Manajemen proyek bukanlah hal baru, tapi sekarang ada aplikasi project management yang menggunakan teknologi modern. Lebih mudah diatur dan diakses, sehingga penanganan setiap proyek pun bisa berjalan dengan lebih terorganisir. Sebenarnya apa itu aplikasi project manager dan apa kelebihan menggunakan aplikasi ini? Temukan jawabannya di bawah ini!

Apa Itu Aplikasi Project Management?

Project management atau manajemen proyek merupakan sistem yang digunakan untuk mengatur proyek. Konsep ini mungkin sudah ada sejak pembangunan Piramida Giza di Mesir, yang dibangun sekitar 4500 tahun yang lalu. Bangsa Mesir menggunakan prinsip manajemen proyek untuk mengatur tim yang sangat besar agar piramida sukses dibangun.

Tentu saja, manajemen proyek yang ada sekarang sudah mengalami perkembangan yang sangat besar dibandingkan 4500 tahun yang lalu. Salah satu buktinya adalah adanya aplikasi atau software khusus manajemen proyek, yang sangat memudahkan tim dalam mengorganisir setiap proyek, baik yang berskala kecil maupun besar. Secara umum, tujuan manajemen proyek adalah sebagai berikut:

• Menentukan gol sebuah proyek
• Merencanakan komponen proyek
• Membahas metrik yang digunakan untuk Quality Control agar hasilnya berstandar tinggi.

Dengan menerapkan metode yang tepat, kemampuan, dan pengalaman untuk manajemen proyek, maka tim tersebut mampu menyelesaikan proyek sesuai dengan periode, anggaran, dan kualitas yang sudah ditetapkan sebelumnya. Manajemen proyek sering dihubungkan dengan arsitektur dan pembangunan, tapi sebenarnya sistem ini bisa diterapkan pada berbagai jenis industri.

Kelebihan Aplikasi Project Management

Saat ada proyek yang harus diselesaikan, semua perusahaan, semua tim, tentu berharap proyeknya berhasil sesuai dengan harapan. Lebih baik lagi kalau bisa melebihi ekspektasi. Kelebihan aplikasi project management dapat mewujudkannya jika dimanfaatkan dengan baik. Apa saja kelebihan aplikasi ini? Berikut ini beberapa kelebihan aplikasi project management:

1. Mengatur Anggaran dan Waktu Anggaran dan jadwal yang ketat sangat berpengaruh pada sebuah proyek. Keduanya saling berhubungan. Kalau salah satu ada yang tidak sesuai dengan rencana, maka secara tidak langsung bisa mengganggu yang satunya lagi. Dengan aplikasi project management, perusahaan bisa menggunakan fiturnya untuk mengatur anggaran dan waktu agar proyek bisa berjalan lebih baik. Aplikasi project management dapat membantu memadukan sumber daya manusia dengan material yang dibutuhkan, mengatur manajemen karyawan, hingga mengelola anggaran dengan ketat sesuai jadwal yang telah ditetapkan sebelumnya.

2. Meningkatkan Produktivitas dan Kualitas Kerja Secara Keseluruhan Tujuan manajemen proyek secara umum adalah agar proyek bisa berjalan dengan baik. Dengan menggunakan aplikasi project management, pekerjaan bisa diatur dengan lebih mudah. Dengan begitu, alur kerja setiap tim bisa dioptimalkan untuk mencapai gol proyek tersebut. Setiap tim pun bisa langsung bekerja sesuai tugas dan tanggung jawab masing-masing, dengan begitu maka produktivitas lebih mudah meningkat. Dengan peta kerja yang jelas, navigasi proyek pun jadi lebih terkontrol. Jika ada yang tidak sesuai peta, bisa terlihat jelas dan langsung dicari solusinya secepat mungkin. Dengan begitu, kualitas kerja secara keseluruhan bisa ditingkatkan.

3. Memitigasi Risiko dalam Proyek Setiap proyek tentu ada risikonya, mulai dari biaya, jadwal kerja, hingga kinerja tim. Salah satu kelebihan aplikasi manajemen proyek adalah tim bisa menganalisis dan mengkomunikasikan risiko ini dengan lebih baik. Setelah itu, tim dapat memprioritaskan strategi untuk mencegah berbagai risiko untuk mendukung kinerja mereka. Memanfaatkan aplikasi project management yang dapat diandalkan akan memudahkan perusahaan dalam memitigasi risiko sebelum timbul dampak yang buruk. Masalah pasti ada, tapi kalau sudah diperkirakan dari awal, maka tidak akan menimbulkan akibat buruk yang berkepanjangan karena bisa langsung ditangani dengan cepat.

