Lingkup proyek yang kompleks teratasi lewat WBS!

Apakah anda pernah merasa kebingungan untuk mulai mengelola proyek karena bidang (scope) pekerjaan yang sangat kompleks? Salah satu jalan keluar atas masalah tersebut adalah dengan membuat Work Breakdown Structure (WBS). WBS adalah salah satu elemen penting dalam perencanaan proyek. WBS akan membantu anda memecah sebuah pekerjaan besar menjadi beberapa unit yang lebih kecil. 

Memecah pekerjaan menjadi tugas-tugas yang lebih kecil adalah teknik produktivitas yang umum yang digunakan untuk membuat pekerjaan lebih mudah dikelola dan dicapai penyelesaiannya. Melalui WBS, anda akan merasakan kemudahan dalam melihat rincian pekerjaan, membuat penjadwalan, melacak setiap perkembangan yang ada, mendeteksi masalah yang muncul, hingga melakukan estimasi anggaran dengan baik.

Work Breakdown Structure

WBS dapat dipahami dalam konsep sederhana berikut: “Bagaimana cara anda memakan gajah?”, jawabannya adalah dengan membagi gajah dalam potongan-potongan yang lebih kecil. Menurut PMBOK® Guide—Third Edition, WBS adalah dekomposisi hierarkis yang berorientasi pada hasil dari pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek dan hasil yang diinginkan. WBS mengatur dan mendefinisikan ruang lingkup keseluruhan sebuah proyek.

Dalam struktur WBS, setiap tingkat menurun mewakili definisi yang semakin rinci dari sebuah unit kerja. Tingkatan atas umumnya menjabarkan area kerja utama atau tujuan utama proyek. Elemen WBS yang lebih rendah kemudian memberikan detail untuk mendukung proses manajemen proyek seperti pengembangan jadwal, perkiraan biaya, alokasi sumber daya, hingga penilaian risiko. Komponen WBS tingkat terendah kemudian disebut sebagai paket pekerjaan yang berisi definisi pekerjaan yang harus dilakukan dan dapat dilacak setiap perkembangannya. Rincian paket pekerjaan ini nantinya dapat digunakan sebagai referensi dalam proses penjadwalan untuk mendukung penjabaran tugas, aktivitas, sumber daya, dan milestone selanjutnya.

1. Meningkatkan Akurasi Dalam Mendefinisikan Ruang Lingkup Proyek

WBS akan membentuk sebuah struktur pohon hierarkis untuk menjabarkan ruang lingkup (scope) proyek yang lebih terperinci. Setiap tingkatan dalam struktur ini kemudian akan memecah hasil atau tujuan proyek unit yang lebih spesifik dan terukur. 

2. Menetapkan Tanggung Jawab, Alokasi Sumber Daya, dan Pemantauan Proyek Yang Lebih Baik

WBS membuat proses product delivery menjadi lebih tepat dan konkret sehingga tim proyek tahu persis apa yang harus dicapai dalam setiap pengiriman. Ini juga memungkinkan perkiraan biaya, risiko, dan waktu yang lebih baik. Hal ini juga memungkinkan anda memeriksa ulang semua produk atau progres kemajuan yang dikirimkan kepada pemangku kepentingan dengan lebih spesifik dan memastikan tidak ada yang tertinggal atau bertumpang-tindih.

3. Menjadi Dasar Perancangan Jadwal dan Anggaran

WBS meletakkan informasi dasar sebagai referensi dalam pembuatan jadwal yang efektif dan rencana anggaran yang lebih baik. WBS yang sudah terdefinisi dengan baik memungkinkan sumber daya proyek dapat dialokasikan pada unit kerja yang spesifik, penjadwalan yang terperinci, dan estimasi anggaran yang tepat.

4. WBS Menciptakan Akuntabilitas

Informasi detail dalam WBS membuat setiap paket kerja lebih mudah untuk dimintakan pertanggungjawabannya pada pihak yang melaksanakannya. Melalui WBS, mereka tidak dapat “bersembunyi” jika dimintai pertanggungjawaban atas hasil pekerjaannya. 

5. WBS Meningkatkan Komitmen

Proses mengembangkan dan menyelesaikan WBS dapat menghasilkan semangat dan meningkatkan komitmen tim. Meskipun manajer proyek akan sering mengembangkan WBS pada tingkat yang lebih tinggi, ia akan meminta partisipasi tim intinya untuk menyempurnakan detail di dalamnya. Partisipasi ini akan menghasilkan rasa keterlibatan pada diri setiap anggota.

Struktur rincian kerja (WBS) yang efektif harus mengandung setiap elemen atau komponen berikut:

1. Tujuan proyek

2. Tahapan proyek

3. Daftar tugas pada setiap tahapan

Berikut adalah dua dari sekian banyak contoh struktur WBS yang dapat anda jadikan referensi untuk membuatnya:

Work Breakdown Structure

Work Breakdown Structure

Ingin membuatnya lebih mudah lagi? Anda bisa menggunakan aplikasi manajemen proyek Tomps dan mulai membuat WBS yang lebih profesional untuk proyek anda. Klik di sini untuk FREE TRIAL terbatas kami!

Itu dia ulasan ringkas mengenai apa itu Work Breakdown Structure, manfaat, dan langkah-langkah mudah membuatnya. Apakah anda sudah membuat WBS untuk proyek anda saat ini?

Perbaharui selalu informasi terkini tentang manajemen proyek di sini bersama Tomps.id, your project management solution!