Project scope dan product scope adalah dua hal berbeda yang penting untuk anda identifikasi dengan cermat. Jadi, sudahkan anda mengetahui bagaiman cara mengidentifikasi keduanya?

apa itu project scope bagaimana cara menentukan project scope

Apa Itu Project Scope?

Menentukan ruang lingkup proyek (project scope) adalah langkah pertama dalam menetapkan jadwal, anggaran, dan alokasi sumber daya proyek.  Melansir PMI, project scope adalah pekerjaan yang diperlukan untuk memproduksi project deliverable yang diinginkan. Beberapa hal yang diperhatikan dalam identifikasi project scope umumnya mencakup waktu (time), anggaran (budget), hingga sumber daya manusia (resources). Scope proyek ditentukan oleh struktur rincian kerja yang mana jika terjadi perubahan, maka harus perubahan tersebut hanya bisa dilakukan melalui prosedur formal.

Project scope yang dibuat melalui kesepakatan antara klien, sponsor, dan project manager akan mengikat tim proyek dalam melakukan pengembangan. Oleh karena itu, dokumen proyek satu ini harus dijabarkan dengan sangat jelas dan terperinci. Dokumen project scope yang dibuat dengan baik dapat membuat seorang manajer proyek bekerja jauh lebih nyaman serta proyek yang jauh lebih sedikit hambatan.

Apa Itu Product Scope?

Dalam manajemen proyek, ruang lingkup produk (product scope) didefinisikan sebagai sebuah bidang fitur dan fungsi yang menjadi ciri suatu produk. Product scope mengacu pada jumlah item berbeda yang ditawarkan perusahaan anda untuk nantinya dipasarkan. Misalkan, pada product scope dalam bentuk barang dapat diidentifikasi pada aspek bagaimana sebuah barang bekerja, spesifikasinya, dan bagaimana pengembangannya pada iterasi selanjutnya. Tujuan bisnis perusahaan biasanya menentukan ruang lingkup produk yang dikembangkan. 

Dalam proses identifikasi product scope, para tim pengembang sering kali terjebak dalam mode “dunia fitur” ketika mendefinisikannya. Dunia fitur sendiri adalah budaya penciptaan produk yang berfokus pada produksi banyak produk, dengan biaya organisasi dan bisnis yang besar. Sayanya, fokus ini dapat berbahaya bagi perusahaan karena pendekatan yang digunakan tidak mengutamakan persepektif pasar atau pengguna, namun idealisme inovasi fitur secanggih mungkin. Karena itu, komunikasi dalam proses identifikasi product scope sangat penting untuk melibatkan seluruh tim pengembang dan stakeholder yang memiliki pengaruh besar. 

Bagaimana Cara Menentukan Project Scope?

1. Jabarkan Tujuan Utama Proyek

Untuk menentukan project scope yang tepat, anda harus sangat jelas tentang diharapkan dari proyek ini. Anda dapat menggunakan formula S-M-A-R-T ini untuk melakukan identifikasi project scope:

Spesific: Apa tujuan utama yang ingin proyek anda capai?

Measurable: Bagaimana cara mengukur pencapaian yang diraih?

Achievable: Apakah tujuan ini mungkin untuk tim anda capai?

Realistic: Apakah tujuan ini bisa dicapai tanpa melebihi anggaran?

Timely: Apakah tujuan ini dapat dicapai pada tenggat waktu yang ditetapkan?

2. Temukan Hambatan Potensial

Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi area di mana proyek anda mungkin tersendat. Buat mitigasi risiko dengan membuat daftar hal yang mungkin akan menyebabkan penundaam, pembengkakan biaya, hingga hal kritis seperti gagal proyek. Meski pada tahap awal identifikasi resiko seringkali disepelekan, pastikan untuk tidak pernah melompati tahapan ini demi pondasi manajemen proyek yang kokoh di masa depan.

3. Identifikasi Sumber Daya Yang Diperlukan

Berapa banyak uang yang akan dikeluarkan untuk proyek anda? Modal bahan baku hingga peralatan apa saja yang dibutuhkan? Berapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan? Berapa lama proyek berlangsung? Semua pertanyaan ini perlu dijawab anda jawab secara rinci. 

Penghitungan sumber daya yang akurat akan menjaga proyek tetap berjalan sesuai jadwal dan memiliki dampak jangka panjang. Penting untuk diingat, jangan pernah mengabaikan pencatatan biaya yang anda anggap “receh”, karena kasus pembengkakan biaya (cost overrun) juga serigkali muncul karena abainya pencatatan pada biaya-biaya kecil ini.

4. Buat Penjadwalan Proyek 

Setelah menetapkan tujuan, hambatan, dan sumber daya, anda dapat menyusun penjawalan atas tiap milestone yang harus proyek anda capai. Buat tenggat waktu dalam bentuk bulan, tanggal, hingga waktu di mana sebuah aktivitas dalam proyek anda harus dalam status selesai (delivered). Pastikan pula agar seluruh tim dapat mengakses laman penjadwalan ini dengan mudah dan jelas sehingga mereka lebih bertanggung jawab atas tugasnya masing-masing. 

Untuk memudahkan kolaborasi proyek dari tahap inisisasi, pendelegasian tugas, penjawalan, hingga pelaporan status terkini, anda dapat menggunakan sistem manajemen proyek yang dapat mengelola seluruh aktivitas ini dalam satu dashboard yang sama. Aplikasi manajemen proyek profesional Tomps memastikan anda untuk mengelola proyek dengan lebih mudah, transparan, dan akurat dengan berbagai smart features yang dimilikinya. Klik di sini untuk mengetahui lebih lanjut!

