Setiap orang yang tinggal di gedung apartemen tentu mengharapkan dapat menikmati fasilitas yang memadai sesuai kontrak dan pastinya kondisi yang aman. Karena itu, manajemen apartemen yang dikelola dengan baik sangat dibutuhkan untuk mewujudkannya. Sebenarnya siapa yang paling bertanggung jawab dan apa saja tanggung jawab manajemen apartemen yang harus diwujudkan? Simak selengkapnya di bawah ini.

Pengertian Manajemen Apartemen

Manajemen apartemen adalah pengawasan harian atas gedung apartemen oleh kontraktor pihak ketiga. Pada umumnya, manajer apartemen bertanggung jawab atas perbaikan sehari-hari dan pemeliharaan yang berkelanjutan, keamanan, dan pemeliharaan properti. Manajer apartemen biasanya bekerja untuk pemilik gedung apartemennya.

Peran utama manajer apartemen adalah untuk mengelola beraga tugas rutin yang didelegasikan oleh pihak pemilik kepada manajemen apartemen. Pemilik gedung akan membayar upah manajer apartemen atas berbagai pekerjaan yang telah mereka jalankan sesuai dengan fungsi utamanya dan kontrak yang telah disetujui sebelumnya.

Pihak yang Berperan Penting dalam Manajemen Apartemen

Ada 2 pihak yang berperan penting di dalam manajemen gedung, yang pertama adalah pemilik gedung dan yang kedua adalah manajer apartemen. Pemilik gedung pada dasarnya harus menyampaikan apa yang diharapkannya pada manajer apartemen yang terpilih agar mereka bisa menjalankan tugasnya sesuai ekspektasi.

Manajer apartemen dipilih untuk mengelola gedung apartemen setiap harinya. Jadi merekalah yang langsung terjun untuk mengatur sistem yang berjalan setiap harinya sehingga tercipta ketertiban, keamanan, dan kenyamanan di gedung. Manajer tentunya akan memiliki staf yang terbagi menjadi beberapa divisi, sesuai dengan tanggung jawab masing-masing.

Pemilik gedung disarankan membuka komunikasi yang terbuka kepada manajer apartemen. Dengan begitu, manajer dapat memberikan masukan berdasarkan operasional yang terjadi sehari-hari. Mungkin saja ada sistem yang perlu diubah atau disesuaikan, agar lebih relevan dengan kondisi riil di gedung apartemen.

Tanggung Jawab Manajer Apartemen

Seperti disinggung sebelumnya, manajer apartemen akan memiliki staf yang bertanggung jawab dengan tugasnya masing-masing. Kemampuan memimpin adalah salah satu faktor utama yang harus dimiliki manajer apartemen. Seorang manajer apartemen yang dapat diandalkan mampu membantu pemilik gedung menghindari kerugian finansial dan berbagai masalah lainnya.

Berikut ini beberapa tanggung jawab yang penting sekali untuk dikerjakan seorang manajer apartemen: 1. Perhatikan Keselamatan Inspeksi keamanan harus dilakukan setiap saat, pastikan untuk mematuhi peraturan di lingkungan setempat juga. Gedung atau kompleks apartemen harus aman bagi setiap penghuninya, karena setiap orang menginginkan berada di lingkungan tempat tinggal yang aman. Siapa pun penghuninya, mulai dari mahasiswa, pegawai, keluarga kecil, hingga lansia, semua harus merasa aman. Beberapa standar keselamatan jiwa di gedung apartemen mencakup detektor asap dan karbon monoksida, pintu kebakaran dengan tanda yang jelas, penerangan darurat, tanda keluar yang jelas, dan lain-lain. Sangat disarankan untuk tidak berhemat dan memotong biaya untuk sisi keselamatan dan pemeriksaan rutin harus dilakukan setiap hari. 2. Buat Kebijakan Penghuni yang Jelas Manajer apartemen bertanggung jawab merumuskan kebijakan atau peraturan yang harus dipatuhi oleh seluruh penghuni apartemen. Kebijakan ini harus memiliki standar yang jelas, mudah dipahami, dan dapat diakses oleh semua penghuni apartemen. Buatlah peraturan yang detail terkait hewan peliharaan, pembuangan sampah, kebisingan di jam-jam tertentu, dan lain-lain.

