Pernah bermasalah dengan proyek yang molor, anggaran yang membengkak, atau bahkan hingga menyebabkan proyek mangkrak? Teman Tomps, salah satu dari sekian banyak faktor yang menyebabkan masalah-masalah ini adalah dari kualitas project timeline anda.

Apa Itu Project Timeline?

Project timeline dapat diartikan atau digambarkan sebagai sebuah visualisasi dari berbagai aktivitas proyek yang memiliki garis waktu untuk memudahkan project manager dan seluruh stakeholder melihat gambaran besar tentang bagaimana proyek akan berjalan. Nantinya, setiap aktivitas atau tugas yang ada ditandai dengan garis waktu mulai dan selesai. Umumnya, project timeline divisualisasikan dalam bentuk diagram batang horizontal. 

Project timeline memiliki nilai esensial yang tinggi untuk sebuah proyek. Dengan project timeline, anda dapat melihat kapan waktu jatuh tempo setiap tugas dan bagaimana hubungan antara satu tugas dengan tugas yang lain. Tidak hanya itu, project timeline juga dapat membantu anda menentukan arah prioritas sehingga pendelegasian tugas dan penjadwalan yang paling efisien dapat dilakukan. 

Langkah-Langkah Membuat Project Timeline

Melansir PMI, ada 7 langkah membuat project timeline yang bisa anda ikuti:

1. Developing The Work Breakdown Structure (WBS)

Apakah anda pernah merasa kebingungan untuk mulai mengelola proyek karena bidang (scope) pekerjaan yang sangat kompleks? Salah satu jalan keluar atas masalah tersebut adalah dengan membuat Work Breakdown Structure (WBS). WBS adalah salah satu elemen penting dalam perencanaan proyek. WBS akan membantu anda memecah sebuah pekerjaan besar menjadi beberapa unit yang lebih kecil.

Memecah pekerjaan menjadi tugas-tugas yang lebih kecil adalah teknik produktivitas yang umum yang digunakan untuk membuat pekerjaan lebih mudah dikelola dan dicapai penyelesaiannya. Melalui WBS, anda akan merasakan kemudahan dalam melihat rincian pekerjaan, membuat penjadwalan, melacak setiap perkembangan yang ada, mendeteksi masalah yang muncul, hingga melakukan estimasi anggaran dengan baik.

Pembuatan WBS adalah salah satu tahap paling krusial dalam tahap perencanaan, khususnya penjadwalan. WBS yang tepat adalah tulang punggung untuk jadwal yang tepat pula. Proyek tanpa WBS dapat dibayangkan seperti seseorang yang berangkat bekerja tanpa tahu KPI miliknya, waktu masuk dan waktu pulang.

2. Defining Work Packages

Paket pekerjaan adalah tingkat detail terendah dalam WBS. Biasanya ada beberapa paket pekerjaan yang diperlukan untuk memenuhi satu elemen WBS. Paket pekerjaan ini harus dipastikan dibuat terstruktur sehingga semua pekerjaan dapat dialokasikan untuk menyelesaikan elemen WBS. Paket pekerjaan harus ini nantinya harus ditulis dalam struktur “kata kerja-kata benda” yang menggambarkan tindakan apa yang dilakukan pada item mana (contoh: melakukan perbaikan navigasi website-mengumpulkan daftar error).

3. Defining Activities

Tahap selanjutnya dalam membuat project timeline adalah mendefinisikan aktivitas proyek. Tahap ini merupakan perincian lebih lanjut dari paket pekerjaan sebelumnya. Aktivitas di sini dapat diartikan sebagai tindakan nyata yang dilakukan oleh individu atau kelompok yang dapat diukur untuk menentukan keadaan mereka saat ini secara subjektif dan tidak objektif. Perlu diingat, bahwa aktivitas yang didefinisikan di sini adalah sesuatu yang dapat diukur.

4. Defining Logic

Logika di sini dapat diartikan sebagai sebuah tahap menentukan hubungan atau ketergantungan antar aktivitas proyek. Ada empat jenis logika standar yang biasa digunakan, yakni finish-to-start, start-to-start-, start-to-finish, dan finish-to-finish. Dalam tahap ini, anda harus memastikan dengan penuh kehati-hatian bahwa logika yang diterapkan akurat dengan acuan hard logic, tidak terpengaruh pada soft logic dan false logic.

Hard logic adalah satu-satunya bentuk logika yang valid untuk digunakan dalam menentukan project timeline. Hard logic atau mandatory dependency adalah ketergantungan yang melekat pada proyek atau pekerjaan dan mempertimbangkan keterbatasan fisik hingga keterbatasan teknis. Sedangkan, soft logic adalah ketergantungan yang dibangun berdasarkan pengetahuan tentang praktik terbaik dalam area aplikasi tertentu atau aspek proyek yang tidak biasa di mana urutan tertentu diinginkan. Berdasarkan manajemen proyek dalam hal waktu, logika jenis ini seringkali disebut sebagai logika preferensial. Ada pula false logic, yakni logika yang digunakan untuk secara sewenang-wenang dengan mengubah urutan aktivitas dalam jadwal untuk mencapai hasil yang telah ditentukan sebelumnya dalam tanggal mulai atau selesai suatu aktivitas.

5. Defining Resources and Work

Saat meninjau tugas untuk pekerjaan yang harus diselesaikan, jumlah sumber daya (baik manusia maupun non manusia) bisa diabaikan di awal. Hal pertama yang perlu dikhawatirkan pada tahap ini adalah memastikan bahwa anda telah mengidentifikasi jenis sumber daya yang sesuai dengan kebutuhan yang ada untuk menyelesaikan aktivitas. Misalnya, ketika anda mencari seorang programmer, pastikan ia memang menguasai tools-tools yang proyek anda gunakan. Hitung pula paket pekerjaan apa saja yang menjadi tanggung jawabnya.

6. Defining Duration / Time Frame

Langkah selanjutnya dalam menyusun project timeline adalah menentukan durasi kegiatan. Ini akan memungkinkan anda untuk menentukan berapa banyak dari setiap jenis sumber daya yang diperlukan serta waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Anda juga dapat melakukan estimasi durasi dengan teknik PERT (Program Evaluation and Review Technique) dan menjalankan simulasi Monte Carlo sebagai bentuk manajemen risiko.

7. Analyzing the Schedule

Jika jadwal sudah tersusun rapi, maka kini saatnya anda melakukan analisis lebih dalam. Salah satunya adalah memastikan bahwa anda telah memenuhi kewajiban kontraktual. Setelah dipastikan, maka anda dapat menggunakan teknik lain untuk menentukan bahwa jadwal tersebut valid. Ada banyak metode yang digunakan untuk menganalisis jadwal, namun metode CPM (Critical Path Method) sejauh ini merupakan metode yang paling umum dan paling mudah dipahami.