Logistik mengoordinasikan pergerakan dan penyimpanan sumber daya seperti barang, peralatan, dan inventaris. Bagi produsen, logistik dimulai dengan masuknya pasokan bahan mentah hingga pengiriman produk jadi ke pelanggan. Dalam logistik, ada inbound dan outbound barang yang sangat penting fungsinya. Cari tahu apa itu inbound dan outbound barang serta aktivitasnya di bawah ini!

Apa Itu Inbound Barang?

Dilansir dari kargo tech, Inbound barang atau barang masuk adalah cara bahan dan barang dibawa masuk ke perusahaan. Proses ini mencakup berbagai langkah mulai dari memesan, menerima, menyimpan, mengangkut, dan mengelola persediaan yang masuk. Inbound barang fokus pada bagian penawaran dan persamaan pasokan dan permintaan.

Aktivitas dalam Inbound Barang

Aktivitas yang termasuk ke dalam inbound barang adalah:

1. Sumber & Pengadaan Melakukan riset, mencari tahu dan mengevaluasi pemasok potensial, melakukan penawaran harga, hingga bernegosiasi dengan pemasok. Pengelolaan pemasok juga termasuk di dalamnya.
2. Pemesanan/pembelian Barang Memesan dan membeli barang atau material untuk kepentingan perusahaan. Pembelian harus diatur sedemikian rupa agar tidak kehabisan persediaan dan barang sampai tepat waktu.
3. Mengelola Transportasi Dalam proses ini, dilakukan pemilihan jenis transportasi misalnya pesawat, kereta, truk, bus, cargo atau metode lainnya untuk memindahkan barang. Proses pemilihan transportasi sangat mempengaruhi kecepatan pengiriman.
4. Menerima Barang yang Dikirim Inbound juga termasuk menerima barang atau material yang dipesan. Ini juga termasuk membongkar barang dari truk pengiriman dan memastikan barang yang dikirim sesuai dengan apa yang dipesan.
5. Menangani Material Barang atau material yang dipesan mungkin akan dipindahkan ke ruangan atau gedung yang jaraknya dekat. Inbound juga bertugas menyiapkannya untuk digunakan setelahnya, misalnya untuk proses produksi.
6. Memindahkan ke Gudang Proses ini dilakukan dengan memindahkan barang dari kendaraan ke dalam gudang penyimpanan untuk selanjutnya didistribusikan sesuai tujuan.
7. Penyimpanan dan Pergudangan Proses mengelola bahan sebelum dikirim ke produksi atau pemenuhan pelanggan. Dalam proses ini, barang harus dipastikan kondisinya tetap baik hingga saatnya dikirimkan.
8. Manajemen Inventaris Memutuskan jenis dan jumlah bahan mentah atau barang yang harus disimpan dan di mana staf bisa menemukannya. Manajemen inventaris sendiri memiliki sistemnya yang seharusnya teratur.
9. Mengatur Pengiriman Mengelola jadwal material akan dipindahkan untuk digunakan lebih lanjut, termasuk kapan dan akan dipindahkan ke mana, serta dengan cara apa.
10. Distribusi Mengirim bahan mentah atau barang ke tujuannya untuk proses yang berikutnya. Pada umumnya, proses distribusi di inbound barang masih berada di dalam fasilitas perusahaan.
11. Pelacakan Proses memeriksa detail pesanan yang masuk, seperti lokasi alamat yang akan dikirim barang dan dokumen yang dibutuhkan, seperti kuitansi.
12. Logistik Terbalik Jika ada barang yang dikembalikan oleh pelanggan, maka ini termasuk ke dalam proses logistik terbalik. Artinya, barang dikembalikan karena berbagai kondisi, misalnya karena cacat, tidak sesuai pesanan, masalah di pengiriman, dan lain sebagainya.

Tantangan dalam Inbound Barang

Salah satu tantangan dalam inbound barang adalah pengiriman barang dari pemasok yang tidak efisien. Beberapa perusahaan menghabiskan terlalu banyak biaya hanya untuk mengirim barang dari pemasok. Untuk mengurangi biayanya, perusahaan bisa bernegosiasi dengan pemasok. Misalnya dengan menggunakan alat transportasi yang lebih terjangkau.

