Di era bisnis yang semakin kompleks dan dinamis saat ini, manajemen komunikasi proyek merupakan salah satu unsur penting dalam mengantarkan kesuksesan proyek-proyek perusahaan. Kemampuan untuk mengelola aliran informasi dengan efektif dan efisien di antara semua pemangku kepentingan proyek adalah hal yang tidak boleh terlewatkan. Manajemen komunikasi proyek yang efektif adalah salah satu faktor kunci untuk keberhasilan suatu proyek perusahaan. Berbicara mengenai manajemen proyek yang efektif, salah satu unsur terpenting yang tidak bisa diabaikan yaitu komunikasi proyek. Komunikasi yang baik adalah fondasi dari kolaborasi yang sukses dalam pengelolaan proyek yang efisien. Pada artikel ini, kita akan mengetahui pengertian manajemen komunikasi proyek, prosesnya, studi kasus, dan peran Tomps dalam mendukung keberhasilan manajemen komunikasi proyek pada perusahaan.

Pengertian Manajemen Komunikasi Proyek

Berdasarkan salah satu sumber artikel yang dipublikasikan oleh dictio.id, Manajemen Komunikasi Proyek adalah suatu proses yang mencakup pengumpulan distribusi, penyaluran, pencarian keterangan, dan perpindahan informasi di dalam proyek. Proses Manajemen Komunikasi harus dapat menyediakan informasi ke segenap anggota yang dibutuhkan untuk kesuksesan proyek. Setiap orang yang terlibat dalam proyek harus memahami bagaimana cara berkomunikasi efektif dalam pelaksanaan proyek. Ini melibatkan berbagai pihak yang ada di dalam proyek, termasuk tim proyek, pemangku kepentingan, dan pihak eksternal. Kompetensi ini harus dimiliki oleh seorang manajer proyek dengan tujuan agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat waktu, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan, dan diatur dengan tepat.

Proses Manajemen Komunikasi Proyek

Adapun proses manajemen komunikasi proyek yang mencakup beberapa tahapan penting yaitu sebagai berikut:

1. Pengumpulan Informasi: Ini adalah langkah awal di mana informasi yang diperlukan untuk proyek dikumpulkan. Informasi ini dapat berupa dokumen, laporan, data, atau komunikasi dari berbagai pihak terkait.

2. Distribusi Informasi: Setelah informasi dikumpulkan, langkah berikutnya adalah mendistribusikannya kepada pihak yang berkepentingan. Ini termasuk anggota tim proyek, klien, pemangku kepentingan, atau pihak eksternal yang terlibat dalam proyek. 

3. Penyaluran Informasi: Proses ini melibatkan mengirimkan informasi ke penerima yang dituju. Metode penyaluran informasi dapat bervariasi, mulai dari email, pertemuan, hingga platform berbasis web.

4. Pencarian Keterangan: Pada tahap ini, jika ada kebingungan atau perlu klarifikasi lebih lanjut, pihak yang menerima informasi dapat mencari keterangan tambahan untuk memahami informasi yang diterimanya.

5. Perpindahan Informasi: Informasi yang relevan harus dipindahkan dari satu bagian proyek ke bagian lain sesuai kebutuhan. Hal ini memastikan bahwa semua orang yang terlibat memiliki pemahaman yang sama tentang proyek.

Contoh Studi Kasus Manajemen Komunikasi Proyek

Dari salah satu sumber jurnal yang dipublikasikan oleh itsb, terdapat studi kasus penelitian di perusahaan berbasis Engineering, Procurement, Construction dan Manufacturing (EPCM) pada Kawasan Industri Jababeka Cikarang. Jurnal tersebut meneliti bagaimana peran komunikasi menjadi faktor kesuksesan suatu proyek di PT IPK. Hasilnya adalah PT IPK yang bergerak dalam berbagai proyek, telah sukses menerapkan manajemen komunikasi proyek yang efektif dengan mengadopsi berbagai metode dan media komunikasi untuk memastikan bahwa informasi proyek tersampaikan dengan baik. Salah satu metode yang diterapkan yaitu menggunakan media sosial sebagai alat komunikasi proyek. Penggunaan media sosial dalam manajemen komunikasi proyek di PT IPK telah memberikan sejumlah keuntungan signifikan, termasuk kemudahan interaksi, transparansi, fleksibilitas waktu, biaya efektif, dan akses mudah. Namun, penggunaan media sosial juga memberikan tantangan baru, salah satu kendala yang muncul adalah kurangnya interaksi sosial secara nyata dan kurangnya informasi secara detail mengenai progres suatu proyek. Oleh karena itu, perusahaan perlu menemukan keseimbangan yang tepat antara penggunaan teknologi dan interaksi manusia untuk memastikan komunikasi proyek berjalan secara efektif. Salah satu solusi untuk memaksimalkan dalam hal ini yaitu dengan memanfaatkan teknologi masa kini seperti aplikasi manajemen proyek. 

