Seberapa Penting Property Management System?

Sebelum mengulas Property Management System (PMS) lebih luas, mari mengingat sejenak pengalaman saat menginap di hotel bersama keluarga, teman, kerabat, ataupun sendiri untuk berlibur dan beristirahat melepas penat. Lihat kembali bagaimana alur yang dilewati untuk menginap di hotel pilihan. Biasanya mulai dari reservasi atau booking kamar, pembayaran, check in, hingga akhirnya kita bisa menikmati lembutnya selimut hotel juga berbagai fasilitas & sarana yang tersedia.

Sebut saja kolam renang dengan suasana menyenangkan, gym untuk olah badan, serta sarapan berupa buffet atau prasmanan. Namun, bagaimana hotel-hotel besar nan tinggi mengelola semua operasionalnya dengan baik? Bagaimana mengatur ketersediaan kamar dan mencocokannya dengan tamu yang datang dan pergi? Bagaimana pula menjamin kebersihan dan kerapian kamar yang jumlahnya ratusan? Ternyata, di sini peran Property Management System seperti yang dibahas pada artikel berikut.

Apa Itu Property Management System dan Fungsinya

Property Management System adalah sebuah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengelola operasi harian properti seperti hotel, apartemen, atau aset properti lainnya. Menurut Kasavana dan Cahill (2003), Property Management System mengacu pada seperangkat program aplikasi yang berhubungan langsung dengan aktivitas front office dan back office hotel, misalnya manajemen pendapatan, manajemen reservasi, penetapan kamar dan tarif, manajemen check-in dan check-out, akuntansi tamu, manajemen folio, account settlement, dan manajemen status kamar. Property Management System adalah solusi komprehensif yang memungkinkan pemilik properti dan manajer untuk mengotomatisasi berbagai tugas administratif dan operasional yang terkait dengan manajemen properti.

Property Management System dapat digunakan di berbagai properti, seringkali dalam industri perhotelan sehingga juga disebut sebagai sistem manajemen hotel. Sistem ini memberikan efisiensi dalam pengelolaan karena terintegrasi satu sama lain sehingga banyak pihak dapat berkoordinasi dengan baik. Moyeenudin et al. (2018) dalam jurnalnya yang berjudul “Data management with PMS in hotel industry” menekankan bahwa Property Management System sebagai salah satu perangkat lunak manajemen data terbaik yang membantu dalam mengetahui pemahaman karyawan dan menjadi sumber informasi di industri perhotelan untuk meningkatkan potensi bisnis. Fitur-fitur dari Property Management System membantu dalam mengelola properti secara efektif dan dapat ditingkatkan sesuai dengan layanan tamu mereka dengan fasilitas yang jauh lebih tinggi, juga memiliki akses terhadap seluruh staf dengan hak yang sesuai di departemennya masing-masing.

Property Management System adalah alat penting dalam mengelola aset industri properti yang harus dimanfaatkan dengan baik agar pemilik dapat mencapai kesuksesan jauh lebih besar. Contoh penggunaan Property Management System adalah dalam manajemen hotel. Seperti pengertian di atas, fungsi sebuah Hotel Property Management System adalah mengelola reservasi, check-in/check-out tamu, memonitor inventaris kamar, mengelola keuangan, dan melacak kinerja bisnis mereka dengan lebih baik. Selain itu, Sistem Manajemen Properti juga dapat digunakan dalam manajemen properti komersial lainnya seperti vila, resor, atau bahkan industri real estate untuk memudahkan pemantauan dan administrasi aset properti.

Sejarah Perkembangan Property Management System

Jauh sebelum teknologi berkembang, fase awal hadirnya industri perhotelan menggunakan sistem manajemen properti yang manual dalam pengelolaan operasional hariannya. Proses administrasi ini menggunakan catatan tertulis di kertas yang dijadikan sebagai lembar kerja. Selain sangat bergantung dengan campur tangan manusia, sistem ini juga melelahkan dan terlalu memakan banyak kertas sehingga pengelolaan kurang efektif dan efisien, baik dari segi tenaga, waktu, serta biaya. Tahun 1970-an menjadi awal mula kehadiran komputer pada industri properti. Penetrasi teknologi ini menjadi dasar terciptanya sistem manajemen properti berbasis komputer untuk membantu pengelolaan data dan laporan administratif.

