Sering mengalami cost overrun dalam jumlah besar? Awas, bisa jadi ini karena anda tidak memahami cara mengontrol RAB dengan baik.

Melansir dari Smallbusiness.chron, setidaknya ada sekitar 85% proyek yang mengalami over budget atau cost overrun dari perencanaan anggaran awalnya. Pembengkakan biaya (cost overrun) ini sendiri adalah biaya konstruksi sebuah proyek yang melebihi anggaran proyek yang sudah di ditetapkan di tahap awal ketika berjalan di tahap pelaksanaan. Faktor internal penyebab cost overrun pada proyek misalnya seperti dokumen proyek, tenaga kerja, keuangan proyek, hingga peralatan kerja. Sedangkan, faktor eksternal cost overrun bisa berupa kondisi geografis hingga stabilitas ekonomi nasional maupun global, misalnya seperti yang terjadi saat ini selama era pandemi Covid-19. 

Untuk menghindari hal ini, salah satu yang dibutuhkan adalah manajemen anggaran yang baik sehingga Rencana Anggaran Biaya (RAB) dapat terkontrol. Jika tidak memahami cara yang baik untuk mengontrolnya, maka ancaman seperti fraud dapat menghantui proyek anda. Lalu, bagaimana cara mengontrol RAB proyek agar terhindar dari cost overrun? Simak ulasan yang telah Tomps.id rangkum di bawah ini!

Apa itu RAB Proyek?

Rencana Anggaran Biaya (RAB) adalah perhitungan biaya yang diproyeksikan akan dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dalam periode waktu tertentu. Melansir Bpsdm.pu.go.id, RAB dapat mencakup biaya material, alat, upah, dan biaya-biaya lainnya yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan atau proyek tersebut. Dokumen perencanaan anggaran ini wajib ada dalam berbagai kegiatan proyek, acara, maupun bisnis untuk melihat perkiraan besaran biaya yang akan dikeluarkan. 

Dalam proyek, orang atau pihak yang bertanggung jawab membuat perhitungan dan pembuatan RAB disebut Estimator, Quantity Surveyor (QS), atau Quantity Engineer (QE). Namun, umumnya project manager juga bertanggung jawab langsung untuk membuat rancangan anggaran biaya proyek.

Mengapa Membuat Perencanaan RAB Penting?

Lalu, mengapa anggaran proyek harus direncanakan?

RAB memiliki fungsi penting dalam menjaga stabilitas operasional. Bagaimana tidak, anggaran, atau sebut saja uang, adalah bahan bakar sekaligus mesin yang mendorong roda pergerakan proyek. RAB penting karena dokumen ini dijadikan sebagai acuan pelaksanaan proyek. Mulai dari dasar pemilihan kontraktor, sub kontraktor, pengadaan material dan jasa, hingga lelang agar seluruhnya sesuai dengan perencanaan. 

RAB adalah sarana untuk mengomunikasikan besaran perkiraan biaya proyek kepada para project stakeholder. Hal ini kemudian membuat RAB menjadi alat yang tidak statis. Rancangan anggaran biaya ini dapat terus mengalami penyesuaian karena berbagai faktor yang mengelilingi proyek, contohnya saja pandemi dan kebutuhan project stakeholder yang berubah. Tanpa dibuatnya RAB, proyek akan sangat mungkin mengalami pembengkakan (cost overrun) karena pengeluaran yang tidak terkontrol. Anda tentu tidak mengingin hal ini terjadi, bukan?

8 Cara Mengontrol RAB Proyek Agar Terhindar Dari Cost Overrun

1. Pahami Kebutuhan Utama Stakeholder

Project owner dan sponsor adalah beberapa dari project stakeholder yang memegang peranan penting dalam proyek. Jadi, kebutuhan dan keinginan mereka adalah hal utama yang harus anda pahami dengan baik. Bayangkan jika seorang project manager tidak dapat menangkap kebutuhan dari para project stakeholder vital ini. Bukan tidak mungkin hasil akhir dari proyek anda ternyata tidak sesuai dengan apa yang mereka inginkan, dan hal ini tentunya telah menghabiskan banyak waktu, tenaga, dan uang. 

