Project Scope

Scope atau ruang lingkup dikutip dari ProofHub merupakan bagian dari proses dalam perencanaan proyek yang melibatkan dokumentasi secara rinci hasil yang akan terlibat dalam pelaksanaan proyek. Scope dapat berfungsi sebagai panduan untuk memperjelas tujuan proyek dan langkah yang harus dilakukan agar tujuan tercapai.

Scope dalam Manajemen Proyek

Dikutip dari Investopedia, arti project scope mengacu pada kombinasi dari tujuan dan persyaratan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek. Istilah scope atau sering disebut sebagai ruang lingkup, sering digunakan dalam manajemen proyek dan konsultasi. Dengan menentukan ruang lingkup proyek secara akurat, seorang manajer dapat memperkirakan biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Hal ini menjadikan manajemen ruang lingkup sebagai salah satu hal yang esensial dalam perusahaan yakni dapat membantu mengoptimalkan efisiensi dan menghemat sumber daya. 

Ruang lingkup proyek merupakan gambaran rinci yang mencakup semua aspek terkait proyek, termasuk identifikasi stakeholder, alokasi sumber daya proyek, jadwal, deliverables, serta kegiatan yang terkait dengan proyek lainnya. Hal ini merinci semua tahapan proses dan menjawab pertanyaan fundamental seperti sifat proyek, apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek tersebut.

Project Scope vs Product Scope

Selain ruang lingkup proyek, terdapat juga konsep mengenai Product Scope atau ruang lingkup produk. Kedua konsep ini memiliki perbedaan yang signifikan. Singkatnya, ruang lingkup proyek menggambarkan pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil tertentu. Terkadang, istilah "ruang lingkup proyek" bisa mencakup ruang lingkup produk sebagai bagian integral dari proyek, tetapi sebaiknya keduanya pengertian tersebut diuraikan secara terpisah. Ruang lingkup produk mendefinisikan fitur dan fungsi yang ada dalam hasil proyek yang akan dihasilkan. Ini membantu memahami dengan jelas apa yang ingin dicapai oleh proyek dan apa yang akan dihasilkan dalam bentuk produk atau layanan.

Contohnya, jika Anda terlibat dalam proyek pembuatan sebuah situs web, ruang lingkup proyek akan melibatkan seluruh aspek manajemen proyek, seperti perencanaan, pengawasan anggaran, dan pengendalian jadwal, sementara ruang lingkup produk akan berfokus pada aspek teknis yang menggambarkan bagaimana situs web tersebut harus didefinisikan dan berfungsi, termasuk jumlah halaman, desain tampilan, serta fitur interaktif yang diperlukan.

Memahami Dokumen dalam Ruang Lingkup Proyek

Dalam ruang lingkup proyek (scope) terdapat istilah dokumen. Dokumen ruang lingkup proyek adalah representasi tertulis dari cakupan proyek. Dokumen ruang lingkup dapat menjadi bagian dari rencana proyek atau dapat berdiri sendiri sebagai dokumen terpisah, bergantung pada tingkat kompleksitas proyek. Kemudian, ketika berkolaborasi dengan tim internal atau tim eksternal seperti agensi, Anda memiliki opsi untuk mengubah dokumen ruang lingkup proyek menjadi pernyataan kerja (Statement of Work atau SOW) untuk memperkuat perjanjian Anda dengan mitra atau vendor.

Langkah dalam Menentukan Scope Manajemen Proyek

1. Membuat Perencanaan Proyek

Langkah pertama dalam menentukan ruang lingkup proyek adalah membuat perencanaan bagaimana proyek akan dijalankan. Membuat perencanaan proyek dapat membantu untuk mengidentifikasi hal - hal penting yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek.

2. Mengumpulkan Kebutuhan Proyek

Setelah menentukan rencana proyek, langkah selanjutnya adalah mengumpulkan semua hal yang dibutuhkan oleh proyek, hal yang dilakukan termasuk mengidentifikasi kebutuhan sumber daya dan menghitung kebutuhan dana yang diperlukan. Langkah ini harus dilakukan secara teliti untuk mencegah kesalahan yang dapat mengganggu pelaksanaan proyek.

3. Menentukan Ruang Lingkup Proyek

Menentukan ruang lingkup proyek dapat dimulai dari memahami tujuan dan target utama proyek yang ingin dicapai serta aktivitas yang diperlukan untuk mencapainya. Setelah menentukan hasil yang ingin dicapai, dapat membuat struktur rincian kerja untuk membuat serangkaian tugas yang dapat dikelola dengan baik.