Masuk tahun 1990-an, perkembangan internet mempengaruhi industri perhotelan dengan signifikan. Hotel Property Management System berbasis internet membuka kesempatan komunikasi dua arah antara pemilik dan penyewa. Internet juga menjadikan penyewa memiliki akses informasi tak terbatas mengenai hotel pilihan mereka. Kemudahan dalam reservasi juga dirasakan penyewa. Hingga tahun 2010-an, Property Management System berbasis cloud mulai dikenal banyak orang setelah sebelumnya juga populer sistem berbasis aplikasi mobile yang dapat meningkatkan responsivitas para staf hotel terhadap permintaan tamu. Teknologi cloud memberikan kapasitas penyimpanan data yang lebih luas. Koordinasi berbagai pihak dalam hotel juga semakin fleksibel. Paling penting, arus persebaran data yang dilakukan terjadi secara real time walaupun dalam perbedaan posisi atau letak geografis.

Property Management System terus berkembang hingga saat ini. Banyaknya kebutuhan pemasaran menjadikan sistem ini terintegrasi dengan banyak aplikasi lain, misal aplikasi accounting dan marketing. Integrasi sistem yang ada membantu operasional hotel semakin efektif juga efisien. Analisis data yang dimiliki juga dapat dilakukan lebih baik guna memberikan keputusan manajemen yang lebih tepat. Kini dan beberapa waktu kedepan, kecerdasan buatan atau Artificial Intelligence (AI) semakin populer dalam Property Management System yang dibutuhkan industri perhotelan dan properti lainnya.

Manfaat Hotel Property Management System

Apa yang dapat dilakukan oleh Property Management System untuk operasional properti Anda? Apakah jelas manfaatnya terhadap pengalaman dan retensi pelanggan? Berikut manfaat Property Management System, terutama pada industri perhotelan:

Berkurangnya resiko kesalahan manusia. Property Management System adalah perangkat lunak yang mengotomatisasi banyak hal termasuk tugas administratif. Resiko kesalahan manusia berkurang, justru akurasi data bertambah.
Efektivitas dan efisiensi operasional. Manajemen operasional yang efektif dan efisien memberikan pengurangan biaya yang dikeluarkan untuk pengelolaan aset properti. Profitabilitas bisnis properti juga meningkat.
Testimoni bintang lima dari pelanggan. Pelayanan terintegrasi yang diberikan pihak hotel menghadirkan pengalaman berharga bagi tamu. Pemilik properti mendapat ulasan positif, tamu pun pasti datang kembali bahkan merekomendasikannya pada orang lain.

3 Rekomendasi Property Management System Terbaik

Tomps Building

Salah satu Property Management System terbaik adalah Tomps Building, salah satu produk dari Tomps yang merupakan pionir aplikasi manajemen proyek di Indonesia, dan berbasis cloud. Selain hotel, Tomps Building banyak digunakan oleh pihak pemerintahan dan perusahaan swasta untuk mengelola operasional aset properti mereka karena berbagai fitur yang ditawarkan. Berbagai kemudahan yang diberikan Tomps Building dirasakan oleh pemilik dan penyewa dalam pengelolaan properti, seperti pelacakan aset yang informatif, pelaporan ketersediaan stok barang, pemantauan dan pemeliharaan properti, serta pengaduan maupun permintaan penghuni. Semua dilayani secara cepat dan real time. Terutama perihal aduan masalah lewat aplikasi, tak lama kemudian datanglah teknisi.

Keunggulan lainnya dari Tomps Building sebagai Hotel Property Management System adalah otomatisasi penagihan kepada penghuni dan sistem pembayaran yang cashless. Hal ini sangat memudahkan pemilik properti, baik hunian maupun komersial, karena tagihan lunas tanpa ada tenaga yang terkuras. Misalnya tagihan IPL, mulai dari formula standarisasi perhitungan sampai periode tagihan, semua dapat ditentukan dengan mudah oleh admin pengelola properti. Apalagi, visualisasi data dalam aplikasi sangat memanjakan mata dan mudah dipahami.