4. Meningkatkan Relasi dengan Pemangku Kepentingan Dalam satu perusahaan dan dalam satu proyek, pasti ada pemangku kepentingan yang berbeda-beda. Mereka adalah para investor, para eksekutif perusahaan, vendor, dan pemasok. Tak jarang dalam satu proyek seolah ada terlalu banyak pihak yang ikut serta. Tapi memang itulah kenyataan yang tak bisa dihindari pada kebanyakan proyek, terutama yang skalanya besar. Jika komunikasi antara para pemangku kepentingan dengan tim yang mengerjakan proyek tidak diatur dengan baik, maka berbagai risiko akan muncul. Aplikasi project management dapat mengatasi masalah ini. Alur komunikasi di dalamnya dapat melibatkan semua pihak. Dengan begitu, setiap pemangku kepentingan bisa mengakses info terbaru terkait proyek dengan mudah. Sebaliknya, tim yang mengerjakan proyek juga tahu betul apa yang menjadi ekspektasi pemangku kepentingan. Manajemen proyek akan menggarisbawahi apa saja kebutuhan dan keperluan setiap pemangku kepentingan. Hasil proyek pun bisa menjadi refleksi yang akurat dari apa yang mereka harapkan.

5. Meningkatkan Kepuasan Konsumen Setiap proyek diselesaikan untuk memenuhi keinginan pasar sebagai konsumen. Manajemen proyek harus tahu apa yang sedang dibutuhkan konsumen? Apa yang perlu dilakukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut? Aplikasi project management sangat memudahkan komunikasi antar anggota tim atau dengan tim lainnya. Mereka bisa mendiskusikan keinginan dan kebutuhan konsumen melalui aplikasi project management. Mewujudkan produk atau servis yang berkualitas pun jadi lebih mudah. Hasil akhirnya akan lebih disuka dan kepuasan konsumen pun tercapai.

6. Akses Mengelola Proyek Lebih Mudah Saat membicarakan manajemen proyek di tahap awal, pertemuan secara langsung tentu diperlukan. Tapi dalam pengerjaan proyek, setiap tim memiliki tugas masing-masing yang lebih menyulitkan mereka untuk berdiskusi secara langsung. Adanya aplikasi project management memudahkan komunikasi dan tentu saja akses untuk mengelola proyek juga lebih mudah. Cukup menggunakan ponsel masing-masing, setiap tim bisa mengecek apa tugas yang harus mereka lakukan, kapan tenggat waktunya, dan apakah pekerjaan mereka sudah dikerjakan sesuai ekspektasi atau tidak. Mengelola proyek serasa tak ada batasan waktu dan tempat.

7. Meningkatkan Daya Kompetisi Di tengah pasar yang kian kompetitif pada berbagai industri, tidak mudah untuk selalu berada di urutan teratas setiap saat. Dengan manajemen proyek yang baik, setidaknya perusahaan bisa selalu menyelesaikan proyek sesuai ekspektasi. Tentu saja ini akan berpengaruh ke daya kompetisi perusahaan. Kualitas produk dan layanan akan meningkat, menjadikan perusahaan kita sebagai perusahaan yang pantas diperhitungkan. Hubungan dengan konsumen pun semakin baik, karena tingkat kepuasan yang meningkat.

Gunakan Aplikasi Project Management Terbaik

Setiap proyek bisa diorganisir dengan lebih teratur, komunikasi dapat berjalan jauh lebih lancar jika aplikasi project management dimanfaatkan dengan baik. Untuk itu, pastikan untuk memilih aplikasi project management yang bisa diandalkan seperti Tomps. Tomps merupakan sistem manajemen yang digunakan untuk mengelola proyek, aset, dan bangunan perusahaan secara end-to-end. Tomps memungkinkan penggunanya untuk memonitor proyek, aset, dan bangunan secara real-time dan sangat detail karena sistemnya yang transparan. Mengelola pekerjaan pun lebih mudah dari awal hingga akhir proyek. Kunjungi situsnya untuk tahu fitur lengkap Tomps!