Beberapa pencarian populer menuliskan “Bagaimana cara mengelola proyek dengan baik?”. Namun ulasan kali ini lebih jauh dari itu, yakni “Bagaimana mengelola beberapa proyek secara bersamaan dengan baik?”

Dalam beberapa kebutuhan bisnis ataupun kebutuhan personal, project manager seringkali dihadapkan untuk mengelola beberapa proyek secara bersamaan dalam satu waktu atau berdekatan. Sayangnya, manusia tidak dapat mengelola beberapa proyek secara bersamaan dan memastikan semua proyek itu berjalan optimal. Mengapa?

Tidak ada jawaban sederhana atau pun metodologi yang benar-benar sesuai untuk menjawab pertanyaan ini. Satu-satunya metodologi yang bisa menjadi pedoman adalah metodologi manajemen proyek itu sendiri. Project Management Trainer, Mike Clayton, mengatakan, “Apa pun pendapat orang-orang di luar sana, faktanya manusia tidak bisa melakukan hal yang disebut multitasking. Multitasking hanya berkerja jika berbagai pekerjaan anda memiliki bobot kognitif yang rendah”. Misalkan, ketika anda sedang bekerja, fokus anda akan terganggu ketika anda juga harus mendengarkan orang lain bercerita. 

Meski begitu, ada beberapa tips bagaimana cara mengelola beberapa proyek secara bersamaan yang bisa anda coba. Simak ulasannya hingga akhir, ya!

10 Tips Mengelola Beberapa Proyek Secara Bersamaan

1. Selalu Mulai Dengan Membuat Rencana, Rencana, dan Rencana

Hal pertama yang harus anda pastikan adalah adanya workload yang jelas dan dipahami seluruh tim. Uraikan ruang lingkup proyek, tujuan yang ingin dicapai, timeline pekerjaan, dan penanggung jawab untuk tiap jenis pekerjaan. Jika seluruh tim anda sudah memahami apa saja tanggung jawab dan tujuan yang harus dicapai, hal ini tentu akan meminimalisir adanya inkonsistensi terhadap rencana awal. Hal ini semakin penting ketika anda mengelola beberapa proyek dalam waktu yang bersamaan atau berdekatan.

2. Bukan Multitasking, Tapi Serial Monotasking

Secara alamiah, manusia memang tidak diciptakan untuk melakukan berbagai pekerjaan dengan bobot kognitif yang sama. Multitasking dengan bobot kognitif yang sama adalah sesuatu yang tidak mungkin. Karena itu, dibandingkan memaksakan diri mengikuti istilah multitasling yang populer, anda bisa menerapkan prinsip serial monotasking.

Konsep serial monotasking mengarahkan anda untuk melakukan satu tugas atau aktivitas dengan perhatian penuh dalam satu waktu dan menyelesaikan pekerjaan lain setelahnya. Dalam bentuk metafora, konsep ini menggambarkan anda menggunakan berbagai warna topi yang berbeda-beda, di mana warna tiap topinya melambangkan identitas proyek anda. Ketika anda sedang fokus mengelola proyek A, maka gunakan topi A. Jika proyek A sudah selesai dikerjakan dan ingin berganti fokus ke proyek B, maka gunakan topi B.

3. Gunakan Pendekatan “Commander’s Intent”

Pendekatan ini mendorong project manager untuk mengumpulkan seluruh penanggung jawab divisi untuk memberi tahu mereka apa yang ingin ia capai dan prinsip-prinsip yang mendasarinya sehingga semua orang memiliki gambaran yang sama. Hal ini dilakukan karena project manager menyadari bahwa ia mungkin tidak dapat selalu terhubung dengan proyek. Sehingga, ia kemudian memberikan instruksi tentang apa yang harus dicapai oleh setiap penanggung jawab untuk mencapai hasil yang diinginkannya. Misalnya, “saya ingin lusa tahapan I dan II sudah selesai minimal 70%, tolong A selaku kepala divisi teknis untuk terus memantau progres di lapangan”.

4. Perhitungkan Critical Path Setiap Proyek

Jika anda harus mengelola banyak proyek secara bersamaan, hal lain yang paling tidak anda lakukan adalah mencoba menghindari semuanya mencapai titik kritis (critical path) pada saat yang bersamaan. Buat Work Breakdown Structure (WBS) secara terperinci dan pastikan critical path antara satu proyek dengan proyek anda lainnya tidak berdekatan. Hal ini akan membantu pola pikir yang lebih dinamis dengan bobot perhatian yang seimbang.

5. Pastikan Akses Informasi Cepat dan Tidak Menghabiskan Waktu

Bayangkan anda sudah sangat sibuk mengelola berbagai aktivitas proyek yang berbeda, namun masih harus menghadapi akses dokumen proyek yang sulit dan memakan waktu. Tentu akan menghabiskan waktu yang tidak perlu, bukan?

