Sebelum mengelola proyek, penting bagi Anda untuk memahami lingkup dari Manajemen Proyek: Pengertian, Tujuan, Benefit & Aplikasinya, agar proses pengerjaan proyek dapat berjalan sesuai koridornya. Berikut hal-hal penting terkait manajemen proyek yang perlu Tom-Mates pahami!

Pengertian Manajemen

Menurut Hasibuan (2006:2), manajemen adalah Ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Jadi manajemen adalah usaha manusia untuk mencapai tujuan dengan cara yang paling efektif dan efisien. Usaha ini merupakan bagian dari proses manajemen, yaitu rangkaian kegiatan yang dilakukan secara berurutan atau kronologis. Rangkaian kegiatan meliputi penetapan tujuan (goal setting), perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengawasan atau pengendalian (controlling). 

Pengertian Proyek

Menurut KBBI proyek adalah rencana pekerjaan dengan sasaran khusus (pengairan, pembangkit listrik dan sebagainya) dan dengan penyelesaian yang tegas. Para ahli mengemukakan definisi proyek sebagai berikut (Raharja, 2014): 

Iman Soeharto mengemukakan proyek dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu dengan alokasi sumberdaya terbatas dan dimaksudkan untuk melaksanakan suatu tugas yang telah digariskan. 

D.I Cleand dan W.R. King mengemukakan proyek adalah gabungan dari berbagai kegiatan sumberdaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai suatu sasaran tertentu. 

Jadi proyek adalah sebuah kegiatan yang sifatnya yang memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifik tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Salah satu contoh proyek yang ramai diperbincangkan belakangan yaitu pembangunan Sirkuit International Mandalika di daerah Mandalika, Lombok Tengah, Nusa Tenggara Barat.

Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen proyek memiliki pengertian usaha yang dilakukan untuk mengerjakan proyek secara efisien dan efektif yang dibatasi oleh anggaran, jadwal dan mutu. Usaha tersebut meliputi proses perencanaan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapat target yang telah ditentukan. Fokus utama manajemen proyek adalah pencapaian tujuan akhir proyek dengan segala batasan yang ada, waktu, dan dana yang tersedia.

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) yang diterjemahkan oleh Budi Santoso (2009:3) mendefinisikan manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan (knowledges), keterampilan (skills), alat (tools) dan teknik (techniques) dalam aktifitas-aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhankebutuhan proyek. 

Tujuan Manajemen Proyek

Tujuan inti dari manajemen proyek adalah mengelola fungsi-fungsi manajemen sehingga berjalan maksimal secara efektif dan efisien. Dalam menjalankan tujuan manajemen proyek perlu pengawasan terhadap mutu, biaya dan waktu secara bersamaan.

Macam-macam Tujuan Manajemen Proyek

1. Selesai tepat waktu

Waktu sangat menentukan untuk menjaga proses berjalan sesuai timeline yang telah dirancang. Disinilah peran manajemen untuk menentukan kapan akan berlari dan berjalan biasa mengikuti perencaan waktu yang disepakati diawal.

2. Menjaga anggaran

Urusan anggaran adalah hal yang saat sensitif yang akan berpengaruh pada keberlangsungan proyek selanjutnya. Dengan adanya manajemen proyek dapat menjaga anggaran seminim mungkin dengan menghasilkan kualitas terbaik.

3. Menjaga mutu

Untuk menjaga mutu, patokannya adalah standart yang telah disepekati bersama agar proyek tidak asal ada dan selesai.

4. Melancarkan proyek

Idealnya sebuah proyek adalah proyek yang selesai sesuai dengan perencanaan awal baik dari sisi waktu, anggaran dan kualitas. Disinilah manajemen berperan menjaga proyek selesai dengan lancar tanpa kendala yang berarti.

Contoh Manfaat Manajemen Proyek

1. Terhadap Manajemen

Menyediakan definisi proyek dengan kinerja yang akan dihasilkan.

Menjaga manajemen dan klien tetap mendapatkan informasi tentang kemajuan proyek

• Mendorong keterlibatan klien karena mereka tahu apa yang sedang terjadi
• Menyediakan bank data yang historiikal
• Membangun kualitas dan pengendalian

2. Terhadap Proyek

• Memaksa manajer proyek untuk melakukan perencanaan dan mengevaluasi bersama dengan tim dan klien
• Menjaga kedisiplinan yang membantu menghindari dari lepas tanggungjawab dan mempertimbangkan keseimbangan antara dana, sumber, waktu dan kualitas.
• Menyelesaikan masalah potensial tepat pada waktunya untuk melakukan perubahan yang tepat.

3. Terhadap Manajemen

• Menyediakan definisi proyek dengan kinerja yang akan dihasilkan.
• Menjaga manajemen dan klien tetap mendapatkan informasi tentang kemajuan proyek
• Mendorong keterlibatan klien karena mereka tahu apa yang sedang terjadi
• Menyediakan bank data yang historiikal
• Membangun kualitas dan pengendalian

Aspek yang Perlu Diperhatikan dari Manajemen Proyek

Dalam manajemen proyek, hal yang perlu dipertimbangkan agar output proyek sesuai dengan sasaran dan tujuan yang direncanakan adalah mengidentifikasi berbagai masalah dalam manajemen proyek serta membutuhkan penanganan yang cermat adalah sebagai berikut (Dimyati & Nurjaman, 2014:24-25): 

1.Keuangan 

Berkaitan dengan pembelanjaan dan pembiayaan proyek. Keuangan dapat berasal dari modal sendiri atau pinjaman dari bank atau investor dalam jangka pendek atau jangka panjang.

2. Anggaran biaya 

Berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian biaya selama proyek berlangsung. Perencanaan yang matang dan terperinci akan memudahkan proses pengendalian biaya sehingga biaya yang dikeluarkan sesuai dengan anggaran yang direncanakan.

