Seorang manajer proyek akan mengalami kesulitan jika anggota tim kuncinya tiba-tiba memutuskan tidak bergabung lagi dengan tim atau jika merekrut sumber daya yang kurang tepat di timnya. Itulah alasannya kenapa tahapan proses management proyek SDM sangat penting. Sebelum memahami tahapan yang tepat, kita akan membahas apa itu manajemen proyek SDM dan kenapa itu penting?

Apa Itu Proses Manajemen Proyek SDM?

Proses manajemen proyek SDM merupakan pengelolaan setiap sumber daya manusia atau pemangku kepentingan terkait proyek yang sedang berjalan dan memastikan bahwa mereka bekerja secara efisien sejak awal hingga akhir proyek. Tujuan utama manajemen proyek SDM adalah mengelola sumber daya manusia yang terlibat di dalam proyek sehingga pekerjaan berjalan sesuai dengan rencana awal, jadwal, anggaran, dan tentunya agar kualitas proyek sesuai dengan ekspektasi. Dengan kata lain, manajemen proyek SDM termasuk pengorganisasian, perekrutan, memotivasi, dan mengelola sumber daya manusia yang terlibat di dalam sebuah proyek dengan cara efektif agar bisa mencapai tujuan proyek yang sesuai dengan ekspektasi dan rencana awal. Manajemen proyek SDM juga termasuk memaksimalkan produktivitas mereka yang bekerja di dalamnya.

Kenapa Manajemen Proyek SDM Penting?

Manajemen proyek SDM yang baik sangat penting dalam setiap proyek karena beberapa alasan. Kesuksesan proyek sangat tergantung dari kemampuan manajer proyek untuk memimpin dan mengelola timnya secara efektif. Jika tim tidak dikelola dengan baik, maka risiko yang diakibatkannya antara lain adalah proyek mengalami penundaan, gangguan, dan bahkan yang paling buruk terjadi kegagalan. Manajemen proyek SDM yang efektif memastikan bahwa orang yang tepat ditugaskan pada posisi yang tepat berdasarkan keterampilan, keahlian dan pengalaman yang dimiliki dan diperlukan. Ini akan sangat membantu memaksimalkan produktivitas tim secara keseluruhan. Selain itu, manajemen SDM proyek juga akan memperkecil risiko terjadinya konflik dan salah paham. Lingkungan kerja yang baik dan sehat akan lebih mudah tercipta, sehingga kerja sama tim akan lebih baik lagi. Lebih jauh lagi, manajemen SDM dalam suatu proyek akan sangat membantu dalam menemukan risiko terjadinya masalah. Jenis jenis proyek berbeda tentu masalah yang dihadapi juga berbeda. Jika manajemen SDM berlangsung lancar, maka risiko masalah akan dengan cepat diketahui dan ditemukan solusinya. Ke depannya, jalannya proyek pun akan lebih baik dan berdampak bagi keberhasilan proyek.

Tahapan Proses Manajemen Proyek SDM

Berikut ini adalah tahapan penting dalam proses manajemen SDM proyek agar bisa berjalan dengan sukses: istilah dalam proyek

1. Mengembangkan Rencana SDM Rencana SDM dimulai di tahap awal proyek. Proses ini melibatkan identifikasi dan dokumentasi berbagai peran, tanggung jawab, keahlian yang diperlukan, dan proses laporan. Membuat rencana manajemen SDM dan menugaskan peran kepada banyak orang atau kelompok juga merupakan bagian dari proses penting ini. Hasil dari tahap pertama ini adalah rencana pengelolaan SDM yang komprehensif, mencakup:

• Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan
• Merancang strategi membangun tim
• Menetapkan program penghargaan dan pengakuan prestasi
• Memutuskan tindakan untuk memastikan keselamatan kerja dan kepatuhan

Intinya, rencana manajemen SDM menawarkan panduan mengenai penempatan staf, manajemen, pembentukan tim, pengendalian semua tahapan pengembangan, dan akhirnya mulai menjalankan proyek. Sebuah rencana manajemen SDM yang baik termasuk:

• Peran dan tanggung jawab proyek
• Memantau berbagai tugas tim atau setiap staf
• Detail kompetensi seperti keterampilan atau kemampuan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek
• Kejelasan peran setiap staf dan metode pelacakan

