Dalam memulai proyek apapun, langkah yang harus ada adalah memastikan bahwa proses perencanaan proyek yang meliputi cakupan proyek, jadwal proyek, sumber daya proyek dan biaya proyek berjalan dengan baik. Hal yang wajib ada dalam perencanaan proyek yaitu :

(1) Aman : keselamatan terjamin

(2) Efektif : produk perencanaan berfungsi sesuai yang diharapkan

(3) Efisien : produk yang dihasilkan hemat biaya

(4)Mutu terjamin, tidak menyimpang dari spesifikasi yang ditentukan

Sebagai elemen penting dalam manajemen proyek, perencanaan proyek melibatkan pengembangan tindakan dan penjadwalan yang akan membuat proyek bergerak secara konsisten bila dilaksanakan sesuai dengan perencanaannya. Hal dasar yang perlu dicatat dalam perencanaan proyek adalah pemilihan sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek serta kerangka kerja umum untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

PENGERTIAN PERENCANAAN PROYEK

Perencanaan proyek adalah bagaimana agar menyelesaikan proyek dalam waktu tertentu, dengan tahapan tertentu dan dengan sumber daya yang telah ditunjuk. Fokus pada perencanaan proyek adalah menetapkan tujuan, mengidentifikasi, merencanaan jadwal dan membuat rencana pendukung termasuk yang berkaitan dengan sumber daya manusia, metode komunikasi dan manajemen resiko tetap dalam alur yang direncanakan.

TUJUAN

Berikut tujuannya, yaitu :

(1) Standar pengawasan, yaitu mencocokan pelaksanaan dengan perencanaannya.

(2) Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan.

(3) Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik kualifikasinya maupun kuantitasnya.

(4) Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan.

(5) Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat, biaya, tenaga, dan waktu.

(6) Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan.

(7) Menyerasikan dan memadukan beberapa subkegiatan.

(8) Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui.

(9)Mengarahkan pada pencapaian tujuan.

KOMPONEN DALAM PERENCANAAN PROYEK

Dilansir dari artikel coursera.org, agar bisa mencapai tujuan proyek terdapat komponen-komponen penting dalam perencanaan proyek yaitu: 

Tugas: Tugas adalah kegiatan yang perlu diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Tugas-tugas ini ditugaskan kepada anggota tim yang berbeda sesuai dengan peran dan keahlian mereka.

Pencapaian: Sejalan dengan tugas, tonggak pencapaian adalah poin penting dalam jadwal yang menunjukkan kemajuan. Milestone cenderung menandakan selesainya suatu hasil atau fase proyek.

Orang: Rencana proyek juga mencakup orang-orang yang bekerja di tim Anda dan peran mereka. Penting bagi setiap anggota tim untuk memahami peran mereka dan tugas-tugas yang harus mereka selesaikan. Memastikan bahwa setiap orang memahami tugas yang diberikan kepada mereka akan membebaskan Anda untuk fokus mengelola proyek, yang pada akhirnya menciptakan rasa tanggung jawab pribadi bagi anggota tim.

Dokumentasi: Selama tahap perencanaan proyek, sebaiknya Anda membuat rancangan rencana proyek yang terhubung dengan dokumentasi yang relevan. Selain rencana proyek, Anda dapat menyertakan dokumen seperti bagan RACI (Matriks Penugasan Tanggung Jawab), yang mendefinisikan peran dan tanggung jawab untuk setiap individu dalam tim Anda. Dokumen lainnya adalah piagam Anda yang mendefinisikan proyek dan menguraikan detail yang diperlukan untuk mencapai tujuan Anda. Anda bisa menyertakan anggaran dan rencana manajemen risiko, jika relevan.

Waktu: Rencana proyek harus mencakup perkiraan durasi proyek. Berapa banyak waktu yang akan dihabiskan untuk setiap bagian? Jadwal akan menjadi jangkar rencana proyek Anda. Jadwal ini mencakup tanggal untuk memulai dan menyelesaikan tugas, dan tanggal (tenggat waktu) untuk mencapai pencapaian tertentu. Menunjukkan tanggal mulai dan berakhirnya proyek akan membantu menempatkan proyek ini di antara prioritas-prioritas yang ada, dan membantu menentukan sumber daya (termasuk orang-orang) yang dibutuhkan dan kapan Anda akan membutuhkannya.