Karena itu, pastikan anda mengelola berbagai proyek dengan sistem manajemen proyek yang terintegrasi dengan berbagai kebutuhan aktivitas proyekn anda. Gunakanlah sistem manajemen proyek yang dapat membantu anda melakukan penjadwalan, delegasi tugas, pemantauan status proyek terkni, hingga akses berbagai laporan proyek dengan cepat dan akurat. Kabar baiknya, aplikasi manajemen proyek Tomps telah menyediakan berbagai fitur untuk membantu mobilitas proyek anda. Klik di sini untuk mengetahui lebih lanjut!

6. Bukan Dari Yang Termudah, Urutkan Pekerjan Berdasarkan Bobot Dampaknya

Ketika terlalu banyak pekerjaan yang harus kita tangani, kita cenderung ingin mengerjakannya dari yang paling mudah dan lalai untuk merencakan prioritas sebenarnya. Alih-alih mulai mengerjakan tugas yang dinilai paling mudah, mulailah dengan memprioritaskan pekerjaan anda berdasarkan mana yang memiliki dampak terbesar pada tujuan proyek atau perusahaan. Prioritaskan pekerjaan secara strategis di tingkat makro (yaitu mendorong proyek berdampak rendah ke kuartal berikutnya) dan tingkat mikro (mengatur daftar tugas harian berdasarkan bobotnya).

7. Vital, Komunikasikan Tujuan Dengan Jelas

Komunikasi adalah hal yang vital untuk sebuah proyek. Salah satu masalah yang seringkali menimbulkan dampak besar yang tidak terkontrol juga seringkali bersumber dari kualitas komunikasi. Dalam ruang lingkup ini, pastikan anda, tim, project owner, sponsor, dan stakeholder lainnya bekerja dengan tujuan yang jelas dan telah disepakati bersama. Anda tentu tidak ingin mengerjakan proyek dan membuang seluruh tenaga anda untuk hasil yang tidak diinginkan klien anda, bukan?

Masalah komunikasi ini kian menjadi hal yang kritis jika anda dihadapkan pada beberapa proyek secara bersamaan. Karena itu, mulai gunakan sistem manajemen proyek terpadu yang bisa meningkatkan visibilitas proyek anda. Dengan ini, anda pun dapat lebih tenang dalam mengelola beberapa proyek sekaligus karena penjadwalan, daftar tugas, dan timeline proyek secara keseluruhan dapat diakses dengan jelas oleh seluruh tim di lapangan.

8. Workload Anda Sudah Terlalu Membludak? Mulai Delegasikan!

Jika anda memiliki anggota tim tepercaya yang siap membantu, manfaatkan mereka sebaik mungkin. Hal ini bisa menjadi jalan keluar atas kebingungan anda ketika menghadapi daftar pekerjaan yang menumpuk dan tenggat waktu yang saling berkejaran. Meski begitu, mendelegasikan tugas tidak berarti membebaskan diri dari segala sesuatu yang berkaitan dengan tugas yang memang menjadi tanggung jawab anda. Anda tetap harus melakukan pengawasan kepada mereka untuk memastikan pekerjaan dilakukan secara efektif dan sesuai standar yang disyaratkan.

9. Hindari Terlalu Banyak Notifikasi di Beberapa Platform Terpisah

Ada beberapa halangan dalam merencanakan setiap proyek di lokasi yang berbeda di mana anda seringkali kesulitan untuk melihat semua pekerjaan yang dilakukan satu orang di semua proyek anda yang berbeda. Mengelola semua proyek anda di workload platform yang sama adalah cara yang bisa membawa banyak kemudahan untuk anda. Dengan ini, anda bisa melihat semua tugas di setiap proyek, penanggung jawab untuk setiap tugas, tenggat waktu, hingga laporan isu yang terjadi. Anda tidak perlu lagi mengecek setiap email, pesan di berbagai grup obrolan, hingga berbagai aplikasi terpisah lainnya untuk mengelola seluruh proyek anda. Tidak semua workload platform memiliki seluruh fitur ini, jadi pastikan memilih sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan anda.

10. Mulai Merasa Sangat Kewalahan (Overwhelm)? Pelajari Cara Mengendalikannya

Tips mengelola beberapa proyek secara bersamaan yng terakhir adalah mampu mengendalikan perasaan kewalahan (overwhelmed). Kewalahan datang saat anda tidak merasa memegang kendali. Menjadi project manager berarti belajar untuk tidak membiarkan proyek yang besar dan kompleks membuat anda kewalahan. Meskipun realitanya, ada saat di mana anda merasa bawah beban proyek yang anda pikul menjadi berkali-kali lipat lebih berat dari seharusnya.

Untuk mengatasinya, anda bisa mencoba untuk mengoptimalkan kemampuan anggota tim dalam menerima peran dan tanggung jawab yang diberikan. Selain itu, anda juga bisa memecah tugas dengan bobot yang besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil yang membuatnya terasa lebih mudah untuk diselesaikan. Anda juga bisa menyisihkan waktu relaksasi yang cukup setiap hari atau setiap minggu agar bisa kembali bekerja dengan perasaan positif.

Itu dia 10 tips mengelola beberapa proyek dalam waktu bersamaan. Semoga membantu anda untuk menjaga efektivitas, efisiensi, dan kualitas seluruh proyek anda saat ini.