Terkadang manajer apartemen dipekerjakan dengan aturan yang sudah ada, sehingga tinggal meneruskannya saja. Pelajari peraturannya secara detail agar dapat mengelola apartemen dengan baik, jika peraturannya tidak perlu diubah,

Sebenarnya apa yang harus ada di dalam kebijakan penghuni apartemen. Kebijakan tersebut harus menjawab beberapa pertanyaan di bawah ini:

• Apa peraturan yang berlaku di setiap unit apartemen dan setiap fasilitas umumnya
• Bagaimana cara penghuni berkomunikasi dengan staf?
• Apakah penghuni memiliki akses yang mudah untuk terhubung dengan manajemen apartemen?
• Bagaimana cara mengatasi perselisihan antara sesama penghuni atau antara penghuni dengan staf?

3. Tinjau Kebijakan Hukum Secara Teratur Kompleks apartemen harus mengikuti aturan sesuai hukum yang berlaku. Manajemen apartemen yang dapat diandalkan harus memiliki pengetahuan terkait berbagai isu, misalnya penggusuran, peraturan perumahan, dan cara menangani aksesibilitas di seluruh kompleks apartemen. Dengan begitu, gedung apartemen tidak akan menyalahi peraturan karena manajernya selalu update.

4. Tinjau Strategi Penyewaan dan Pemasaran Apartemen Bagaimana caranya agar setiap unit apartemen bisa terjual atau disewa hingga tidak ada yang kosong? Manajer apartemen bisa memilih antara bekerja sama dengan pihak ketiga atau menanganinya sendiri sebagai pemasar properti.

Strategi penyewaan dan pemasaran apartemen yang diterapkan oleh setiap manajer bisa berbeda-beda, tergantung dari situasi dan kondisi. Beberapa manajemen dapat mengatasinya sendiri, tapi ada yang lebih baik dibantu pihak ketiga. Karena itu, tinjau strateginya secara berkala agar bisa disesuaikan dengan situasi saat itu.

5. Atur Budget Setiap Tahun Luangkan waktu yang cukup untuk meninjau budget tahunan setiap tahunnya. Cek manajemen pengeluaran, apa pengeluaran yang paling besar di tahun lalu? Pengeluaran terbesar apa yang pasti ditanggung tahun depan?

Evaluasi proyeksi pendapatan apartemen di tahun mendatang lalu tetapkan rencana pengeluaran modal besar dan cadangan uang tunai apartemen. Semakin baik seorang manajer apartemen memahami keuangan properti tersebut, maka akan semakin mudah dalam membuat keputusan finansial yang cerdas.

6. Susun Laporan Keuangan Tak sedikit manajemen apartemen yang mengalami masalah begitu sudah tiba waktunya membuat laporan keuangan. Pastikan untuk mengawasi keuangan secara ketat, setiap pengeluaran dan pemasukan setiap harinya harus tercatat dengan baik agar menyusun laporan di akhir periode jadi lebih mudah.

Jika manajer apartemen mampu menyusun laporan keuangan yang detail, maka akan lebih mudah dalam menyusun laporan pajak atau untuk mengajukan pinjaman di masa depan, jika memang dibutuhkan.

7. Lakukan Pemeliharaan Preventif Sama seperti jenis bangunan yang lain, gedung apartemen memerlukan pemeliharaan yang sifatnya preventif agar selalu berada dalam kondisi yang aman dan nyaman bagi penghuni. Selain itu, apartemen yang selalu terjaga juga akan selalu dilirik oleh calon pembeli atau penyewa. Perhatikan area umum di kompleks apartemen agar terawat dan sesuai fungsinya masing-masing. Selain itu, kondisi setiap unit tentu harus diperhatikan agar nyaman untuk ditinggali.

Sebagai pemilik gedung maupun manajer apartemen, penting sekali untuk menerapkan sistem manajemen apartemen terbaik demi kepuasan penghuninya. Untuk mempermudah, pastikan menggunakan software terbaik seperti Tomps dari Telkom Indonesia.

Tomps hadir sebagai solusi bagi manajemen aset, proyek, dan bangunan secara digital yang terintegrasi di dalam satu platform. Monitor secara real time jadi lebih mudah, begitu juga dengan mengontrol akses agar sistem manajemen lebih aman. Langsung saja kunjungi website Tomps untuk info lebih lanjut terkait detail layanannya!