Tomps Building dapat menyesuaikan kebutuhan pelanggan dalam hal ini pemilik properti. Sudah pasti seluruh fitur yang wajib ada dalam Property Management System tersedia seperti mengelola reservasi dan keuangan, pendataan check-in/check-out tamu, monitoring inventaris, dan lain-lain. Bahkan, platform ini punya fitur Booking Facility untuk memudahkan proses booking venue acara dan fitur Maintenance untuk memonitor jadwal pemeliharaan gedung secara berkala. Terkait harga layanan, Tomps Building menawarkan paket yang terjangkau dengan kelengkapan fitur termasuk pelatihan untuk pengelola.

Cloudbeds

Selain Tomps Building, Property Management System lainnya yaitu Cloudbeds asal Amerika Serikat. Sebagai salah satu software perhotelan ternama, Cloudbeds menawarkan penyederhanaan dunia OTA (Online Travel Agent), pembayaran, reservasi, pelaporan, dan berbagai operasional hotel lainnya. Tujuannya agar dapat memberikan kesinambungan dalam hubungan antara pemilik properti, staf pekerja, dan tamu penyewa. Platform ini juga berbasis cloud, memberikan tampilan aplikasi yang nyaman dan mudah digunakan. Fitur yang tersedia cukup banyak, dan yang terbaik adalah pengelolaan keuangannya. Penggunanya banyak dari benua Amerika dan Eropa. Cloudbeds juga terintegrasi dengan banyak platform Point of Sales (POS) atau aplikasi kasir ternama di dunia seperti Lightspeed dan Revo.

Oracle OPERA PMS

Salah satu Property Management System terbaik di dunia yang banyak digunakan oleh banyak branded and luxury hotel internasional. Berpusat di Kolombia, lagi-lagi platform ini berbasis cloud. Oracle OPERA PMS menawarkan kemampuan komprehensif yang dibutuhkan hotel untuk memberikan pengalaman tamu yang luar biasa, meningkatkan efisiensi operasional, dan meningkatkan produktivitas karyawan. Selama bertahun-tahun digunakan banyak hotel dalam pengelolaan operasional properti, platform ini juga digunakan oleh banyak kasino terkemuka di dunia. Kelengkapan fitur yang diberikan menjadi perhatian bagi banyak calon pengguna. Oracle OPERA PMS melayani semua tugas front office seperti reservasi dan pemblokiran kamar, juga back office seperti pengelolaan pendapatan. Keduanya merupakan fitur terbaik yang dimiliki.

Pilih PMS Terlengkap dengan Harga yang Cakap

Property Management System (PMS) menjadi aspek penting dalam keberlangsungan bisnis properti Anda. Sistem ini bekerja dengan proses otomatisasi untuk memudahkan Anda dalam mengelola operasional properti Anda, baik harian maupun berkala. Oleh karena itu, pilihlah platform PMS dengan fitur yang lengkap dan harga terjangkau. Jangan sampai PMS yang Anda gunakan malah menyulitkan operasional sehingga dapat merugikan kinerja bisnis Anda.

Tomps Building hadir dengan kelengkapan fitur Property Management System yang tinggi. Reservasi, pengelolaan tamu, monitoring inventaris, dan semua masalah operasional industri properti dapat dilakukan dengan baik. Pengaduan masalah gedung juga mudah dilakukan oleh penyewa dan cepat teratasi. Hal ini dapat menghindari konflik antara pemilik dan penyewa yang sudah sering terjadi di industri properti. Tagihan IPL juga secara otomatis diinformasikan kepada penyewa dengan periode waktu yang telah ditentukan. Pembayarannya pun cashless yang tidak menyulitkan. Semua fitur Tomps Building dapat meningkatkan efektivitas operasional dan profitabilitas bisnis yang lebih optimal.

Jadi, dapatkan kemudahan pemeliharaan properti Anda dan coba demo Tomps Building sekarang!

Referensi:

Commey, V., Akonnoe, O., Commey, D., & Mensah, N. O. (2023). Prospects and Challenges of Property Management System in the Hotel Industry in Ghana: Evidence from Selected Hotels in the Kumasi, Ghana. International Journal of Innovation and Development, 1(1), 25–33.

Hotel Tech Report. (2023, May 17). Best 10 Hotel Property Management Systems 2023. Hoteltechreport.com. https://hoteltechreport.com/operations/property-management-systems

Moyeenudin, H. M., Parvez, S. J., Anandan, R., & Narayanan, K. (2018). Data management with PMS in hotel industry. International Journal of Engineering & Technology, 7(21).