By Published On: 5 Juni 2022Categories: Artikel5,8 min read

Mengerjakan sebuah proyek tanpa kendala, siapa yang tidak mau? Realitanya, pekerja proyek sering mengalami berbagai kendala karena masih berfokus pada cara manual dalam mengelola proyek. Berdasarkan data dari PwC menyatakan bahwa hanya 44% manajer proyek yang sudah menggunakan aplikasi manajemen proyek yang terbukti mampu meningkatkan performa dan kepuasan proyek. Bagaimana dengan sisa dari 44% tersebut? Mayoritas masih menggunakan cara manual seperti spreadsheet. Apakah Anda salah satunya?

 

Masalah yang sering dihadapi dalam manajemen proyek

Dalam mengerjakan manajemen proyek, seorang proyek manajer dituntut untuk melakukan berbagai cara agar proyek berjalan secara efektif dan efisien. Namun selama proyek berlangsung hanya sedikit sekali yang berjalan tanpa kendala 100%. Berikut ada masalah utama yang seringkali menghambat keberjalanan proyek, yaitu :

1. Sumber daya yang terbatas

Hal dasar dalam menjalankan proyek adalah adanya sumbar daya yang mampu menjalankan proyek tersebut. Sedari awal proses perencanaan perlu dipastikan seberapa banyak sumbar daya yang diperlukan untuk mengerjakan proyek dan kemampuan seperti apa yang dibutuhkan. Untuk mengantisipasi kejadian sumber daya yang terbatas maka seorang proyek manajer perlu paham bagaimana mengelola tim agar dapat melaksanakan tugas dan menggali potensi mereka sesuai dengan kebutuhan proyek. Jangan sampai karena tim yang tidak mampuni, justru membuat proyek tidak selesai bahkan gagal.

2. Laporan dan realisasi tidak akurat

Membuat laporan perkembangan proyek adalah salah satu kemampuan yang harus dimiliki oleh anggota tim misalnya seorang admin. Namun admin tidak bisa seorang diri membuat laporan proyek secara akurat tanpa adanya koordinasi dan komunikasi antar bidang terhadap perkembangan proyek. Perlu dipahami bawah laporan sesuai dengan realisasi akan meminimalir masalah selanjutnya yang mungkin saja hadir. Untuk itu secara berkala manajer proyek perlu mengedukasi tim agar dapat berkoordinasi secara baik dan menyusun laporan dengan benar.

3. Pengambilan keputusan yang lama

Setiap proyek pasti memiliki masalah dan masalah setiap proyek pasti akan berbeda-beda. Itulah kenapa manajemen proyek dianggap sebagai sebuah seni dimana sikap dan peran manajer proyek sangat menentukan arah keberhasilan proyek. Jika seorang manajer proyek tidak tanggap dengan masalah yang ada dan membuat keputusan yang lama maka akan berdampak lebih lanjut. Ada baiknya semakin cepat manjer proyek mengidentifikasi masalah, maka berbagai resiko pengambilan keputusan yang lama akan semakin teratasi. Cepat membuat keputusan bukan berarti tergesa-gesa ya! Namun tetap memperhatikan resiko-resiko yang ada.

4. Proyek tertunda dari jadwal seharusnya

Proyek yang tertunda bisa disebabkan oleh banyak faktor entah itu dari sumber daya manusia, material yang dibutuhkan, anggaran yang macet dan hal-hal lainnya. Namun perlu digaris bawahi bahwa jangan sampai proyek tertunda karena kinerja tim tidak efektif dan efisien yang sebenarnya bisa diantisipasi jika menggunakan berbagai alat/aplikasi yang berfokus untuk menjaga efektivitas dan efisiensi kerja.

5. Biaya melebihi anggaran yang telah ditentukan

Hal yang sering terlewatkan adalah tidak mencatat secara detail pengeluaran selama proyek berlangsung. Terkadang pengeluaran kecil namun memiliki intensitas yang tinggi justru sering terabaikan sehingga biaya melebihi dari anggaran seharusnya. Untuk itu manjer proyek harus rutin mengontrol bagaimana kondisi keuangan proyek agar tetap sesuai dengan rencana semula.

 

Manfaat aplikasi manajemen proyek

Sekarang adalah masa untuk siap menghadapi era digital agar kinerja proyek dapat berjalan lebih efektif dan efisien dengan menggunakan aplikasi manajemen proyek. Jika dibandingkan dengan cara manual seperti spreedsheet, tentunya aplikasi manajemen proyek punya banyak keunggulan yaitu :

1. Mengelola beberapa proyek dan program dengan mudah pada satu tempat

Tanpa adanya tempat untuk menyimpan semua informasi proyek maka sulit untuk melihat perkembangan proyek yang telah berlangsung secara berkala dan cepat. Dengan adanya aplikasi manajemen proyek, maka Anda dapat mengakses perkembangan proyek dan program apa yang sedang berlangsung.

2. Menyimpan detail proyek pada satu tempat

Jika menggunakan cara manual yaitu spreedsheet tentu Anda tidak dapat menambahkan informasi secara detail dalam satu tempat. Akibatnya, informasi proyek tersebar dalam beberapa file dan akan membuang waktu untuk mencari file tersebut. Namun jika Anda menggunakan aplikasi manajemen proyek, maka semua file dapat disimpan di tempat yang sama sehingga tidak perlu membuat berbagai file. manriknya lagi, aplikasi manajemen proyek dapat diakses oleh semua tim tanpa takut hilang atau tercecer.

