Era globalisasi menuntut perusahaan dan instansi untuk terus melakukan perubahan. Hal ini sangat diperlukan agar perusahaan dapat terus bertahan dan bersaing di era kompetitif. Perubahan-perubahan yang dilakukan perusahaan perlu melibatkan pemikiran individu, kelompok bahkan seluruh sumber daya perusahaan. Salah satu komponen perusahaan yang perlu untuk terus dikembangkan agar dapat mengikuti era globalisasi adalah manajemen perkantoran. Hal ini dikarenakan manajemen perkantoran memiliki pengaruh yang besar terhadap jalannya proses bisnis sebuah perusahaan.

Pengertian Manajemen Perkantoran:

Dilansir dari hashmico.com, manajemen perkantoran didefinisikan sebagai pekerjaan yang berfokus dalam meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan kondisi kerja di dalam kantor. Manajemen perkantoran melibatkan beragam tanggung jawab seperti pengaturan anggaran dan komunikasi internal, pembangunan lingkungan yang hangat dan nyaman, penyambutan pengunjung dan karyawan baru, perolehan alat tulis dan perabotan kantor, dan lain-lain. Sedangkan berdasarkan website accurate.id, pengertian manajemen perkantoran adalah upaya pengarahan pada aktivitas atau kegiatan ketatausahaan dari suatu kantor secara menyeluruh agar bisa mencapai tujuan seefisien mungkin dan harus diadakan penataan agar pekerjaan ini bisa dilakukan dengan baik. Berdasarkan kedua definisi mengenai manajemen perkantoran yang telah dipaparkan, dapat ditarik kesimpulan bahwa pada pokoknya manajemen perkantoran adalah serangkaian kegiatan untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, dan pengendalian dalam rangka memastikan pelaksanaan aktivitas tertentu dalam konteks pekerjaan perkantoran.  

5M dalam Sumber Daya Manajemen Perkantoran

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai manajemen perkantoran, kita akan membahas mengenai sumber daya yang terdapat di dalamnya terlebih dahulu. Terdapat 5 sumber daya yang juga dikenal sebagai 5M, berikut adalah penjabarannya:

Manusia (Man):

Seluruh pegawai kantor adalah sumber daya manusia yang ada dalam manajemen perkantoran. Mulai dari pegawai office boy, staf kerja, manajer, hingga pimpinan tertinggi.

Bahan (Material):

Fasilitas kantor adalah sumber daya bahan pada manajemen perkantoran, termasuk di dalamnya adalah alat tulis, meja, bangku, dan seluruh fasilitas non mesin yang ada.

Mesin (Machine):

Mesin kantor seperti printer, telepon, dll. Merupakan sumber daya mesin dalam manajemen perkantoran yang perlu kita rawat dan gunakan seoptimal mungkin untuk mendukung kinerja dalam bekerja.

Metode (Method):

Metode atau prosedur kantor seperti cara kerja, aturan kerja, dll. Merupakan sumber daya metode dalam manajemen perkantoran. Sumber daya ini perlu ditaati seluruh orang yang ada dalam organisasi atau perusahaan karena metode dibuat sebagai acuan perusahaan untuk meraih tujuannya.

Uang (Money):

Modal seperti dana budgeting yang perusahaan alokasikan khusus untuk keperluan perkantoran, seperti pembelian fasilitas tambahan atau perbaikan yang ada di kantor.

Peran Manajemen Perkantoran

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, sumber daya perkantoran terdiri dari beberapa komponen yaitu manusia, sarana fisik yang terdiri dari material, mesin atau perlengkapan dan peralatan serta uang atau dana, dan sarana non fisik yang terdiri dari metode dan pasar (market) sebagai pihak yang akan menerima atau menggunakan produk yang dihasilkan. Pengelolaan yang baik dan efektif dari ketiga komponen sumber daya perkantoran akan meningkatkan nilai yang tinggi bagi perusahaan. Peran penting manajemen perkantoran dalam perusahaan antara lain:

-Membantu pihak manajerial dalam membuat keputusan.

-Membantu bagian lain memberikan pelayanan administrasi.

-Membantu meningkatkan pelayanan pelanggan.

Aspek Manajemen Perkantoran

Menurut Denyer (Umam, 2014) Ada beberapa aspek yang terdapat dalam

manajemen perkantoran, yaitu:

-Tujuan yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan, mengarahkan dan mengkoordinasikan elemen-elemen manajemen;

-Organisasi meliputi kegiatan penyusunan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk stef tersebut;

-Metode adalah urutan pelaksanaan cara dan tempat pelaksanaan manajemen;

-Personalia meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, promosi, dan penghentian karyawan;

-Lingkungan meliputi bangunan kantor, perabot, dan kondisi jasmani di dalam kantor;

-Mesin dan perlengkapan mencakup segenap benda mati yang digunakan di dalam kantor untuk membentuk pelaksanaan kerja.

Manfaat positif dari pengelolaan bagian perkantoran secara profesional adalah:

-Efisiensi perusahaan

-Meningkatkan kinerja atau performance perusahaan

-Membangun image positif perusahaan

Kegiatan manajemen perkantoran:

-Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan.

