Tahun 2020 sepertinya menjadi tahun yang penuh tantangan bagi semua orang. Mulai dari kebakaran hutan hebat di Australia, banjir bandang hingga tanah longsor di Tanah Air, juga munculnya virus Covid-19.

Bermula dari Wuhan, China, kini virus ini telah merebak ke seluruh dunia dan menandai era pandeminya higga saat ini.

Tak ayal, virus ini pun otomatis memukul banyak sektor kehidupan. Di industri konstruksi misalnya, Covid-19 juga berdampak pada perubahan pola aktivitas manajemen proyek di lapangan. Di saat ini, project manager harus memiliki ketahanan kuat untuk memastikan progres proyek tetap berjalan efektif. Sayangnya, akan ada banyak unsur dalam alur pengerjaan proyek yang mau tidak mau harus diadaptasi dengan kondisi saat ini.

Berikut 7 cara mengelola proyek yang harus project manager lakukan di tengah pandemi!

Cara Mengelola Proyek

1. Project Execution

Pandemi covid-19 secara otomatis merubah pola kerja kita ke arah transformasi digital. Hal ini kemudian membuat kita memastikan satu hal, kita tidak mungkin kembali bekerja dengan tradisi lama, melainkan mengubahnya ke era new normal. Seperti misalnya bekerja jarak jauh dari rumah. Namun, kita juga tidak bisa mengelak ada orang-orang dengan sisi extrovert yang butuh untuk bertemu dan bersosialisasi dengan orang lain. Selain itu, sebagian orang juga merasa kesulitan dalam bekerja tanpa pengawasan langsung karena sulit untuk tetap fokus, meski sebagian lainnya mungkin tidak merasakan hal yang sama. Namun, disinilah peran anda sebagai project manager diuji.

Sebagai project manager, anda harus menggunakan ‘topi kepemimpinan’ anda untuk membimbing dan melatih tim agar berhasil melakukan pekerjaannya dari jarak jauh. Anda juga perlu rutin melakukan video conferencing untuk membahas bagaimana progres proyek berjalan dan bagaimana pendapat tim tentang efektivitas pola kerja yang sedang ditetapkan. Memang, tidak semua jenis pekerjaan dapat dilakukan jarak jauh. Ada beberapa tugas yang juga perlu dikerjakan secara langsung di lokasi. Namun sekali lagi, anda juga harus menjadikan keselamatan tim anda sebagai prioritas pertama, kedua, dan ketiga. Terapkan cara mengelola proyek yang satu ini!

2. Project Communications

Pandemi Covid-19 bukan hanya mengubah cara anda dan tim bekerja, namun juga pola komunikasi dalam proyek. Karena anda dan tim tidak bisa terlalu sering bertemu secara fisik, kebutuhan akan komunikasi jarak jauh yang intensif kini jadi lebih penting.

Berikut tips dalam menggelar rapat harian agar efektif yang bisa anda coba lakukan:

  1. Jangan menggelar rapat terlalu lama, buat singkat namun dengan pembahasan yang padat.
  2. Berfokuslah untuk mendiskusikan apa yang telah tim capai, apa yang sedang mereka lakukan, dan hambatan apa yang mereka hadapi ketika bekerja.
  3. Diskusikan kondisi detail setiap unit kerja secara terpisah hanya dengan anggota tim yang relevan untuk memberikan banyak informasi.
  4. Lakukan rapat pada waktu yang sama secara rutin.
  5. Karena harus meminimalisir pertemuan rapat fisik, maka anda perlu berkomunikasi dengan para stakeholder untuk mengubah rapat mingguan hingga bulanan menjadi pertemuan virtual saja.
  6. Terakhir, anda juga harus mengomunikasikan tentang penyesuaian komunikasi dalam proyek sejelas-jelasnya kepada seluruh

3. Project Deliverables

Prioritas proyek juga dapat berubah karena pandemi Covid-19 ini. Karenanya, anda sebagai project manager harus mengonfirmasikan kembali beberapa kesepakatan yang dirasa tidak dapat dilakukan setelah pandemi berlangsung. Misalnya, sebelum pandemi klien meminta untuk proyek dapat diselesaikan pada bulan ke-8. Namun, keadaan yang berubah memaksa proyek untuk diselesaikan lebih lama, misalnya pada bulan ke-12. Di saat ini seperti inilah anda harus menjalin komunikasi yang baik dengan klien. Di saat seperti ini klien juga mungkin akan berfokus pada pengerjaan proyek yang selesai sesuai anggaran yang ditetapkan, bukan pada tenggat waktu yang tetap.