Tantangan yang kedua adalah tidak mengetahui lokasi akurat penerimaan barang, waktu barang sampai, dan berapa biayanya. Informasi yang tidak lengkap ini bisa berakibat ke banyak hal. Mulai dari pengeluaran anggaran yang berlebihan, produksi barang yang tertunda, hingga ke pengiriman yang telat ke pelanggan daripada waktu yang dijanjikan. Sebaiknya gunakan sistem informasi secara real time untuk melacak setiap proses inbound dengan baik.

Apa Itu Outbound Barang?

Outbound barang atau barang keluar fokus pada sisi permintaan dari persamaan pasokan dan permintaan. Proses outbound melibatkan penyimpanan dan pemindahan barang ke pelanggan atau pengguna akhir. Langkah-langkahnya meliputi pemenuhan pesanan, pengepakan, pengiriman, pengantaran, dan layanan pelanggan terkait pengiriman.

Aktivitas dalam Outbound Barang

Sementara itu, aktivitas dalam outbound barang mencakup:

1. Manajemen Gudang dan Penyimpanan Perusahaan menyimpan sejumlah barang tertentu untuk memenuhi permintaan. Proses outbound barang termasuk menyimpan barang-barang dengan aman dalam kondisi yang tepat dan mengelolanya. Outbound dan inbound mungkin akan mengalami tumpang tindih dalam manajemen gudang. Namun outbound barang berkaitan dengan produk jadi yang keluar. Bagi perusahaan yang menjual produk jadi yang mereka terima dari pemasok, inbound barang berkonsentrasi pada perolehan produk dan outbound barang untuk memenuhi pesanan yang dikirim langsung ke pelanggan atau mendistribusikannya ke gerai ritel.
2. Manajemen Inventaris Tujuan manajemen inventaris mencakup mengelola dan mencatat inventaris serta pesanan secara akurat, serta menjaga kualitas produk dengan mencegah kerusakan, pencurian, produk usang, hingga busuk.
3. Transportasi Jenis transportasi akan berbeda tergantung barang yang dikirim. Jika barang mudah busuk dan rusak misalnya sayur, buah, atau bunga, maka dipilih transportasi yang lebih cepat misalnya pesawat.
4. Pengiriman Pengiriman yang tepat waktu sangat penting dalam kesuksesan perusahaan. Selain itu, barang yang dikirimkan jumlahnya harus sesuai. Barang juga harus dipastikan dalam kondisi baik, tidak rusak, dan tidak hilang.
5. Optimalisasi Pengiriman Mengoptimalkan pengiriman tidak hanya melibatkan pengurangan biaya, tapi juga memenuhi ekspektasi pelanggan yang terus meningkat akan kecepatan dan visibilitas. Kedua hal ini sering kali berjalan beriringan.

Tantangan dalam Outbound Barang

Salah satu tantangan dalam outbound barang adalah koordinasi antara staf. Outbound memonitor produksi, penyimpanan, dan distribusi barang. Pergerakannya harus dipantau terus agar optimal dan sesuai dengan jadwal. Kalau tidak dipantau dengan baik, maka proses outbound bisa terlambat.

Tantangan berikutnya adalah biaya transportasi. Kalau tidak direncanakan dengan baik, mungkin saja akan terjadi pembengkakan biaya yang melebihi anggaran perusahaan. Tentu saja hal ini dapat dihindari jika dikendalikan dengan baik, salah satunya adalah dengan menganalisis pengeluaran di periode yang telah lalu.

Baik inbound dan outbound barang sama-sama penting untuk kesuksesan sebuah perusahaan, karena itu perlu menggunakan software manajemen yang berkualitas seperti Tomps dari Telkom Indonesia. Pengelolaan aset, proyek, dan bangunan dapat dilakukan di satu platform digital dengan mudah. Untuk info terkait layanannya, langsung saja kunjungi website Tomps!