Basis data konsumen merupakan salah satu aspek krusial dalam bisnis perhotelan supaya bisa menerapkan pemasaran dan pemeliharaan yang efektif. Contoh basis data hotel yang dapat diandalkan meliputi info terkait demografi, kebiasaan memesan kamar hotel, dan lain sebagainya sangat membantu dalam menyusun strategi yang sukses ke depannya. Sebenarnya kenapa database hotel penting dan bagaimana cara menyusunnya? Temukan info lengkapnya di bawah ini.

Fungsi Basis Data Hotel

Berikut ini adalah beberapa fungsi penting basis data hotel yang sangat penting: 1. Target & Retarget Pasar Sebagian besar hotel memanfaatkan informasi sebelumnya terkait tamu mereka untuk membantu lebih memahami tamu di tingkat individu. Tamu hotel memiliki keunikannya masing-masing, ada yang gemar liburan sendiri, liburan dengan keluarga, sampai yang melakukan perjalanan bisnis. Ada juga yang anggarannya terbatas dan yang tak terbatas.

Berbagai info ini bisa didapat dari basis data hotel. Dengan melihat keunikan masing-masing tamu, maka akan lebih mudah untuk menargetkan pasar dan kembali menargetkan tamu-tamu hotel yang sudah pernah menginap di sana. 2. Marketing Personal Salah satu fungsi basis data hotel adalah untuk membuat strategi marketing yang lebih personal ke pelanggan. Info personal dari database akan mempermudah pihak manajemen hotel untuk menyusun strategi pemasaran yang terasa lebih relevan dengan pelanggan.

Misalnya, data yang tersimpan di database hotel adalah alamat email atau nomor HP tamu. Dengan begitu, pihak hotel dapat mengirimkan promo menarik selanjutnya via email atau nomor HP yang sudah diberikan oleh tamu tersebut.

Sistem yang Bisa Diterapkan untuk Menyusun Basis Data Hotel

Pelaku bisnis perhotelan sebaiknya membuat basis data pelanggan dengan informasi kontak dasar dan informasi pribadi yang lebih rinci terkait preferensi dan minat tamu. Seperti yang kita tahu, semua reservasi tidak akan memberikan data secara menyeluruh karena kebanyakan tamu tidak akan membagikannya ke pihak hotel.

Karena itu, pihak hotel harus menciptakan cara untuk mendapatkan data yang dibutuhkan. Ada 2 sistem yang bisa diterapkan, yaitu: 1. Data Pre Check In Pilihan pertama untuk mengumpulkan data tamu hotel adalah dengan sistem check in online yang saat ini banyak diterapkan. Menawarkan tamu agar bisa melakukan pre check in akan sangat membantu mereka mendapat layanan lebih cepat dan nyaman, sehingga tamu mendapat pengalaman yang menyenangkan sejak awal. Selain itu, pihak hotel dapat mengumpulkan data yang terpercaya.

Pre check in secara online membantu proses check in menjadi lebih simpel dan meningkatkan produktivitas resepsionis. Bukan resepsionis yang membantu check in secara manual, tapi tamu yang check in sendiri. Begitu sampai, tamu tinggal mengidentifikasi diri dan bisa langsung mendapat kunci kamar.

Tentu saja, sistem pre check in secara online hanya bisa dilakukan oleh tamu yang sudah memesan kamar secara online sebelumnya. Bagi tamu yang tidak memesan kamar secara online, tidak bisa dikumpulkan datanya dengan metode ini. 2. Data dari Wi-Fi Sosial Salah satu fasilitas yang wajib ada di hotel sekarang adalah Wi-Fi. Saat tamu menggunakan koneksi Wi-Fi hotel, maka data tamu akan terkumpul secara otomatis. Inilah alasan kenapa Wi-Fi hotel merupakan salah satu metode paling efektif untuk membuat database. Saat tamu akan mengakses internet dan menggunakan Wi-Fi, maka sistem Wi-Fi hotel akan melakukan verifikasi data terlebih dulu.