Salah satu komponen kunci dari rencana SDM adalah rencana manajemen kepegawaian, yang menggambarkan bagaimana dan kapan proyek dijalankan. Bentuknya bisa formal, informal, dan sangat terperinci, tergantung kebutuhan proyeknya. Tahap ini juga termasuk mempertimbangkan kebutuhan pelatihan agar semua staf memahami istilah istilah dalam proyek. 2. Merekrut Tim Proyek yang Tepat Dalam proses ini, manajer memastikan ketersediaan SDM dan mengumpulkan seluruh SDM yang diperlukan untuk pengembangan proyek. Manajer proyek harus mempertimbangkan beberapa faktor saat memperoleh tim proyek. Manajer proyek harus melakukan beberapa hal di bawah ini:

• Berkomunikasi secara efektif dan bernegosiasi dengan SDM, terutama jika perekrutannya menggunakan pegawai magang atau outsourcing.
• Membuat plan B untuk berjaga-jaga jika ada SDM yang sudah direkrut gagal masuk ke dalam tim karena satu dan lain hal.
• Selalu menyediakan SDM alternatif untuk menggantikan SDM yang keluar atau izin selama beberapa waktu.

Agar berhasil memperoleh tom proyek yang tepat, manajer proyek menggunakan beberapa teknik seperti Tim Virtual, Akuisisi, Negosiasi, dan Pra Penugasan. Teknik-teknik ini memastikan bahwa tim proyek berkumpul secara efisien dan efektif untuk memenuhi kebutuhan proyek. Setelah proses perekrutan selesai, manajer akan mendapatkan output berupa:

• Penugasan tim proyek
• Kalender SDM
• Pembaruan rencana manajemen proyek.

Output di atas sangat penting dalam mengelola tim proyek dan memastikan proyek agar dilaksanakan sesuai rencana awal. 3. Kembangkan Tim Proyek Selama tahap ketiga ini, kompetisi dan interaksi antar anggota tim dibentuk dan ditingkatkan untuk meningkatkan kinerja proyek. Prosesnya jadi lebih mudah karena sudah melewati tahap kedua. Tujuan mengembangkan tim proyek adalah: Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan SDM yang terlihat dalam suatu proyek. Membangun kepercayaan dan kesepakatan bersama antar rekan satu tim. Meningkatkan ikatan rekan satu tim sehingga produktivitas individu dan tim meningkat. 4. Mengelola Tim Proyek Proses di tahap keempat ini mencakup aspek pengelolaan inti dari manajemen SDM proyek. Jadi ini mencakup memberi umpan balik, melacak kinerja tim dan individu, mengelola perubahan, dan mengoptimalkan kinerja proyek. Selama tahap ini, manajer harus mengelola konflik yang terlihat maupun yang tersembunyi, menyelesaikan masalah, dan mengamati perilaku tim. Tujuan dari tahapan ini adalah:

• Memperbarui rencana SDM untuk mencerminkan perubahan apa pun dalam komposisi atau persyaratan tim proyek.
• Mengirimkan permintaan perubahan untuk mengubah aspek apa pun dari rencana proyek yang berdampak pada tim.
• Melakukan penilaian kinerja untuk mengevaluasi kinerja individu dan tim terhadap tujuan dan sasaran proyek.
• Menambahkan dokumen “pelajaran yang diambil dari proyek” ke database perusahaan untuk meningkatkan proses dan praktik manajemen proyek di masa depan.
• Menyelesaikan masalah yang mungkin muncul selama fase eksekusi proyek, seperti konflik di antara anggota tim, tantangan teknis, dan masih banyak lagi.

Manajemen SDM dalam sebuah proyek sangat esensial dan dapat berdampak pada keberhasilan sebuah proyek. Pastikan manajemen agar tetap jelas dan transparan, karena itu Tomps by Telkom Indonesia hadir agar bisa melakukan supervisi proyek secara online. Berbagai aspek proyek jadi lebih jelas dengan fitur-fitur pintar dari Tomps. Yuk, kunjungi website Tomps sekarang juga untuk mengetahui semua fiturnya!