Apa anda saat ini sedang mengelola sebuah proyek? Kalau begitu, apa anda sendiri sudah tahu seberapa pentingnya project management untuk bisnis anda?

“Project management is one of those things that looks easy until you try it.” Apa anda setuju dengan pepatah satu ini?

Untuk para pegiatnya, stigma “kompleks”, “merepotkan”, sampai “melelahkan” mungkin akan menempel kuat ketika mendengar kata “proyek”. Hal ini tidak terlepas dari berbagai hambatan yang seringkali muncul ketika proyek digelar. Seperti laporan yang tidak akurat, penjadwalan yang tidak terorganisir, komunikasi yang buruk, “penyimpangan” yang tidak terdeteksi, pekerjaan berulang, hingga akhirnya membuat biaya operasional membengkak dan proyek jadi selesai lebih lama. Tentu akan menjadi mimpi buruk semua pegiat proyek, bukan?

Dari tahap awal sampai akhir, pengelolaan atas proyek membutuhkan sebuah strategi yang cermat dan tepat. Dalam siklus inilah, pentingnya project management harus disadari. Project management akan menjadi sebuah alat yang akan kian besar terasa manfaatnya di tangan pihak-pihak yang memahami cara mengasahnya. 

Lalu, seberapa penting project management untuk sebuah bisnis? Simak 7 alasan yang telah Tomps.id rangkum di bawah ini!

7 Alasan Utama Pentingnya Project Management Untuk Bisnis

1. Menjelaskan sebuah rencana kedepan untuk bisnis anda

Sebagai sebuah kerangka rencana, kita tentu perlu hal ini ketika menginginkan bisnis yang sukses masa depan bukan?

Masalahnya, semakin banyak target yang ingin kita capai kedepan, semakin banyak tugas dan hambatan yang tentu diemban. Di saat-saat kacau seperti inilah, keahlian dari project management dibutuhkan. Salah satu fungsi utamanya adalah memetakan rencana dari tahap inisiasi hingga selesainya siklus proyek anda. Project management juga dibutuhkan untuk membuat seluruh tim dapat memahami dengan baik apa goal utama proyek anda, tugas dan tanggung jawab masing-masing individu, dan alur business process-nya. Hal ini yang akan dibangun dan dirancang dalam keahlian project management.

2. Membuat aturan, kesepakatan, dan kolaborasi sehat dalam proyek anda

Selanjutnya, project management juga punya fungsi penting untuk menciptakan aturan dan kesepakatan yang harus dipatuhi keseluruhan tim. Tujuannya, untuk membangun ruang kerja yang kolaboratif, aktif, dan efektif untuk proyek anda. Hal ini termasuk perihal penjadwalan, pembagian tugas, hingga hubungan antara satu divisi dengan divisi lain. Project management akan mendorong seluruh tim untuk berkontribusi semangat dan energi yang sama untuk menyukseskan proyek anda.

3. Menciptakan pemimpin yang handal

Peran penting project management yang lainnya adalah menciptakan nilai kepemimpinan yang efektif untuk proyek anda. Seorang project manager yang memiliki keahlian manajemen proyek yang baik tentu akan membawa banyak keuntungan untuk bisnis anda. Ia bisa membawa tim untuk bekerja secara optimal dan menghindari adanya kesalahan-kesalahan dalam menyelesaikan proyek anda.

4. Mengoptimalkan potensi sumber daya

Salah satu pengeluaran terbesar dalam bisnis adalah pada sumber daya manusia dan biaya operasional. Karena hal ini, project management memiliki fungsi penting untuk memastikan berbagai sumber daya ini diserap secara optimal dalam proyek anda. Caranya, dengan sistem monitoring dan rancangan manajemen risiko yang tepat.

5. Mengontrol integrasi dalam siklus proyek

Proyek dalam sebuah bisnis biasanya digabungkan dengan satu atau lebih kerangka bisnis yang lebih luas. Di sinilah project management berfungsi untuk mengontrol integrasi antar hubungan bisnis dalam perusahaan anda.

6. Mengontrol pengeluaran biaya perusahaan

Proyek adalah pekerjaan yang kompleks dan mahal. Tak mengherankan jika anggaran belanja proyek biasanya akan menguras keuangan perusahaan. Karena itu, penting untuk mengendalikan pengeluaran ini secara cermat. Project management dalam hal ini dapat membantu memperkecil risiko cost over budget dengan menerapkan sistem monitoring keuangan yang tepat dan cermat.

7. Mengelola perubahan yang terjadi

Perubahan adalah sebuah hal yang tidak mungkin terlepaskan dari sebuah bisnis. Sama halnya dengan proyek, siklus di dalamnya juga seringkali mengalami berbagai perubahan yang harus dikelola. Tujuannya, agar perubahan-perubahan ini tidak menimbulkan penyimpangan yang semakin besar dan tidak terkendali. Manajemen proyek kemudian memungkinkan adanya pengelolaan atas perubah ini dengan cara yang taktis. Sehingga, perubahan ini dapat terkontrol dan alur penyelesaian proyek tidak terganggu.

Itu dia 7 alasan pentingnya project management untuk sebuah bisnis, khususnya untuk sebuah siklus proyek. Ketahui lebih banyak informasi terkini seputar manajemen proyek di sini bersama Tomps.id, your project management solution!