Suatu proyek harus melewati suatu perencanaan seperti diorganisasikan, dikoordinasi dan dikontrol dengan baik agar semua rencana yang telah ditetapkan berjalan baik seperti yang diharapkan. Proyek membutuhkan struktur organisasi untuk menjalankan rencana dan tujuannya. Maka dari itu, simak artikel di bawah ini mengenai sususan struktur organisasi proyek beserta tugas dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan yang dijalankan.

Pengertian Struktur Organisasi Proyek

Struktur organisasi proyek adalah pengorganisasian dalam lingkup pekerjaan proyek yang mempunyai hubungan kerjasama yang baik dan bertanggung jawab antara semua unsur-unsur yang terkait untuk mencapai suatu keberhasilan semua jenis pekerjaan yang dihasilkan, ketetapan, dan kelancaran pekerjaan. Melansir dari PMI, melalui buku The team-friendly organization structure: a paradigm shift, Struktur organisasi adalah sarana formal yang mengkoordinasikan kegiatan tenaga kerjanya untuk mencapai tujuan dan sasarannya. Secara berkala, organisasi harus melakukan restrukturisasi agar tetap kompetitif dan efisien. Lingkungan baru membutuhkan pandangan baru pada visi dan asumsi strategis yang secara historis mendorong organisasi. Struktur organisasi harus mengambil bentuknya dari strategi yang dipilih perusahaan.

Transformasi ini membutuhkan peran dan tanggung jawab baru, dengan serangkaian praktik manajemen baru. Tantangan bagi organisasi adalah untuk mengatasi keterlambatan dan ketakutan masyarakat akan perubahan, serta menetapkan ukuran keberhasilan yang baru. Teori struktur organisasi proyek berlaku untuk bisa merekomendasikan menerapkan gaya kepemimpinan yang fleksibel yang beradaptasi dengan perubahan dalam tim tingkat kematangan sepanjang siklus hidup proyek. Penting untuk diketahui bahwa struktur dan budaya organisasi berdampak pada struktur organisasi proyek.

Struktur organisasi proyek juga dapat disebut sebagai sarana dalam pencapaian tujuan dengan mengatur dan mengorganisir sumber daya, tenaga kerja, material, peralatan dan modal secara efektif dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen sesuai kebutuhan proyek.

Tujuan Struktur Organisasi Proyek

Mengapa perlu ada struktur organisasi proyek dalam sebuah perusahaan? Tentunya dibentuknya struktur organisasi proyek tidak serta merta tanpa tujuan yang jelas, namun disebabkan ada berbagai macam yang harus dipertimbangkan. Dalam hal ini, seperti siapa saja yang memiliki tanggung jawab besar pada keberhasilan proyek yang sedang dijalankan, apakah orang tersebut bisa mengemban tugasnya dengan benar atau tidak.

Selain untuk menentukan wewenang dan tanggung jawab, tujuan struktur organisasi proyek tak lain untuk menyusun mekanisme dan pengendalian proyek agar bisa berjalan dengan mulus. Tak hanya itu saja, struktur organisasi berfungsi untuk mengelompokkan penanggung jawab kegiatan, dan juga mengidentifikasi dan pembagian kegiatan.

Meski tidak semua menggunakan struktur organisasi seperti ini terlebih seperti jenis-jenis proyek yang jarak waktu tempuhnya hanya sebentar, dan sederhana, mungkin akan cukup untuk dipegang oleh beberapa orang saja. Berbanding terbalik dengan jenis proyek yang memakan waktu lama, dengan semakin besar proyek yang dilakukan akan semakin kompleks juga struktur organisasinya.

Jabatan dan Tanggung Jawab

Menurut PMBOK^® Guide (2021), jabatan organisasi proyek adalah tampilan grafis dari anggota tim proyek dan hubungan pelaporan. Ini bisa formal atau informal, sangat rinci atau dibingkai secara luas, berdasarkan kebutuhan proyek. Misalnya, bagan organisasi proyek untuk tim tanggap bencana 3.000 orang akan lebih besar detail daripada bagan organisasi proyek untuk proyek internal 20 orang.