5. Identifikasi Daftar Pemangku Kepentingan

Pemangku kepentingan (stakeholder) adalah siapa saja yang memiliki kepentingan atau dampak dalam proyek anda. Seperti project owner, sponsor, investor, pemerintahan, dan lain-lain. Buat daftar setiap individu atau organisasi yang harus berada dalam lingkaran proyek dan memiliki tanggung jawab yang signifikan dalam memastikan proyek terus berjalan.

Bagaimana Cara Menentukan Product Scope?

1. Pahami Siapa Pengguna Anda

Sebelum Anda mulai mendefinisikan fungsionalitas produk, anda perlu mengumpulkan informasi dasar atas produk itu sendiri. Karena itu, hal besar pertama yang perlu anda lakukan adalah mengidentifikasi siapa pengguna produk anda dan apa yang mereka butuhkan.

Hal dasar dan penting dari proses penciptaan produk yang sukses adalah menyadari bahwa anda bukanlah pengguna produk anda, namun orang lain dengan berbagai kebutuhannya. Untuk memecahkan masalah mereka, anda harus mencoba memahami bagaimana perasaan mereka, apa tujuan mereka, dan bagaimana mereka berperilaku. Salah satu alat yang bisa anda gunakan adalah buyer persona map melalui wawancara. Dengan ini, anda dapat memahami kebutuhan dan harapan pengguna, memutuskan fitur mana yang akan disertakan dalam prototipe, hingga mengevaluasi produk akhir.

2. Identifikasi Proposisi Nilai Produk Anda

Proposisi nilai (product value proposition) adalah nilai produk yang anda tawarkan kepada pelanggan. Untuk mengidentifikasinya, anda dapat menggunakan elevator pitch sebagai mediumnya. Di dalamnya, ada harus menjabarkan beberapa hal seperti:

Menjelaskan bagaimana produk Anda memecahkan masalah pengguna dan bagaimana memenuhi kebutuhan mereka.

Mendefinisikan manfaat spesifik yang diberikan produk.

Memberi tahu pelanggan mengapa mereka harus menggunakan produk anda, bukan yang lain. 

3. Identifikasi Fungsionalitas Utama

Langkah selanjutnya untuk menentukan product scope adalah menentukan dan memprioritaskan fitur pada produk anda. Pertimbangkan persona pengguna dan proposisi nilai produk anda. Salah satu cara yang bagus untuk mengidentifikasi fitur-fitur utama adalah melalui metode 5W1H. Teknik ini membantu tim untuk membuat keputusan desain fitur produk melalui enam pertanyaan dasar berikut:

Who: Siapa yang akan menjadi pengguna produk anda?

What: Apa fitur yang ditawarakan produk anda?

Where: Di mana produk ini digunakan?

When: Kapan produk ini digunakan?

Why: Mengapa produk anda dibutuhkan?

How: Bagaimana produk anda digunakan?

4. Memprioritaskan Fitur Berdasarkan Kebutuhan

Fokus utama pada tahap awal pengembangan adalah hanya pada fitur-fitur yang yang menyelesaikan kebutuhan utama pengguna. Fitur yang tidak sesuai dengan kebutuhan inti harus dipotong, tidak harus selamanya, tetapi setidaknya dari versi pertama produk anda. Memiliki produk dengan beberapa fitur fungsional yang dipoles akan lebih baik daripada produk yang terlalu rumit namun faktanya tidak diminta oleh pengguna. 

Salah satu cara paling efektif untuk memprioritaskan fitur adalah menggunakan matriks produk. Dalam matriks ini, masukkan seluruh fitur-fitur yang ingin tim anda kembangkan dan kategorikan mereka berdasarkan nilai kebutuhannya dan nilai bobot pengerjaannya. 

5. Tentukan Minimum Viable Product (MVP)

MVP adalah salah satu jenis strategi pengembangan produk yang umumnya dilakukan oleh perusahaan pengembang (startup). Melansir Forbes, MVP adalah produk dengan serangkaian fitur dasar yang cukup untuk menarik perhatian pengguna awal namun tetap menyajikan solusi yang unik. Memiliki konsep produk dengan variabel minimal terkesan sederhana, beberapa perusahaan seringkali salah dalam menginterpretasikan konsep utama dari MVP ini. 

Konsep ini sejatiya ingin mencegah pengembang kehilangan fokusnya saat proses perilisan awal. Di mana, mereka seringkali memasukkan sebanyak-banyaknya fitur inovatif dalam produk mereka dan menghabiskan banyak biaya, dibandingkan menciptakan sebuah produk yang cukup dan bagus di awal perilisan. 

-MVP adalah metode ideal untuk:

-Perilisan produk dalam waktu singkat

-Mengurangi biaya implementasi

-Menguji permintaan produk sebelum merilis produk lengkap.

-Menghindari kegagalan dan kerugian modal yang besar.

-Mendapatkan wawasan berharga tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak selama perilisan awal. 

-Mengumpulkan basis pengguna produk

Itu dia ulasan mengenai apa itu project scope, product scope, dan bagaimana cara menentukan kedua jenis ruang lingkup ini dengan tepat. Semoga menambah wawasan anda guna menciptakan kualitas manajemen proyek yang lebih baik.

Perbarui selalu informasi terkini dan menarik lainnya seputar manajemen proyek di sini bersama Tomps, your project management solution!