-Mengusahakan fasilitas pelayanan & komunikasi, agar tercipta kinerja yang prima di dalam perusahaan.

-Mengelola lingkungan fisik, agar tercipta kenyamanan kerja sehingga karyawan lebih produktif dalam bekerja.

-Membuat standar kerja yang akan digunakan untuk evaluasi kinerja pekerjaan kantor.

Optimalisasi Sumber Daya Manajemen Perkantoran

Berdasarkan 5M dari sumber daya perkantoran, masing-masing dari sumber daya tersebut dijabarkan lagi untuk dapat mengoptimalkan implementasinya dalam manajemen perkantoran. Berikut ini penjabarannya:

Pertama, manusia atau sumber daya manusia dalam manajemen perkantoran sangat penting untuk dikelola dengan baik. Mengatur jadwal kerja, melatih karyawan, memberikan motivasi dan penghargaan dapat membantu meningkatkan efisiensi kerja dan produktivitas. Selain itu, memanfaatkan keahlian dan kekuatan karyawan juga bisa membantu mempercepat penyelesaian tugas. Sebagai contoh, memberikan tanggung jawab dan kepercayaan kepada karyawan yang kompeten dapat membantu mereka mencapai hasil yang lebih baik dan meningkatkan efisiensi kerja.

Kedua, optimalisasi sumber daya bahan atau material juga sangat penting dalam manajemen perkantoran. Fasilitas kantor yang baik seperti meja, kursi, peralatan tulis, dan perangkat elektronik lainnya dapat membantu karyawan bekerja dengan nyaman dan efisien. Oleh karena itu, pastikan fasilitas kantor selalu terjaga dan diperbaharui dengan baik. Membeli bahan atau material secara efisien juga dapat menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi kerja. Sebagai contoh, membeli bahan atau material dalam jumlah besar dapat memberikan diskon dan mengurangi biaya pengiriman.

Ketiga, sumber daya mesin seperti printer, scanner, dan perangkat lunak lainnya juga sangat penting dalam manajemen perkantoran. Perangkat mesin yang baik dan terawat dapat membantu karyawan menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan efisien. Selain itu, memperbarui perangkat lunak secara teratur juga dapat meningkatkan keamanan data dan kinerja sistem. Dalam hal ini, perlu mempertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak berbasis awan atau cloud computing yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.

Keempat, sumber daya metode atau prosedur kantor juga sangat penting dalam manajemen perkantoran. Menetapkan aturan kerja dan prosedur yang jelas dapat membantu mengurangi kebingungan dan meningkatkan efisiensi kerja. Dalam hal ini, mempertimbangkan untuk mengadopsi metode kerja yang efektif dan efisien seperti Agile atau Lean Management yang sudah terbukti berhasil dalam meningkatkan efisiensi kerja. Menjalankan rapat rutin atau meeting secara teratur juga dapat membantu memperjelas tujuan dan tugas yang harus diselesaikan.

Kelima, uang atau modal menjadi sumber daya penting dalam manajemen perkantoran. Dana budgeting yang terbatas harus dikelola dengan efisien dan diperuntukkan sesuai dengan kebutuhan. Membuat anggaran yang jelas dan realistis serta melakukan kontrol anggaran secara teratur dapat membantu menghindari pemborosan dan pengeluaran yang tidak perlu.

Selain itu, perusahaan juga dapat mencari cara untuk menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya bahan dan mesin. Misalnya, dengan menggunakan fasilitas dan peralatan yang lebih hemat energi atau melakukan kerjasama dengan pemasok untuk mendapatkan harga yang lebih baik pada bahan dan mesin yang dibutuhkan.

Dalam mengelola uang atau modal, perusahaan juga harus mempertimbangkan pengalokasian dana untuk pengembangan sumber daya manusia. Pelatihan dan pengembangan karyawan dapat membantu meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka, sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan dengan lebih efektif dan efisien. Dalam jangka panjang, investasi dalam sumber daya manusia dapat membantu meningkatkan produktivitas dan profitabilitas perusahaan.

Dalam mengoptimalkan sumber daya manajemen perkantoran, perusahaan harus mempertimbangkan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi efisiensi kerja. Misalnya, lingkungan kerja yang nyaman dan ergonomis dapat membantu mengurangi kelelahan dan cedera kerja, sehingga karyawan dapat bekerja dengan lebih efektif. Selain itu, komunikasi yang jelas dan terbuka antara karyawan dan manajemen juga dapat membantu meningkatkan efisiensi kerja dan menciptakan lingkungan kerja yang positif.

Perusahaan juga harus terus memantau dan mengevaluasi kinerja setiap elemen sumber daya perkantoran. Perusahaan harus memastikan bahwa setiap sumber daya digunakan secara efisien dan efektif, dan melakukan perubahan atau penyesuaian jika diperlukan. Dalam era globalisasi dengan persaingan bisnis yang semakin ketat, perusahaan harus memastikan bahwa sumber daya digunakan dengan optimal untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu, manajemen perkantoran yang efisien dan efektif dapat membantu perusahaan mencapai keberhasilan jangka panjang.