3. Membuat dan memperbarui rencana dengan cepat dan mudah

Seperti yang kita pahami bahwa perencanaan adalah aspek terpenting dalam manajemen proyek. Saat menggunakan cara manual, Anda akan menghabiskan banyak wakttu untuk membuat rencana baru. Dengan aplikasi manajemen proyek, Anda tidak perlu membuat secara manual karena sudah ada fitur langsung yang memudahkan Anda.

4. Dapat memantau pengelolaan anggaran

Dengan memanfaatkan aplikasi manajeman proyek maka akan memudahkan Anda untuk mengatur dan mengelola anggaran proyek secara terperinci. Juga aplikasi manajemen proyek memiliki akses yang memudahkan stakeholder melakukan approval pengelolaan anggaran secara realtime

5. Melihat perkembangan proyek secara realtime

Adanya aplikasi manajemen proyek akan membantu manajer proyek untuk proses pengumpulan, pelacakan, penyetujuan dan memantau perkembangan proyek secara realtime tanpa harus ke lokasi proyek.

6. Proyek selesai lebih cepat

Menggunakan aplikasi manajemen proyek akan membantu Anda untuk menentukan skala prioritas, estimasi, pelacakan, penagihan dan pelaporan secara akurat. Dengan berbagai kemudahan tersebut tentunya akan membuat timeline proyek berjalan lebih efisien dan tepat waktu.

 

Contoh Aplikasi Manajemen Proyek

1. Monday

Bingung menentukan template yang tepat untuk mengelola setiap to do list sesuai dengan proyek Anda? Monday menyediakan beragam templete yang memudahkan proyek Anda sesuai dengan kebutuhan. Aplikasi ini menawarkan lebih dari 200 workflow yang bisa Anda gunakan. Sehingga Anda tidak perlu pusing lagi memikirkan bentuk dan desain idealnya sebuah proyek harus seperti apa. Tidak hanya itu, Monday juga terintegrasi dengan platform lain yaitu Gmail jika sewaktu-waktu Anda butuhkan.

 

2. TeamGantt

Aplikasi ini menawarkan pengalaman dalam melihat Gantt Chart dimana Anda dapat melakukan perencanaan, penjadwalan dan manajemen proyek dalam satu aplikasi. Aplikasi ini juga menawarkan fitur untuk melakukan invite pada klien dan tim terkait kolaborasi dalam Gantt Chart proyek Anda.

 

3. Tomps

Jika Anda membutuhkan aplikasi manajemen proyek dengan kesan professional dengan berbagi fitur strategis dan mampu mengelola skali kecil hingga besar maka Tomps adalah solusinya. Kenapa? Aplikasi Tomps memiliki berbagai fitur untuk mengelola proyek secara end to end diantaranya :

  • Project scheduling
  • Planner
  • Completion
  • Project tracking
  • Project cost
  • Project Appraisal
  • Document & Evidence of respiratory
  • Unlimited cloud
  • Gantt chart dan S-curve
  • Geo map tagging dan visualization
  • API Integration
  • Customization friendly

masalah manajemen proyek yang dihadapi project manager

Dengan berbagai kelebihan Tomps tersebut maka wajar sangat efektif untuk menyelesaikan proyek Anda. Untuk paham lebih dalam berikut efisiensi dan efektivitas setelah menggunakan Tomps yaitu :

  • Securing Capex

Dengan Tomps, anggaran belanja modal dapat Anda kontrol dengan optimal. Pada Tomps terdapat smart features sehingga memperbesar peluang penyerapan anggaran yang lebih maksimal

  • Oppurtunity loss and profit

Setelah menggunakan Tomps maka akan meminimalisir peluang loss dan memaksimalkan afisiensi dan profit

  • Customization by  operating model

Tomps memiliki fitur menyesuaikan kebutuhan proyek Anda secara spesifik sesuai dengan kebutuhan Anda. Hal ini dapat memaksimalkan kemudahan dalam melakukan inisiasi, perencanaan, eksekusi, kontrol hingga pemantauan kemajuan proyek Anda.

  • On cloud dan on premise

Menyediakan pilihan kemudahan pengelolaan data proyek baik secara on loud maupun on promise. Hal ini akan membuat Anda tidak membutuhkan lagi tumpukan dokumen proyek yang berceceran dan ruang penyimpanan spreadsheet yang terbatas.

Sejak 2017, Tomps dipercaya sebagai aplikasi manajemen proyek all in one yang telah membantu mengelola lebih dari 40.000 proyek secara real time berbasis mobile dan web. Fokus utama Tomps adalah menjaga efisiensi dan efektivitas proyek berjalan sesuai perencanaan serta mengontrol keberjalanan proyek yang dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.

Coba Tomps Sekarang
sertifikat hse adalahSertifikat HSE adalah: Pengertian, Tujuan, Manfaat, Cara Mendapatkan dan Contohnya
Dukung Digitalisasi Pembangunan Infrastruktur Indonesia, Tomps Bantu Optimalkan Pekerjaan Proyek Berbasis Teknologi