Stakeholder proyek tentu ada di setiap proyek. Bukan hanya tim yang terlibat dalam pembangunan secara langsung saja yang perlu dikelola, tapi stakeholder juga membutuhkan manajemen project. Sebelum mengetahui bagaimana cara mengelolanya, simak dulu apa itu manajemen stakeholder proyek di bawah ini.

Apa Itu Manajemen Stakeholder Proyek?

Stakeholder proyek adalah pemangku kepentingan dalam sebuah proyek. Jadi manajemen stakeholder proyek merupakan proses mengatur komunikasi dengan para pemangku kepentingan dan mengelola harapan mereka. Manajer proyek mengoordinasikan banyak aspek proyek, termasuk manajemennya. Stakeholder biasanya mempunyai kepentingan atau pengaruh tertentu terhadap suatu proyek. Yang dimaksud stakeholder termasuk:

• Anggota tim: stakeholder langsung, karena keberhasilan suatu proyek dapat mempengaruhi kinerja di tempat kerja.
• Eksekutif: eksekutif suatu perusahaan juga dapat menjadi pemangku kepentingan dalam suatu proyek, karena proyek dapat mempengaruhi reputasi dan kesuksesan perusahaan.
• Pelanggan: pelanggan merupakan kelompok stakeholder karena mereka sering kali berinvestasi secara finansial dalam proyek dan mempunyai kepentingan dalam proyek yang sesuai harapan mereka.

Kenapa Manajemen Stakeholder Proyek Penting?

Manajemen stakeholder proyek penting karena dapat membantu manajer proyek dalam memastikan proyek mereka mampu memenuhi harapan stakeholder. Ketika suatu proyek mencapai tujuan ini, itu berarti proyek tersebut telah berhasil. Pemangku kepentingan juga biasanya mempunyai pengaruh terhadap kemajuan suatu proyek, jadi penting sekali untuk mengkomunikasikan hasil pekerjaan mereka secara teratur. Kepuasan stakeholder juga dapat mempengaruhi peluang dan reputasi bisnis di masa depan.

Apa Itu Analisis Stakeholder?

Analisis stakeholder merupakan alat untuk mengklasifikasi dan membuat profil stakeholder. Saat analisis ini dilakukan, maka bisa ditentukan:

• Tingkat prioritas stakeholder
• Kebutuhan stakeholder, termasuk informasi spesifik
• Bagaimana rencana manajer proyek untuk memenuhi kebutuhan stakeholder
• Saluran komunikasi apa yang ingin digunakan
• Cara melibatkan stakeholder dalam proyek.

Manajer proyek dapat menambahkan elemen analisis stakeholder ke keseluruhan proyek agar komunikasinya semakin baik.

Cara Melakukan Analisis Stakeholder

Agar analisis stakeholder bisa berjalan dengan baik, simak metodologi manajemen proyek disertai penjelasannya di bawah ini:

1. Identifikasi Stakeholder Langkah pertama untuk melakukan analisis stakeholder adalah mengidentifikasi mereka, Manajer proyek dapat membuat daftar semua individu yang terpengaruh oleh proyek. Stakeholder ini dapat berupa pelanggan, kolega, investor, mitra bisnis, dan individu lainnya, baik internal berasal dari dalam perusahaan maupun eksternal.
2. Buat Daftar Stakeholder Berdasarkan Urutan Prioritas Setelah memiliki daftar stakeholder, manajer proyek dapat mengaturnya berdasarkan tingkat prioritas. Biasanya, stakeholder dengan prioritas utama adalah mereka memiliki kepentingan khusus dalam proyek atau memiliki tingkat pengaruh yang lebih tinggi dibandingkan yang lain. Manajer proyek dapat mengatur daftar stakeholder dengan menggunakan teknik seperti grid atau grafik yang membuat kategori berdasarkan tingkat kepentingan dan pengaruhnya. Dengan menggunakan metode ini, manajer proyek dapat membuat klasifikasi setiap stakeholder menjadi: High Power, High Interest Para stakeholder biasanya memiliki tingkat prioritas tertinggi, karena mereka mempunyai kepentingan khusus dalam proyek dan pengaruh yang kuat. Contoh stakeholder dengan kekuasaan dan kepentingan tertinggi adalah para investor. High Power, Low Interest Stakeholder yang memiliki kekuasaan tinggi dan kepentingannya rendah mempunyai pengaruh yang besar terhadap proyek, namun minatnya kecil. Stakeholder dapat mencakup badan-badan pemerintah, yang dapat menggunakan kekuasaan dalam bentuk peraturan namun tidak terlalu tertarik dengan proyek yang sebenarnya. Low Power, High Interest Stakeholder ini sangat tertarik dengan proyek namun memiliki pengaruh yang kecil. Contoh stakeholder kategori ini adalah koalisi masyarakat uang mendukung tujuan proyek, tapi pengaruhnya kecil di proyek. Low Power, Low Interest Stakeholder yang kekuasaannya rendah dan kepentingannya juga rendah ini biasanya mencakup anggota masyarakat yang tidak memiliki kepentingan maupun pengaruh di dalam proyek.
3. Dapatkan Insight tentang Stakeholder Langkah penting lainnya dalam proses analisis stakeholder adalah mendapatkan insight. Manajer proyek dapat melakukannya dengan melakukan riset mendalam terhadap stakeholder. Survei merupakan metode populer untuk mengumpulkan isight. Survei bisa dilakukan via online, telepon, bertanya secara langsung, dan lain-lain. Dalam survei bisa ajukan pertanyaan seperti:

• Alat komunikasi apa yang akan digunakan?
• Apa pendapat Anda terkait proyek tersebut?
• Seperti apa minat Anda terhadap proyek?
• Apa yang dapat kami lakukan untuk mendukung proyek?

Jawaban dari keempat pertanyaan di atas dapat membantu memahami stakeholder dengan lebih dalam dan membantu membuat rencana bagaimana cara komunikasi dengan satu sama lain selama proyek.

Tips Manajemen Stakeholder Proyek yang Efektif

Di bawah ini ada beberapa tips tambahan untuk manajemen stakeholder proyek yang efektif:

1. Tingkatkan Kemampuan Manajemen Proyek Mengelola manajemen stakeholder merupakan saat yang tepat untuk meningkatkan kemampuan manajemen proyek. Keahlian yang perlu ditingkatkan oleh manajer proyek termasuk: Kepemimpinan Manajer proyek tugasnya memimpin proyek, sehingga memerlukan kemampuan kepemimpinan yang kuat. Keterampilan ini dapat mencakup kepercayaan diri, delegasi, dan kemampuan untuk memotivasi anggota tim. Komunikasi Komunikasi juga penting untuk manajemen proyek, karena manajer sering menulis laporan dan memberikan presentasi lisan. Mereka juga bertemu dengan stakeholder sehingga keterampilan komunikasi antar pribadi menjadi penting. Organisasi Keterampilan berorganisasi dapat membantu manajer proyek membuat rencana dan menjalankan proyek dengan lancar. Manajer proyek dapat menggunakan kemampuan ini agar tetap sesuai jadwal dan memantau setiap pemangku kepentingan. Teknologi Manajer proyek dapat menggunakan keterampilan teknis untuk bekerja dengan software manajemen proyek, yang dapat meningkatkan efisiensi suatu proyek. Menyelesaikan Masalah Keterampilan pemecahan masalah dapat membantu manajer proyek menangani masalah yang muncul saat menjalankan proyek. Para profesional sering kali mengembangkan proses pemecahan masalah mereka sendiri. Kemampuan Beradaptasi Penting bagi manajer proyek untuk dapat beradaptasi sehingga mereka dapat merespons perubahan proyek yang tidak dapat diprediksi, seperti ekspektasi baru dari pemangku kepentingan.
2. Berkomunikasi Secara Efektif Komunikasi merupakan komponen inti dari manajemen proyek, terutama ketika bekerja dengan stakeholder. Penting untuk membangun saluran komunikasi terpusat agar bisa teratur memperbarui laporan kemajuan pada stakeholder. Komunikasi yang teratur dapat membantu mengembangkan hubungan yang lebih kuat dengan stakeholder.
3. Manfaatkan Solusi Software Tips terakhir untuk manajemen stakeholder proyek adalah memanfaatkan program software manajemen proyek. Alat digital ini mampu membantu mengatur proyek dan melacak stakeholder yang berbeda-beda. Manajer proyek juga dapat menggunakan software khusus ini untuk mengirimkan laporan secara otomatis kepada stakeholder, sehingga mereka bisa tetap update dengan perkembangan proyek.

Agar manajemen stakeholder bisa berjalan dengan baik, Tomps by Telkom Indonesia hadir untuk proyek berskala besar maupun kecil. Menggunakan berbagai fitur pintar dan antarmuka yang simpel, proyek jadi lebih transparan dan mudah diatur dengan Tomps!