Peran Tomps dalam Manajemen Komunikasi Proyek

Manajemen komunikasi proyek merupakan sebuah aspek penting dalam mengelola kesuksesan suatu proyek. Di era serba teknologi ini, berbagai perusahaan telah mengadopsi solusi teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas komunikasi proyek mereka. Salah satu teknologi yang memiliki peran penting dalam hal ini yaitu aplikasi sistem manajemen Tomps.

Tomps merupakan sebuah sistem manajemen berbasis web dan mobile yang dirancang untuk melakukan perencanaan, kontrol, dan monitoring secara real-time. Sistem ini dapat membantu perusahaan untuk mengelola operasional dan aktivitas mereka secara lebih efektif. Tomps Project merupakan salah satu solusi digital yang memiliki peran penting dalam manajemen komunikasi proyek. Peran Tomps Project dalam manajemen komunikasi proyek yaitu dapat memberikan layanan terintegrasi dari keseluruhan proses manajemen proyek. Selain itu, Tomps Project juga dapat memaksimalkan performansi dan efisiensi manajemen proyek agar terpantau dengan mudah oleh seluruh project stakeholder.

Tomps memfasilitasi manajemen komunikasi proyek dengan cara berikut:

1. Monitoring Status Proyek & Progress Proyek: Aplikasi ini akan menginformasikan jumlah proyek, persentase akumulasi dari masing-masing proyek, persentase progress pelaksanaan proyek, dan periode pelaksanaan proyek.

2. Monitoring Capaian Progres & Skala Proyek: Tomps akan menginformasikan persentase capaian progress pelaksanaan proyek dengan nilai proyeknya serta mengakumulasi total proyek berdasarkan skala proyek.

3. Monitoring Kategori Proyek & Anggaran: Tomps akan menginformasikan akumulasi total proyek dan total nilai proyeknya sesuai dengan kategori dan segmen pada tingkatan perusahaan setiap proyeknya. Selain itu Tomps juga akan menginformasikan progres akumulasi total nilai anggaran proyek aktif sesuai dengan nilai rencana anggaran, nilai realisasi anggaran, sisa anggaran, dan juga persentase penyerapan anggaran.

4. Monitoring Isu: Melalui salah satu fitur canggihnya, Tomps dapat menampilkan informasi berupa daftar isu/kendala yang terjadi pada masing-masing proyek.

5. Fitur Proyek Aktif: Fitur ini akan menampilkan daftar proyek yang sedang berlangsung pelaksanaanya beserta informasi terkait nama proyek, nilai proyek, penanggung jawab yang terdiri dari project manager dan account manager, serta status dan persentase progress pelaksanaan proyek saat ini.

6. Dashboard Progress Proyek: Tomps menyediakan dashboard yang memudahkan pemantauan dan pelaporan kemajuan proyek. Ini sangat berguna untuk melaporkan kepada manajemen dan pemangku kepentingan.

Kesimpulan

Manajemen komunikasi proyek adalah elemen penting dalam pengelolaan proyek yang sukses. Ini melibatkan pengumpulan, distribusi, penyaluran, pencarian keterangan, dan perpindahan informasi secara efisien. Dalam dunia yang terus berkembang dan berubah ini, manajemen komunikasi proyek yang baik adalah fondasi dari kolaborasi yang sukses pada pengelolaan proyek yang efisien. Dengan memahami konsep, proses, dan peran teknologi dalam manajemen komunikasi proyek, perusahaan dapat meningkatkan peluang keberhasilan proyek mereka di tengah tantangan yang semakin kompleks. Artikel ini telah menguraikan pengertian manajemen komunikasi proyek, proses yang terlibat, studi kasus yang mengilustrasikan pentingnya komunikasi yang baik, dan peran Tomps dalam mendukung manajemen komunikasi proyek. Tomps menyediakan berbagai fitur yang memudahkan pemantauan, pelaporan, dan koordinasi proyek. Dengan bantuan teknologi sistem manajemen proyek seperti Tomps, manajemen komunikasi proyek dapat menjadi lebih efisien dan efektif, sehingga dapat mendukung keberhasilan proyek yang lebih besar.

Referensi:

Annisa, A. (2019). Manajemen komunikasi proyek: studi kasus perusahaan berbasis engineering, procurement, construction dan manufacturing (EPCM) kawasan industri Jababeka Cikarang. Planners Insight: Urban and Regional Planning Journal, 2(1), 026-034. 

Adityayudha. (2020). Apa Yang Dimaksud Dengan Manajemen Komunikasi Proyek?. Dictio. https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-manajemen-komunikasi-proyek/123857