Dalam memulai proyek apapun, langkah yang harus ada adalah memastikan bahwa proses perencanaan proyek yang meliputi cakupan proyek, jadwal proyek, sumber daya proyek dan biaya proyek berjalan dengan baik. Hal yang wajib ada dalam perencanaan proyek yaitu :
Sebagai elemen penting dalam manajemen proyek, perencanaan proyek melibatkan pengembangan tindakan dan penjadwalan yang akan membuat proyek bergerak secara konsisten bila dilaksanakan sesuai dengan perencanaannya. Hal dasar yang perlu dicatat dalam perencanaan proyek adalah pemilihan sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek serta kerangka kerja umum untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Perencanaan proyek adalah bagaimana agar menyelesaikan proyek dalam waktu tertentu, dengan tahapan tertentu dan dengan sumber daya yang telah ditunjuk. Fokus pada perencanaan proyek adalah menetapkan tujuan, mengidentifikasi, merencanaan jadwal dan membuat rencana pendukung termasuk yang berkaitan dengan sumber daya manusia, metode komunikasi dan manajemen resiko tetap dalam alur yang direncanakan.
Berikut tujuannya, yaitu :
Berikut manfaat-manfaatnya, sebagai berikut:
Berikut fungsi-fungsinya, yaitu :
Berikut proses perencanaan proyek, yaitu :
Dengan adanya tujuan organisasi maka akan memberikan arah gerak segala kegiatan yang hendak dilakukan. Misalnya untuk meningkatkan nilai saham perusahaan di bursa saham.
Sasaran adalah titik tertentu yang perlu dicapai organisasi jika ingin memenuhi tujuannya.Misalnya dengan tujuan proyek menaikan nilai saham perusahaan maka sasaran proyek adalah melakukan hal-hal yang berkaitan dengan tujuan proyek seperti membangun fasilitas agar nilai saham perusahaan ikut naik.
Proses ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi organisasi terhadap sasaran proyek misalnya untuk mengukur keperluan akan sumber daya manusia, dana, peralatan dan tenaga. Hal ini memang tidak mudah, namun perlu pertimbangan yang logis dan realistis.
Dalam mencapai tujuan dan sasaran proyek ada berbagai macam pilihan tindakan dan cara namun perlu dicatat hal-hal tersebut harus menjawab pertanyaan berikut, yaitu :
Menurut (Santosa, 2008) tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek akan meliputi kegiatan penyiapan rencana proyek secara detail dan penentuan spesifikasi proyek secara rinci, terdiri dari:
Secara umum tahapan perencanaan proyek meliputi :
Dalam tahap perencanaan ada beberapa faktor yang yang perlu di pertimbangkan di antaranya adalaha sebagai berikut :
Salah satu tanggungjawab besar seorang manajer proyek adalah tanggap dalam menghadapi berbagai kendala selama proyek berlangsung. Agar kendala proyek dapat teratasi maka diperlukan solusi yang efektif dan efisien. Biasanya kendala yang umum terjadi dalam perencanaan proyek adalah :
Perlu dipahami bahwa tidak semua manajer proyek punya kemampuan yang baik dalam proses perencanaan proyek. Adakalanya bagus dalam hal eksekusi namun lemah dalam proses perencanaan. Hal ini disebabkan karena kurang pengalaman, pendidikan bahkan tidak memiliki pengetahuan yang mampuni dalam membuat rencana yang baik dan benar. Solusi terdekat agar proses perencanaan berjalan dengan baik dan benar adalah menggali potensi tim agar mengetahui siapa yang paling paham mengenai perencaan dan siapa yang sekiranya tidak terlalu berpengalaman.
Dalam membuat perencanaan proyek pastinya akan menyita banyak pikiran dan waktu sehingga perlu orang-orang yang memiliki komitmen yang kuat. Tidak sedikit manajer proyek yang akhirnya kewalahan dalam menyelesaikan target proyek agar berjalan sama dengan perencanaan semula. Solusi yang bisa dilakukan adalah manajer proyek dan tim harus tahu dengan detail bagaimana kapasitas mereka agar tidak kewalahan dalam mengejar target.
Sekalipun memiliki perencanaan proyek yang baik namun terkendala dengan informasi dan komunikasi maka proses perencanaan proyek akan terganggu bahkan beresiko proyek gagal. Agar informasi dan komunikasi berjalan dengan baik maka manajer proyek perlu menggunakan berbagai tools teknologi yang memudahkan proses berbagi informasi dan komunikasi antar tim
Seorang manajer proyek dalam membuat perencanaan proyek harus membagi fokus terhadap rencana jangka pendek, menengah dan jangka panjang. Adakalanya karena terlalu fokus menyelesaikan masalah saat ini sehingga mengabaikan perencanaan proyek masa mendatang yang sudah dicanangkan. Maka dari itu seorang proyek manajer harus selalu memantau perencanaan berjalan sesuai dengan timeline yang ada meskipun berbagai kendala sering diluar dugaan agar kendala kecil tidak berpengaruh besar kepada proyek secara garis besar.
Banyak manajer proyek hanya fokus pada hal yang dikuasai saja sehingga mengabaikan berbagai faktor lain. Misalnya terlalu fokus pada pembuatan ide dan gagasan baru namun mengabaikan bagaimana ide dan gagasan tersebut dapat diimplementasikan. Agar perencanaan berjalan dengan baik maka seorang manajer proyek perlu secara rutin untuk mengasah ilmu dan pengetahuannya sejalan dengan jam kerja.
Dalam perencanaan proyek tentunya tidak terlepas dari berbagai kendala baik dari internal ataupun eksternal. Untuk menjaga agar setiap kendala masih dalam kendala maka manajer proyek dan tim harus terlibat aktif dalam setiap proses pembuatan rencana hingga eksekusi.
7 November 2022
25 August 2022
19 November 2022
Tingkatkan performansi, produktivitas, dan efisiensi perusahaan dengan berbagai produk Tomps yang telah digunakan oleh puluhan ribu perusahaan dari berbagai industri di Indonesia.
Dapatkan Jadwal DemoDapatkan Informasi Terbaru Dari Kami