara mengoptimalkannya berikut ini. 

Apa Itu Manajemen Proyek?

Manajemen proyek berasal dari dua kata dasar, manajemen dan proyek. Secara umum, manajemen dapat diartikan sebagai sebuah seni dalam ilmu dan pengorganisasian yang terdiri dari menyusun rencana, membangun organisasi dan pengorganisasiannya, hingga pengendalian dan pengawasan. Menurut Ricky W.Griffin, manajemen adalah sebuah proses perencanaan, organisasi koordinasi, dan kontrol pada sumber daya agar tujuan tercapai secara efektif dan efisien. Arti kata efektif di sini diartikan sebagai keadaan di mana tujuan tercapai sesuai rencana, dan kata efisien diartikan sebagai kegiatan manajemen yang dilakukan secara cermat, terorganisir, dan tepat waktu.

Sedangkan, proyek adalah kegiatan sekali lewat yang dibatasi oleh anggaran, jadwal, dan mutu, (triple constraint). Berbeda dengan kegiatan operasional umum perusahaan, kegiatan proyek memiliki sifat yang khusus sehingga membuat kedua jenis kegiatan ini terpisah. Perbedaannya antara lain terletak pada sifat kegiatan proyek yang tidak rutin, siklusnya pendek, bersifat dinamis, dan terdiri dari banyak pekerjaan dengan intensitas yang mudah berubah-ubah.

Melansir PMI, manajemen proyek dapat diartikan sebagai penggunaan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik khusus untuk memberikan sesuatu yang bernilai kepada suatu pihak. Manajemen proyek dibatasi oleh anggaran, jadwal, dan mutu dengan tujuan tercapainya proyek tersebut secara efisien dan efektif. Kemampuan manajemen proyek penting untuk dikuasai bukan tanpa alasan kuat. Lewat kemampuan manajemen proyek yang memadai, anda bisa mengelola risiko trial dan error dengan tenang dan tepat, memaksimalkan potensi anggota dan tim, mampu membuat sketsa perencanaan proyek yang tepat, jeli memanfaatkan peluang, dan mampu menjaga integrasi proyek agar terus berkesinambungan.

8 Fungsi Utama Manajemen Proyek

1. Scoping

Fungsi scoping adalah kegiatan melingkupkan batasan-batasan ranah pekerjaan yang harus dikerjakan agar proyek terselesaikan.

2. Planning

Fungsi planning adalah kegiatan mengidentifikasi tujuan proyek yang diinginkan, mengurangi peluang munculnya resiko, mengantisipasi pekerjaan agar selesai tepat waktu, hingga akhirnya dapat menghasilkan produk atau layanan yang sudah disepakati bersama.

3. Estimating

Fungsi estimating adalah bagian dari bentuk perencanaan proyek yang kegiatannya mencakup perkiraan pada biaya proyek secara kuantitatif, sumber daya yang digunakan, hingga durasi penyelesaian proyek.

4. Scheduling

Fungsi scheduling adalah kegiatan penyusunan daftar kegiatan yang mencakup waktu mulai dan selesai dari tiap pekerjaan, durasi penyelesaian yang ideal, dan penanggung jawab untuk setiap jenis pekerjaan. Penjadwalan yang efektif adalah faktor penting untuk menciptakan manajemen waktu yang baik.

5. Organizing

Fungsi organizing adalah kegiatan mengonfirmasi atau memastikan seluruh anggota tim apakah sudah paham betul terkait peran dan tanggung jawabnya masing-masing dan hubungan mereka dengan anda selaku project manager.

6. Directing

Fungsi directing berpusat gaya kepemimpinan atas sebuah proyek. Kegiatan directing ini mencakup penginstruksian, pembimbingan, dan melatih komunikasi tim agar meraih tujuan proyek yang harus mereka dicapai.

7. Controlling

Fungsi controlling adalah kegiatan pengendalian seluruh pekerjaan yang berlangsung dalam proyek agar berjalan sesuai rencana atau tidak menyimpang. Manajer proyek akan menggunakan standar pengukuran matriks untuk memantau setiap kegiatan yang sedang berjalan. Fungsi ini dapat dikatakan sebagai fungsi yang paling sulit dan penting karena menentukan efektivitas dan kesuksesan proyek.