MANFAAT PERENCANAAN PROYEK

Berikut manfaat-manfaatnya, sebagai berikut:

(1) Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan

(2)Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama,

(3)Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas, 

(4) Pemilihan berbagai alternatif terbaik

(5) Standar pelaksanaan dan pengawasan

(6) Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan

(7) Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi

(8) Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait

(9) Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

(10) Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan

(11)Menghemat waktu, usaha dan dana.

FUNGSI PERENCANAAN PROYEK

Berikut fungsi-fungsinya, yaitu :

(1) Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek

(2) Dasar pengaturan alokasi sumber daya

(3) Alat untuk mendorong perencanaan dan pelaksanaan melihat kedepan dan menyedari pentingnya untuk waktu.

(4) Pegangan dan tolok ukur fungsi pengendalian dimana perencanaan yang tidak tepat, tidak sistematis dan tidak logis akan menimbulkan kebingungan saat pengimplementasian.

PROSES PERENCANAAN PROYEK

Berikut proses perencanaan proyek, yaitu :

(1) Penentuan tujuan proyek

Dengan adanya tujuan organisasi maka akan memberikan arah gerak segala kegiatan yang hendak dilakukan. Misalnya untuk meningkatkan nilai saham perusahaan di bursa saham.

(2) Penentuan sasaran proyek

Sasaran adalah titik tertentu yang perlu dicapai organisasi jika ingin memenuhi tujuannya.Misalnya dengan tujuan proyek menaikan nilai saham perusahaan maka sasaran proyek adalah melakukan hal-hal yang berkaitan dengan tujuan proyek seperti membangun fasilitas agar nilai saham perusahaan ikut naik.

(3) Pengkajian posisi awal terhadap tujuan proyek

Proses ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi organisasi terhadap sasaran proyek misalnya untuk mengukur keperluan akan sumber daya manusia, dana, peralatan dan tenaga. Hal ini memang tidak mudah, namun perlu pertimbangan yang logis dan realistis.

(4) Pemilihan alternatif

Dalam mencapai tujuan dan sasaran proyek ada berbagai macam pilihan tindakan dan cara namun perlu dicatat hal-hal tersebut harus menjawab pertanyaan berikut, yaitu : 

-Apakah altematif yang dipilih memiliki cukup keluwesan untuk menghadapi perubahan keadaan yang mungkin timbul.

-Apakah itu merupakan altematif terbaik untuk memenuhi tuntutan proyek akan jadwal, biaya, dan mutu.

-Apakah altematif yang dipilih telah mempertimbangkan tersedianya sumber daya pada saat diperlukan.

-Apakah telah dipikirkan penggunaan teknologi baru.

TAHAPAN PERENCANAAN PROYEK

Menurut Santosa (2008) tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek akan meliputi kegiatan penyiapan rencana proyek secara detail dan penentuan spesifikasi proyek secara rinci, terdiri dari:

(1) Jadwal pekerjaan

(2) Anggaran dan sistem pengendalian biaya

(3) Work Breakdown Structure secara rinci

(4) Bagian-bagian yang berisiko tinggi dan cukup sulit dan rencana tentang pengatasan kemungkinan-kemungkinan yang akan muncul

(5) Rencana sumber daya manusia dan pemakaian sumber daya lainnya

(6) Rencana pengujian hasil proyek

(7) Rencana dokumentasi

(8) Rencana peninjauan pekerjaan

(9) Rencana pelaksanaan hasil proyek

Secara umum tahapan perencanaan proyek meliputi :

(1) Menentukan tujuan proyek dan kebutuhan lainnya yang dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biaya dan performasi yang ditargetkan.

(2) Pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek haruslah diuraikan dan didaftar.

(3) Menentukan organisasi proyek mulai dari departemen apa saja yang harus ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan yang ada.

(4) Jadwal untuk setiap aptivitas pekerjaan yang dibuat perlu memperhatikan waktu tiap aktivitas, waktu mulai dan batas selesai serta milestone.

(5) Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang dibutuhkan dipersiapkan.

(6) Estimasi mengenai waktu, biaya dan performasi penyelesaian proyek.

Dalam tahap perencanaan ada beberapa faktor yang yang perlu di pertimbangkan di antaranya adalaha sebagai berikut :

(1) Ketepatan memilih bentuk organisasi (tim)

(2) Memilih manajer proyek yang tepat

(3) Aktifitas integrasi dan koordinasi yang baik

(4) Apa yang akan dikerjakan?

(5) Bagaimana pengendaliannya?

