Monitoring proyek konstruksi adalah kunci agar pembangunan sukses. Monitoring memberikan gambaran dan pengetahuan untuk menjaga agar pekerjaan tetap berada di jalur yang telah direncanakan. Seperti apa peran monitoring proyek konstruksi dan apa saja tips untuk melakukan monitor dengan baik? Simak selengkapnya di bawah ini.

Peran Monitoring Proyek Konstruksi

Dilihat dari permukaan, monitoring proyek konstruksi tampak simpel, tapi sebenarnya dampaknya sangat besar. Memantau progres konstruksi dan mengevaluasinya merupakan komponen penting dalam pembangunan yang membuat pemilik proyek mampu mendapat informasi, memegang kendali, dan memungkinkan untuk membuat keputusan yang tepat agar pekerjaan tetap pada jalurnya. Berikut ini adalah beberapa peran penting monitoring proyek konstruksi:

1. Menghindari Penundaan Manajer proyek dapat menemukan risiko adanya masalah lebih awal dengan selalu memantau pekerjaan. Dengan begitu, sebelum masalah muncul atau menjadi semakin parah, manajer proyek bisa mencari cara untuk mengatasinya. Jika diatasi dengan cepat, maka tidak perlu menghabiskan biaya besar, apalagi sampai mengerjakan ulang sebuah tugas yang sama.
2. Meningkatkan Komunikasi dan Kolaborasi Salah satu peran utama monitoring proyek konstruksi adalah mampu membantu memastikan bahwa tim proyek tahu apa yang perlu dilakukan dan kapan harus dilakukan. Tentu saja ini akan membantu memperlancar komunikasi antar semua pihak, seperti kontraktor, pemasok, manajer proyek, dan lain-lain. Bahkan jika ada kolaborasi pun jadi lebih mudah mengaturnya.
3. Akuntabilitas dan Transparansi Memantau proyek konstruksi akan memberikan progres dengan jelas dan objektif, yang dapat digunakan untuk menunjukkan akuntabilitas dan transparansi. Keduanya sangat penting terutama untuk proyek dengan banyak rantai pasokan atau pemangku kepentingan. Pemantauan proyek akan membantu membangun kepercayaan di dalam tim manajemen proyek.
4. Manajemen Budget Lebih Baik Proyek konstruksi yang terus dipantau tentu saja termasuk budgetnya. Pengeluaran dapat dijaga agar lebih efektif karena bisa terlihat di area mana yang biayanya ternyata melebihi estimasi. Tim bisa berunding untuk mengatasi pembiayaan yang tidak sesuai ekspektasi. Proyek manajer juga bisa mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan meminimalkan penimbunan barang.
5. Meningkatkan QC Quality control tentu jadi lebih mudah jika proyek dipantau terus-menerus. Tidak ada pekerjaan yang dikerjakan tanpa mengikuti rencana awal, sehingga kualitasnya sudah pasti sesuai dengan ekspektasi. Hasil akhir proyek pun akan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Tips Monitoring Proyek Konstruksi

Agar monitoring proyek konstruksi berjalan dengan lancar, ada beberapa tips yang terbukti sukses. Berikut ini beberapa di antaranya:

1. Tetapkan Gol yang Jelas dan Terukur Menetapkan gol yang jelas dan terukur sangat penting dalam pembangunan dan memantau progresnya. Saat membuat alur kerja, pastikan setiap langkahnya spesifik, terukur, dapat dilakukan dengan tim yang dimiliki, dan relevan. Jika dilakukan dengan tepat, maka akan tercipta peta alur kerja yang jelas dan memudahkan dalam pemantauan hingga proyek selesai. Sebagai contoh, buatlah gol yang jelas seperti “di minggu ketiga bulan ini, dengan budget Rp XXX, pekerjaan harus selesai sebanyak 95%.” Ini akan lebih kelas daripada gol yang mengambang seperti “pekerjaan harus selesai tepat waktu.”
2. Manfaatkan Teknologi Sebaik Mungkin Perkembangan teknologi juga terjadi proyek konstruksi dan kalau dimanfaatkan dengan baik, akan sangat menguntungkan dan memudahkan, terutama dalam memantau progres proyek. Pertimbangkan untuk berinvestasi dengan menggunakan software terkait konstruksi dengan berbagai fitur seperti manajemen tugas, melacak waktu, dan perangkat kolaborasi. Software semacam ini akan sangat membantu memvisualisasikan progres secara real-time dan membuat keputusan terbaik.
3. Komunikasi dan Beri Laporan Secara Reguler Pastikan untuk selalu berkomunikasi dengan tim dan para pemegang kepentingan secara reguler. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua tim berada di jalur yang sama dan sekaligus untuk memantau perkembangan dan kemajuan proyek. Selain itu, laporan progres harus diserahkan secara reguler agar bisa mendapatkan gambaran sampai di mana dan seperti apa status proyek yang dikerjakan, termasuk apakah ada masalah baru yang muncul dan perlu dibicarakan. Selama diskusi antar tim, pastikan untuk membicarakan jika diperlukan penyesuaian dan lain sebagainya.
4. Manfaatkan Info Berbasis Data Selama proyek berlangsung, pastikan untuk mengumpulkan data sebanyak mungkin karena ke depannya mungkin bisa digunakan untuk membuat keputusan yang tepat. Analisis data seperti biaya proyek, jadwal, dan pemanfaatan sumber daya untuk identifikasi tren dan membuat penyesuaian jika memang diperlukan. Sebagai contoh jika ada aspek di dalam proyek yang memakan waktu lebih lama dari yang dijadwalkan, maka perlu dilakukan penyesuaian sumber daya atau menilai ulang jadwal. Dengan begitu proyek tetap berjalan sesuai rencana.
5. Kolaborasi dengan Semua Pemegang Kepentingan Memantau progres proyek konstruksi harus melibatkan semua pemegang kepentingan yang relevan, termasuk manager proyek, anggota tim, dan pemilik proyek. Komunikasi dan kolaborasi secara reguler adalah kunci untuk memastikan bahwa semuanya berada di dalam jalur yang sama dan bekerja sesuai dengan gol yang sudah ditentukan. Pastikan suasana komunikasi di proyek terbuka agar komunikasi lebih baik dan nyaman.

Istilah Penting dalam Manajemen Proyek Konstruksi

Dalam manajemen proyek konstruksi tentu banyak istilah yang digunakan. Berikut ini adalah beberapa istilah dalam proyek konstruksi yang sering digunakan:

• Pemilik Proyek: sering juga disebut dengan owner proyek, merupakan individu atau perusahaan yang menawarkan kepada konsultan atau kontraktor ajan sebuah proyek. Kerja sama didasari oleh Perjanjian Kerja Sama (PKS).
• Manajer Konstruksi: perwakilan dari pemilik proyek, tugasnya berada di lapangan dan melakukan monitoring proyek. Sering disingkat menjadi MK, merekalah yang bertugas melaporkan progres.
• Manajer Proyek: pihak yang menerima atau menyetujui tawaran proyek. Tugasnya adalah memimpin, mengawasi, dan mengontrol setiap aktivitas konstruksi.
• Konsultan Struktur Proyek: bertugas merencanakan struktur sebuah proyek sesuai batas-batas dari pemilik proyek. Mereka biasanya bekerja sama dengan arsitek hingga strukturnya diulas oleh pemilik proyek.
• Konsultan Mekanik & Elektrik: tugasnya adalah menjalankan semua yang berhubungan dengan mekanik dan elektrik dalam proyek.
• Kontrak Proyek: perjanjian yang telah disepakati antara pemilik dan kontraktor terkait pembangunan proyek.

Industri pembangunan selalu berkembang, karena itu penting untuk selalu up to date dengan berbagai metode baru yang muncul, termasuk mempelajari perangkat baru untuk melacak progres pembangunan. Tomps by Telkom Indonesia menawarkan solusi digital manajemen kolaboratif berbasis mobile dan web yang mengedepankan kemudahan dalam mengelola kebutuhan perusahaan via supervisi online. Tomps adalah software kebutuhan manajemen profesional yang menawarkan berbagai fitur pintar strategis untuk perencanaan, proyek, aset dan bangunan yang bisa digunakan bisnis dalam berkala skala dan di berbagai industri. Langsung saja kunjungi website Tomps untuk mendapatkan demonya!