Dibanding harus berhadapan dengan hal buruk di atas, akan lebih baik untuk anda meluangkan lebih banyak waktu dan menumbuhkan empati agar lebih baik dalam menyerap kebutuhan stakeholder. Karena pada akhirnya, semua aspek dalam proyek akan dipengaruhi oleh keinginan mereka. Jadi, pastikan untuk melakukan konfirmasi dan dokumentasi saat melakukan rapat bersama stakeholder, khususnya saat membuat kesepakatan khusus untuk ranah yang tidak bisa anda dan tim internal putuskan sendiri. 

2. Atur dan Pantau Key Performance Indicator (KPI)

Indikator Kinerja Utama atau Key Performance Indicator (KPI) tentu dibutuhkan untuk mengukur kesesuaian RAB anda dengan realisasinya di lapangan. Dalam KPI ini, anda dapat mengatur indikator dan memantau performansi penyerapan anggaran secara detail. Berbagai indikator seperti Actual Cost (AC), Planned Value (PV), Earned Value (EV), Cost Variance (CV), Return on Investment (ROI), dan lain-lain dapat anda manfaatkan sesuai kebutuhan. Pastikan juga tim untuk selalu memperbaharui informasi dalam KPI ini agar seluruh project stakeholder dapat melihat perkembangan terbaru. 

3. Lakukan Pemeriksaan Akurat

Kunci utama dalam mengontrol RAB adalah pemeriksaan yang akurat. Periksa dokumen pengajuan belanja proyek dengan cermat hingga ke detail angkanya sebelum melakukan persetujuan. Periksa juga kecocokan material yang digunakan di lapangan dengan pembelian yang diajukan. Kontrol seluruh indikator yang masuk dalam rincian biaya agar sesuai dengan perencanaan yang dibuat dalam RAB. Jika anda merasa tidak memiliki banyak waktu untuk melakukan pemeriksaan mendalam, menggunakan jasa audit dari eksternal juga bisa menjadi pilihan. 

4. Tanggap Dalam Menghadapi Perubahan

Perubahan bukanlah hal yang asing dalam ranah proyek, namun juga tidak serta-merta membuatnya mudah untuk dihadapi. Jadi, berpikir realistis terhadap adanya perubahan juga penting dalam mengontrol anggaran biaya proyek. Ada banyak faktor yang dapat membuat perubahan dalam proyek anda. Seperti harga material, sumber daya, tenaga kerja, nilai mata uang, kebijakan pemerintah, hingga hal ekstrim seperti pandemi saat ini. Jadi, pastikan telah menyisakan kolom untuk perubahan yang mungkin terjadi dan memasukan anggaran tak terduga untuk hal ini dalam RAB anda. Selain itu, anda mungkin bisa tetap menuntut konsistensi dari vendor dan pihak-pihak lainnya yang riskan mengubah kesepakatan awal karena perubahan ini. 

5. Persiapkan Manajemen Perubahan Sejak Awal

Manajemen perubahan (risk management) sayangnya juga seringkali dianggap sebelah mata. Padahal, kesiapan anda dalam mengelola perubahan dapat benar-benar berdampak besar pada stabilitas proyek kedepannya. Dalam kasus lainnya, perubahan seringkali tidak ditimbang-timbang berat ringan dampaknya. Sedangkan, perkiraan bobot perubahan yang keliru dapat membuang lebih banyak anggaran, waktu, dan tenaga untuk mengatasinya dari yang seharusnya. Jadi, pastikan untuk membuat perencanaan manajemen perubahan sejak tahap inisiasi bersama tim proyek anda. Lakukan identifikasi, penilaian, perencanaan respon, dan rencana darurat. Semua ini secara tidak langsung akan ikut membantu anda mengontrol RAB proyek dengan cermat. 

6. Selalu Komunikasikan Setiap Perubahan Kepada Stakeholder

Bicara soal perubahan, hal ini tentu tak akan lepas pada dampaknya pada keinginan awal stakeholder anda. Untuk menghindari kesalahpahaman dan merugikan salah satu pihak kedepannya, perubahan harus terus dikomunikasikan kepada stakeholder. Paparkan dengan terbuka, jelas, dan detail hal apa saja yang berubah dan apa dampaknya pada proyek. Hal ini dapat membuka ruang komunikasi dan menemukan jalan keluar terbaik yang menguntungkan seluruh pihak.