8. Closing

Terakhir, ada fungsi closing. Fungsi ini merupakan kegiatan evaluasi dan penilaian terhadap hasil akhir dari proyek yang telah berakhir dijalankan.

5 Tahapan Manajemen Proyek

1. Project Initiation Phase (Tahap Inisiasi Proyek)

Pada tahap ini, sebuah proyek secara resmi dimulai, diberi nama, dan dideskripsikan. Karena itu, anda harus membuat dokumen project charter yang berisikan informasi rinci seperti ruang lingkup proyek, ruang lingkup produk, tujuan, besaran anggaran, jadwal kerja, dan lain-lain. Selain itu, anda juga harus mengidentifikasi stakeholder penting yang terlibat dalam proyek ini.

2. Project Planning Phase (Tahapan Perencanaan Proyek)

Beberapa kegiatan yang dilakukan dalam tahap ini antara lain membuat struktur rincian kerja, menetapkan jadwal, tenggat waktu, membuat milestone atau gantt chart, mengestimasikan sumber daya, hingga membangun pola komunikasi yang baik dengan para stakeholder.

Selama tahap ini, akan ada kemungkinan perubahan ruang lingkup proyek yang sudah ditentukan di tahap sebelumnya. Namun, project manager harus menyetujui lebih dulu perubahan itu. Dalam tahap ini pula, project manager juga bertanggung jawab untuk memberikan visualisasi struktur rincian kerja dengan berbagai divisi berbeda secara jelas kepada seluruh tim.

3. Project Execution Phase (Tahap Pelaksanaan Proyek)

Pada tahap inilah proses pengerjaan proyek benar-benar berjalan. Sebagai project manager, tugas anda adalah memastikan alur kerja tetap efisien dengan memantau performansi tim dengan cermat. Selain itu, anda juga harus secara konsisten memelihara komunikasi kolaboratif yang baik dengan stakeholder dan memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana awal. Untuk mempermudah pekerjaan anda di tahap ini, bantuan aplikasi manajemen proyek akan sangat meringkas waktu dan tenaga anda untuk memantau jalannya proyek secara real time.

4. Project Monitoring & Control Phase (Tahap Pemantauan dan Pengendalian Proyek)

Tahap monitoring ini berjalan bersamaan dengan tahap executing untuk memastikan bahwa tujuan dan hasil proyek yang diinginkan terpenuhi. Oleh karena itu, anda harus memastikan tim bekerja dengan menetapkan Critical Success Factors (CSF) dan Key Performance Indicators (KPI). Dalam tahap ini, anda juga harus memantau pekerjaan yang berjalan dan biaya yang dikeluarkan secara kuantitatif. Hal ini untuk memastikan bahwa pengerjaan proyek sesuai dengan anggaran yang ditetapkan di awal.

5. Project Closure Phase (Tahap Penutupan Proyek)

Terakhir, tahap project closure adalah kegiatan memberikan penilaian atau evaluasi terhadap hasil akhir proyek dan apresiasi kepada setiap anggota tim yang sudah bekerja sama. Selain itu, laporan proyek secara terperinci harus dilengkapi untuk nantinya disimpan di tempat yang aman dan dapat diakses kembali oleh project manager.

Aplikasi Manajemen Proyek Untuk Performansi Proyek Yang Lebih Optimal

Tahukah anda, 35% project manager masih menggunakan manual spreadsheet untuk mengelola proyek di tengah era digital saat ini. Padahal, di balik 77% proyek dengan performansi tinggi, ada dukungan dari aplikasi manajemen proyek di sana. 

Manajemen proyek adalah hal yang kompleks dengan tekanan ekspektasi yang tinggi. Sebagai solusi untuk manajemen proyek yang lebih mudah, Tomps hadir sebagai sebuah project management tools berbasis mobile dan web. Kebutuhan untuk kualitas dan efektivitas manajemen proyek yang lebih optimal Tomps hadirkan melalui smart features untuk berbagai jenis proyek yang anda kelola. Ketahui seluruh perkembangan proyek secara real-time, akurat, dan transparan. Rasakan pertumbuhan bisnis yang lebih optimal dengan manajemen proyek yang lebih baik bersama Tomps!