4. Project Risk

Meskipun tanpa datangnya pandemi Covid-19, melakukan peninjauan resiko secara berkala seharusnya sudah menjadi agenda rutin project manager. Mari bayangkan kemungkinan adanya penundaan pengiriman dari vendor, hingga meningkatnya kompleksitas karena bekerja jarak jauh. Jika sudah, identifikasi semua resiko baru tersebut, nilai besarnya dampak dan probabilitasnya, kemudian rencanakan respon dan hitung biaya kontingensi atas resiko tersebut.

Perlu diperhatikan, biaya darurat ini berpotensi menghabiskan seluruh anggaran cadangan pengelolaan yang tersedia. Karenanya, anda perlu berdiskusi dengan klien tentang penggunaan anggaran cadangan dan potensi adanya pembengkakan anggaran proyek.

5. Project Supply Chain

Cara mengelola proyek selanjutnya adalah menaruh perhatian lebih pada pasokan bahan baku. Dampak pandemi pada proyek juga terasa pada aspek ketersediaan bahan baku. Karena itu, segera hubungi vendor yang anda pilih dan tanyakan apakah ada potensi penundaan pengiriman bahan baku atau produk yang diperlukan untuk proyek anda. Ini akan membantu anda mengetahui pasti rantai pasokan bahan baku untuk menghindari kemacetan progres.

Selain itu, anda juga harus mencari daftar vendor potensial lainnya untuk berjaga-jaga jika vendor yang telah dipilih sebelumnya mengalami kekosongan pasokan. Biasanya, ketika ketersediaan bahan baku menipis dan sulit diproduksi, harganya akan melambung. Perubahan harga ini harus anda catat sebagai perhitungan biaya kontingensi yang baru.

6. Project Schedule

Belum ada yang tahu pasti kapan pandemi ini akan berakhir, termasuk anda. Hal ini kemudian juga berpengaruh pada cara mengelola proyek yang sudah anda terapkan sebelumnya. Salah satunya, pada aspek rencana aktivitas proyek yang mungkin sebelumnya sudah anda buat. Karenanya, anda harus berkomunikasi dengan tim untuk mengidentifikasi perkiraan penjadwalan yang tidak valid dan menilai bagaimana hal itu akan berdampak pada aktivitas proyek Anda secara keseluruhan. Setelah anda mengembangkan jadwal proyek baru yang sudah diadaptasi dari kondisi saat ini, diskusikan hal ini dengan klien anda, dan pertimbangkan apakah akan ada dampak pada kontrak atas perubahan ini.

7. Project Cost

Salah satu aspek yang juga terdampak besar adalah anggaran proyek. Beberapa elemen yang mungkin berdampak pada anggaran proyek adalah biaya rantai pasokan, biaya risiko, biaya kontingensi, dan potensi biaya tambahan lainnya. Jika perubahannya cukup signifikan, anda mungkin harus segera melaporkan dan mendiskusikannya dengan klien untuk mendapatkan solusi terbaik. Sebagai project manager, anda juga harus memberikan gambaran tentang bagaimana pandemi telah berdampak besar pada proyek. Kemudian, berikan usulan atau solusi yang anda tawarkan di mana hal ini tentunya harus menguntungkan semua pihak yang terkait.

Itu dia 7 cara mengelola proyek di tengah pandemi yang harus anda pahami. Ketahui lebih banyak wawasan tentang manajemen proyek di sini bersama Tomps.id!