Perlu dicatat, perubahan yang terjadi tentu dapat mempengaruhi rancangan biaya proyek yang telah disepakati sebelumnya. Dalam rapat ini, komunikasikan bagaimana kebijakan yang harus dilakukan, termasuk dengan pengaruhnya pada anggaran proyek. Hal ini biasanya akan bergantung pada jenis kontrak yang disepakati sebelumnya, dimana dalam kontrak Lump Sum misalnya, stakeholder mungkin saja akan bertindak “tidak mau tahu” dan membebankan seluruhnya pada kontraktor. Meski begitu, hal-hal ini bisa saja berubah karena satu atau beberapa faktor lain.

7. Perbaharui Baseline Anggaran

Baseline adalah lingkup (scope), biaya (cost), dan jadwal (schedule) dalam sebuah proyek yang sudah direncanakan. Namun, mengingat proyek cenderung sering mengalami perubahan, memperbaharui kerangka baseline tentu perlu dilakukan. Mengapa demikian? 

Sama seperti anggaran biaya proyek yang perlu ditinjau kembali secara konstan agar tetap pada jalurnya, demikian juga sumber daya proyek dan lingkup lainnya yang juga berkontribusi pada biaya akhir. Secara teratur meninjau kembali perkiraan sumber daya dan kebutuhan saat ini akan membantu menjaga anggaran proyek tetap pada jalurnya dan menghindarkan anda pada scope creep, yang mana menjadi salah satu penyebab utama cost overrun. Menurut PMI, scope creep adalah salah satu jenis krisis yang didefinisikan sebagai penambahan fitur dan fungsionalitas lingkup proyek tanpa berdasarkan pada efek waktu, biaya, sumber daya atau persetujuan klien atau project stakeholder. 

8. Kontrol Penuh RAB Dengan Aplikasi Manajemen Proyek

Tahukah anda, salah satu penyebab kegagalan sebuah proyek adalah kurangnya akses Key Performance Indicators (KPI) oleh perusahaan yang terbatas, di mana sekitar 55% dari mereka tidak dapat mengakses KPI secara real-time. Sebagian besar proyek saat ini masih mempercayakan pengerjaan report pada perangkat berbasis online spreadsheet yang tentu memiliki banyak keterbatasan untuk memproduksi dokumen realisasi proyek. Hal ini menunjukan bahwa manajemen proyek sudah seharusnya bergerak pada medium digital yang lebih spesifik dan memiliki fitur yang cocok untuk mendukung mobilitasnya.

Memanfaatkan kecanggihan aplikasi manajemen proyek tentu menjadi jawaban terbaik atas permasalahan cost overrun yang bisa terjadi dalam proyek anda. Tomps sebagai software manajemen proyek, memiliki smart feature yang meningkatkan performa manajemen proyek. Berbasis online dan mobile, Tomps menawarkan nilai real time, transparansi, dan fleksibilitas dalam mengelola RAB dan aktivitas proyek secara keseluruhan.

Tomps juga dapat meminimalisir peluang terjadinya fraud hingga cost-overrun. Hal ini lantaran tersedianya fitur Project Cost untuk proyek anda. Lakukan kegiatan perencanaan biaya material, penunjukkan vendor, hingga pengajuan biaya material yang disertai evidence yang detail oleh tim di lapangan. Adanya fitur Geo-Maps membuat anda dapat mengetahui lokasi akurat dimana evidence diunggah ke sistem, sehingga proyek dapat berjalan lebih transparan, efektif, dan juga efisien. 

Itu dia ulasan lengkap mengenai cara mengontrol RAB proyek agar anggaran dapat terserap maksimal tanpa mendatangkan cost overrun yang menyebalkan. Jadi, tips nomor berapa yang baru anda ketahui? 

Perbaharui selalu informasi terkini tentang manajemen proyek di sini bersama Tomps.id, your project management solution!