Oleh karena itu, organisasi proyek menjadi alat yang vital dalam pengendalian dan pelaksanaan proyek. Organisasi proyek dikatakan berhasil jika mampu mengendalikan tiga hal utama yaitu mutu, waktu dan biaya. Suatu organisasi mempunyai ciri-ciri adanya sekelompok orang yang bekerja sama atas dasar hak, kewajiban dan tanggung jawab masing-masing.

Dalam organisasi suatu proyek dijelaskan batasan-batasan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan kedudukan dan fungsi masing-masing. Dengan adanya batasan-batasan tersebut dapat dihindari adanya tumpang tindih tugas, maupun pelemparan tanggung jawab, sehingga semua permasalahan yang timbul dapat ditanggulangi secara menyeluruh, terpadu dan tuntas.

1. Project Manager

Jabatan pertama yakni Project Manager, yang mana mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu membuat perencanaan kegiatan operasional pelaksanaan proyek, mengatur atau mendelegasi tugas operasional pelaksanaan proyek, melaksanakan kegiatan operasional pelaksanaan proyek, mengontrol pelaksanaan operasional pelaksanaan proyek, hingga monitoring pelaksanaan proyek dari mulai hingga selesai.

2. Site Engineer

Site Engineer dalam hal ini merupakan pembantu tugas project manager dalam perencanaan teknis setelah kontrak fisik ditandatangani, selain itu menjamin bahwa semua isi dari kerangka acuan pekerjaan ini akan dipenuhi dengan yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan major serta pemeliharaan jalan, membantu dan memberikan petunjuk kepada tim di lapangan dalam mencari pemecahan-pemecahan atas permasalahan yang timbul baik sehubungan dengan permasalahan teknis atau kontrak, yang terakhir yakni memeriksa hasil laporan pengujian serta menganalisanya.

3. Quality Control Staff

Tugas dan tanggung jawab Quality Control Staff secara garis besar merupakan mengendalikan kualitas atau mutu serta menguji produk sesuai dengan standar kualitas perusahaan. Selain mengendalikan kualitas, Quality Control Staff juga mengatur kegiatan operasional yang ada, serta menguji baik sebelum atau sesudah proses barang atau produksi barang.

4. Site Manager

Site Manager dalam hal ini hampir sama seperti Site Engineer, sama-sama merupakan pembantu dari Project Manager, namun Site Manager lebih memiliki wewenang dalam memeriksa secara rinci pekerjaan di lapangan dan mengeluarkan instruksi di lapangan kepada subkontraktor sesuai dengan rencana kerja yang telah disetujui. Dalam hal ini, Site Manager bertanggungjawab pada pelaksanaan pembangunan keseluruhan baik biaya, waktu dan mutu, dapat diberikan dalam beberapa bagian seperti pembuatan IMB, pengurusan PT dan CV, serta yang terakhir adalah mengenai perizinan.

5. Mechanic

Selanjutnya, ada mekanik yang mengerjakan berbagai mesin dan alat proyek. Bertanggung jawab mengenai pengujian, penyesuaian mesin dan peralatan yang bertanggung jawab atas perhitungan kualitas dan pengelolaan proyek sesuai dengan prinsip-prinsip teknik.

6. Supervisor

Umumnya bertanggung jawab dan bertanggung jawab atas personel yang melapor kepadanya. Jalankan meja kerja Anda dengan baik agar bawahan Anda dapat dengan mudah memahaminya. Selain itu, supervisor perlu mengarahkan, mengatur dan mengawasi karyawan.

7. SHE

SHE adalah singkatan dari Safety, Health and Environment. Mereka bertugas membuat program kerja dan K3 untuk membuat lingkungan kerja sehat. Tinjauan kesehatan dan keselamatan kerja serta pencegahan kecelakaan kerja. Selalu instruksikan karyawan Anda untuk selalu mengikuti aturan sesuai SOP perusahaan.

Itu dia ulasan mengenai apa itu struktur organisasi proyek dan tanggung jawabnya. Semoga menambah wawasan Anda guna menciptakan kualitas manajemen proyek yang lebih baik.

Perbaharui selalu informasi terkini tentang manajemen proyek di sini bersama Tomps.id, your project management solution!