KENDALA DAN SOLUSI



Salah satu tanggungjawab besar seorang manajer proyek adalah tanggap dalam menghadapi berbagai kendala selama proyek berlangsung. Agar kendala proyek dapat teratasi maka diperlukan solusi yang efektif dan efisien. Biasanya kendala yang umum terjadi dalam perencanaan proyek adalah :

(1) Gagal membuat perencanaan dengan baik dan benar

Perlu dipahami bahwa tidak semua manajer proyek punya kemampuan yang baik dalam proses perencanaan proyek. Adakalanya bagus dalam hal eksekusi namun lemah dalam proses perencanaan. Hal ini disebabkan karena kurang pengalaman, pendidikan bahkan tidak memiliki pengetahuan yang mampuni dalam membuat rencana yang baik dan benar. Solusi terdekat agar proses perencanaan berjalan dengan baik dan benar adalah menggali potensi tim agar mengetahui siapa yang paling paham mengenai perencaan dan siapa yang sekiranya tidak terlalu berpengalaman.

(2) Kurang komitmen selama proses pembuataan perencanaan proyek

Dalam membuat perencanaan proyek pastinya akan menyita banyak pikiran dan waktu sehingga perlu orang-orang yang memiliki komitmen yang kuat. Tidak sedikit manajer proyek yang akhirnya kewalahan dalam menyelesaikan target proyek agar berjalan sama dengan perencanaan semula. Solusi yang bisa dilakukan adalah manajer proyek dan tim harus tahu dengan detail bagaimana kapasitas mereka agar tidak kewalahan dalam mengejar target.

(3) Kurangnya informasi dan komunikasi

Sekalipun memiliki perencanaan proyek yang baik namun terkendala dengan informasi dan komunikasi maka proses perencanaan proyek akan terganggu bahkan beresiko proyek gagal. Agar informasi dan komunikasi berjalan dengan baik maka manajer proyek perlu menggunakan berbagai tools teknologi yang memudahkan proses berbagi informasi dan komunikasi antar tim

(4) Terlalu fokus dengan masa kini

Seorang manajer proyek dalam membuat perencanaan proyek harus membagi fokus terhadap rencana jangka pendek, menengah dan jangka panjang. Adakalanya karena terlalu fokus menyelesaikan masalah saat ini sehingga mengabaikan perencanaan proyek masa mendatang yang sudah dicanangkan. Maka dari itu seorang proyek manajer harus selalu memantau perencanaan berjalan sesuai dengan timeline yang ada meskipun berbagai kendala sering diluar dugaan agar kendala kecil tidak berpengaruh besar kepada proyek secara garis besar.

(5) Hanya fokus pada faktor yang dikuasai

Banyak manajer proyek hanya fokus pada hal yang dikuasai saja sehingga mengabaikan berbagai faktor lain. Misalnya terlalu fokus pada pembuatan ide dan gagasan baru namun mengabaikan bagaimana ide dan gagasan tersebut dapat diimplementasikan. Agar perencanaan berjalan dengan baik maka seorang manajer proyek perlu secara rutin untuk mengasah ilmu dan pengetahuannya sejalan dengan jam kerja.

Dalam perencanaan proyek tentunya tidak terlepas dari berbagai kendala baik dari internal ataupun eksternal. Untuk menjaga agar setiap kendala masih dapat teratasi maka manajer proyek dan tim harus terlibat aktif dalam setiap proses pembuatan rencana hingga eksekusi.

SOLUSI DIGITAL TOMPS PROJECT UNTUK PERENCANAAN PROYEK

Salah satu upaya untuk mencegah munculnya kendala dalam perencanaan proyek yaitu dengan memanfaatkan teknologi manajemen Tomps Project. Tomps Project merupakan salah satu platform manajemen proyek dibawah naungan Telkom Indonesia yang memberikan solusi digital dalam membantu merencanakan proyek dari awal hingga akhir. Platform ini menghadirkan layanan terintegrasi dari keseluruhan proses manajemen proyek termasuk monitoring progress, anggaran, laporan, penyimpanan dokumen, serta sistem informasi geografis. Dengan memanfaatkan layanan Tomps Project, perencanaan proyek akan lebih efisien karena seluruh fiturnya dapat diakses kapanpun dan dimanapun. 

REFERENSI

Coursera. (2023). What Is Project Planning? Benefits, Tools, and More. Coursera.org. https://www.coursera.org/articles/project-planning 

Tomps, One Solution to Unlock More Values!