Setelah menentukan ruang lingkup proyek, langkah selanjutnya adalah mengelola proyek dengan manajemen lingkup proyek. Menggunakan software manajemen proyek dapat membantu untuk mengatur dan mengelola proyek yang akan dijalankan. Tomps Project memiliki berbagai macam fitur unggulan untuk membantu dalam mengelola proyek. Salah satu fitur unggulan dari Tomps Project adalah Gantt Chart yang dapat membantu untuk merencanakan seluruh tugas dalam proyek serta mengatur penugasan kepada anggota tim. Dengan menggunakan Tomps Project dapat membantu Anda dalam memaksimalkan efisiensi dari manajemen proyek.

4. Pembuatan Kerangka Proyek

Pembuatan kerangka proyek merupakan proses penyusunan kerangka kerja atau rencana dasar yang menguraikan tugas dan komponen utama dari proyek. Hal ini bertujuan untuk membuat proyek terorganisir dan membuat penugasan terstruktur. Kerangka proyek dapat berbentuk diagram atau tabel yang memetakan semua unsur yang terlibat dalam proyek dan bagaimana unsur tersebut saling berkesinambungan. Pembuatan kerangka proyek membantu dalam perencanaan, pelacakan, serta mengelola proyek secara menyeluruh.

5. Verifikasi Ruang Lingkup

Verifikasi ruang lingkup proyek merupakan proses yang ada dalam manajemen proyek untuk memastikan bahwa semua unsur dalam dokumen lingkup proyek telah sesuai. Tujuan dari verifikasi adalah untuk memeriksa dan memastikan apakah proyek berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan semua elemen telah dikerjakan serta selesai sesuai dengan hasil akhir yang diharapkan.

Mengapa Scope Penting?

Tahapan krusial dalam perencanaan proyek adalah menentukan cakupan proyek karena ini membantu dalam membayangkan keseluruhan siklus proyek dan memastikan tujuan atau target akhir yang diharapkan tercapai. Langkah pertama dalam perencanaan proyek adalah menyusun ruang lingkup cakupan proyek yang merinci informasi tentang hasil yang akan dicapai. Hal ini dilakukan untuk menjaga proyek tetap terkendali. Keuntungan dari menetapkan ruang lingkup proyek adalah sebagai berikut:

1. Mengajak semua stakeholders untuk memiliki pemahaman yang sama mengenai proyek, serta memberikan mereka pandangan yang jelas tentang proyek, sehingga membantu mengelola ekspektasi dan mengurangi potensi konflik yang dapat terjadi.

2. Menyediakan pedoman yang konsisten, memberikan arahan yang jelas dalam menetapkan tugas, merencanakan jadwal, dan mengelola anggaran proyek.

3. Memungkinkan tim proyek untuk tetap fokus pada tujuan utama proyek, menjadikan proyek lebih terorganisir.

4. Mengurangi risiko, seperti melebihi anggaran atau perluasan proyek melebihi batas yang telah ditetapkan dengan mencegah perluasan cakupan yang tidak direncanakan dan dengan menjaga proyek selaras dengan tujuannya.

Kesimpulan

Menentukan ruang lingkup cakupan proyek merupakan langkah penting dalam memastikan kesuksesan proyek. Melalui pengelolaan yang efektif, proyek dapat dilaksanakan dan menghasilkan hasil yang diharapkan. Untuk membuat manajemen ruang lingkup proyek, platform manajemen seperti Tomps Project yang memiliki fitur unggulan dapat membantu mengendalikan proyek. Dengan memeriksa dan memverifikasi ruang lingkup proyek, tim dapat memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana dan memenuhi harapan. Ruang lingkup proyek merupakan elemen yang penting untuk mencapai kesuksesan proyek dan meminimalisir risiko yang mungkin terjadi karena perubahan yang tidak terkendali dalam lingkup proyek.

Sources: 

Grant, M. (2023). What Is Scope? Understanding Project Scope vs. Product Scope. Investopedia. https://www.investopedia.com/terms/s/scope.asp 

Kashyap, S. (2020, July 28). Project Scope Management - Definition, Importance, Processes & Tips. ProofHub; ProofHub. https://www.proofhub.com/articles/project-scope-management 

Landau, P. (2023, June 30). What Is Project Scope? Scope Management Steps, Tips & Tools. ProjectManager. https://www.projectmanager.com/blog/project-scope 

Martins, J. (2022, December 18). Cara Menulis Ruang Lingkup Proyek dalam 8 Langkah Mudah [2022] • Asana. Asana; Asana. https://asana.com/id/resources/project-scope 

Supertim.id. (2022, October 26). Apa itu Project Scope Management? Manfaat dan 5 Tahapannya - Aplikasi Manajemen Tugas - Supertim.id. Aplikasi Project Management Terbaik - Supertim.id. https://supertim.id/scope-adalah/