Wi-Fi hotel memungkinkan manajemen hotel mendapatkan sekitar 60%-95% data tamu. Cara mengumpulkan data ini terbilang efisien karena bekerja secara otomatis. Staf hotel tidak perlu bertanya langsung ke tamu mengenai detail informasi mereka dan berisiko membuat tamu merasa kurang nyaman.

Tentu saja data yang dikumpulkan dari sistem wi-Fi hotel tergantung dari beberapa faktor, di antaranya adalah:

• Apakah Wi-Fi dapat digunakan di seluruh area hotel?
• Kualitas infrastruktur Wi-Fi
• Kecepatan koneksi internetnya.

Jika ingin menawarkan layanan Wi-Fi hotel yang ideal, maka disarankan untuk menggunakan sistem maintenance Wi-Fi mingguan dan sistem monitoring infrastruktur Wi-Fi agar bisa mendeteksi risiko terjadinya kerusakan atau kegagalan dan menyelesaikan masalahnya dengan cepat. Koneksi internet harus lancar agar tamu merasa puas dan memilih menggunakan Wi-Fi daripada paket internet mereka.

Keunggulan Menyusun Basis Data Hotel

Sebuah hotel yang memiliki basis data sistematis dan jelas akan memberikan beberapa keunggulan bagi pihak manajemen hotel. Menyusun database mungkin akan cukup sulit di awal, tapi kalau sudah berhasil menemukan cara yang tepat, maka akan lebih mudah dan lancar melakukannya. Berikut ini beberapa keunggulan menyusun basis data hotel: 1. Membangun Loyalitas Tamu Kunci untuk menambah nilai penawaran hotel adalah mengenal tamu dan menawarkan apa yang mereka perlukan. Cara umum untuk menambah nilai adalah dengan menerapkan program loyalitas. Dengan database, akan lebih mudah mengirimkan pesan dan promosi yang relevan untuk tamu. Begitu ditawari promosi yang relevan, tamu tak akan segan untuk setia menggunakan layanan hotel tersebut. 2. Meningkatkan Direct Sales Layanan hotel berbeda dengan menawarkan produk yang dapat dilihat secara langsung oleh calon konsumen. Untuk memahami apa yang ditawarkan hotel, kita harus mencoba menginap di sana dulu agar tahu apakah layanannya memang sesuai dengan promosi. Jika ada basis data pelanggan, akan lebih mudah bagi hotel untuk melakukan direct sales. Hotel akan mengirimkan promosi yang efektif pada tamu yang datanya sudah tersimpan. Hal ini memungkinkan terjadinya peningkatan pada pemesanan secara langsung yang akan sangat menguntungkan. 3. Memantau Komunikasi dengan Pelanggan Tanpa basis data hotel, maka akan lebih sulit untuk terhubung dengan pelanggan. Tapi jika sudah ada database, komunikasi jadi lebih terbuka. Pihak hotel bisa memanfaatkan data ini mulai dari pesan selamat datang begitu tamu memasuki kawasan hotel. Simpel, tapi sangat penting.

Komunikasi dapat tetap terjalin bahkan setelah tamu sudah meninggalkan hotel. Dengan cara ini, relasi antara hotel dan pelanggan dapat tercipta dan terpelihara dengan baik. Tanpa akses untuk membangun relasi seperti ini, akan lebih sulit menciptakan strategi promosi yang sukses.

Basis data hotel sangat penting bagi keberlangsungan manajemen hotel serta untuk menyusun strategi pemasaran yang lebih efektif ke depannya. Pihak manajemen hotel bisa mendapatkan contoh basis data hotel dengan menggunakan software manajemen yang terpercaya seperti Tomps dari Telkom Indonesia.

Jika ingin manajemen perusahaan lebih sistematis dan terintegrasi dalam satu platform, Tomps mampu menghadirkannya! Layanannya sudah banyak digunakan beragam perusahaan besar seperti Pertamina International Shipping, Telkom Indonesia, dan Bank Indonesia, kualitasnya sudah pasti terpercaya. Langsung saja kunjungi website Tomps untuk dapat info lebih lanjut terkait layanannya!