3. Manajemen Sumber Daya Manusia 

Berkaitan dengan kebutuhan dan alokasi SDM selama proyek berlangsung yang berfluktuatif. Agar tidak menimbulkan masalah yang kompleks, perencanaan SDM didasarkan atas organisasi proyek yang dibentuk sebelumnya dengan melakukan langkah-langkah, proses staffing SDM, deskripsi kerja, perhitungan beban kerja, deskripsi wewenang dan tanggung jawab SDM, serta penjelasan tentang sasaran dan tujuan proyek.

4. Manajemen Produksi

Berkaitan dengan hasil akhir proyek. Hasil akhir proyek negatif apabila proses perencanaan dan pengendaliannya tidak baik. Agar hal ini tidak terjadi, diperlukan berbagai usaha untuk meningkatkan produktivitas SDM, meningkatkan efisiensi proses produksi dan kerja, serta meningkatkan kualitas produksi melalui jaminan mutu dan pengendalian mutu.

5. Harga 

Masalah ini timbul karena kondisi eksternal dalam hal persaingan harga, yang dapat merugikan perusahaan, misalnya karena produk yang dihasilkan membutuhkan biaya produksi yang lebih tinggi dan kalah bersaing dengan produk lain.

6. Efektivitas dan efisiensi 

Masalah ini dapat merugikan apabila fungsi produk yang dihasilkan tidak terpenuhi atau tidak efektif atau faktor efisiensi tidak terpenuhi sehingga usaha produksi membutuhkan biaya besar. Tingkatkan produktivitas manajemen proyek Anda agar proyek semakin efisien dan target semakin mudah tercapai.

7. Pemasaran 

Berkaitan dengan perkembangan faktor eksternal sehubungan dengan persaingan harga, strategi promosi, mutu produk, serta analisis pasar yang salah terhadap produksi yang dihasilkan.

8. Mutu 

Berkaitan dengan kualitas produk akhir yang akan meningkatkan daya saing serta memberikan kepuasan pelanggan.

9. Waktu

Masalah waktu dapat menimbulkan kerugian biaya apabila pengerjaan proyek lebih lambat dari yang direncanakan dan sebaliknya akan menguntungkan apabila dapat dipercepat. 

Ruang Lingkup Manajemen Proyek

Dalam menjalankan sebuah proyek perlu adanya ruang lingkup manajemen proyek sebagai acuan semua pekeraan yang harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek beserta proses-proses yang harus dilakukan untuk membuat proyek yang dimaksud. Secara sederhana ruang lingkup manajemen proyek memudahkan untuk tahu mana yang harus dikerjakan dan mana yang tidak perlu dikerjakan.

Menurut Schwalbe yang dikutip dari buku Dimyati & Nurjaman (2014:21), setiap proyek akan dibatasi dengan ruang lingkup (scope), waktu (time) dan biaya (cost). Agar proyek berhasil, manajer proyek harus mempertimbangkan hal berikut: 

1. Ruang lingkup pekerjaan yang akan dilakukan sebagai bagian dari proyek tersebut, serta produk dan layanan atau hasil yang diinginkan oleh pelanggan (sponsor) yang dapat dihasilkan dalam suatu proyek. 
2. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek. 
3. Biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek. 

Proses pada Ruang Lingkup Manajemen Proyek

1. Inisiasi

Proses ini meliputi pemilihan proses yang mendukung rencana strategis sebuah organisasi yang melibatkan tujuan jangka panjang organisasi tersebut. 

2. Perencanaan lingkup manajemen proyek

Proses ini menjelaskan bagaimana ruang lingkup manajemen proyek didefinisikan, diverifikasi, dan di kontrol. Fokus utama dari proses ini adalah scope management plan yaitu bagaimana tim proyek akan mempersiapkan pernyataan ruang lingkup manajemen proyek, memverifikasi hasil proyek dan mengendalikan perubahan yang akan terjadi dari ruang lingkup manajemen proyek. Inpur yang dibutuhkan dalam perencanaan ruang lingkip manajemen proyek yaitu project charter, pleriminary scope statement, project management plan, dan aturan dan prosedur yang berlaku dalam proyek.

3. Pendefisinian ruang lingkup manajemen proyek

Proses ini meriview kembali project chapter dan preliminary scope, menambah informasi dari proses perencaan ruang lingkup manajemen proyek dan perubahan yang telah disetujui sehingga dapat diperoleh definisi yang disepakati bersama. Hasil utama dari proses ini adalah project scope statement. Beberapa informasi yang harus ada dalam project scope statement :

• Deskripsi proyek termasuk tujuan adanya proyek
• Deskripsi detail deliverables (karakteristik, requirements)
• Kriteria kesuksesan proyek

4. Verifikasi ruang lingkup manajemen proyek

Merupakan proses penerimaaan project scope statement “final” oleh stakeholder. Input dalam hal ini meliputi project scope statement, project scope management plan dan deliverables dengan tools inspeksi oleh custumer.

5. Kendali perubahan ruang lingkup manajemen proyek

Merupakan proses yang berkaitan dengan faktor-faktor yang dapat mengakibatkan perubahan ruang lingkup dan bagaimana mengendalikan pengaruh akibat perubahan yangt terjadi. Apabila ada perubahan yang tidak terkendali akan mengakibatkan meluasnya ruang lingkup manajemen proyek. Ada beberapa saran untuk menekan perubahan ruang lingkup manajemen proyek :

• Meyakini bahwa proyek memang dimulai untuk menjawab permasalahan yang ada
• Selalu melibatkan klien dan stakeholder secara optimal
• Melakukan rapat secara rutin dan laporkan perkembangan proyek secara berkala