Pernahkah Anda bermasalah dengan proyek yang molor, anggaran yang membengkak, atau bahkan hingga menyebabkan proyek mangkrak? Teman Tomps, salah satu dari sekian banyak faktor yang menyebabkan masalah-masalah ini adalah dari kualitas project timeline anda.

Dalam dunia proyek, waktu adalah salah satu aset yang paling berharga. Karena itu, pemahaman yang baik tentang project timeline atau jadwal proyek sangat penting. Bagi manajer proyek, pemilik proyek, dan semua pihak yang terlibat, memiliki kontrol atas waktu pelaksanaan proyek adalah kunci keberhasilan. Untuk mengelola proyek dengan efisien, Anda perlu memiliki alat yang tepat untuk mengatur dan memahami bagaimana waktu berperan. Salah satu unsur penting dalam manajemen proyek adalah "project timeline" atau "garis waktu proyek." Pada artikel kali ini, kita akan mengeksplorasi lebih lanjut mengenai project timeline dan seberapa pentingnya ia berperan dalam pengelolaan proyek. 

Apa itu Timeline?

Sebelum kita membahas lebih jauh mengenai project timeline, perlu kita ketahui dahulu pengertian dari timeline itu sendiri. Dikutip dari artikel liputan6.com, timeline atau linimasa adalah garis waktu yang ditarik untuk membentuk urutan peristiwa secara kronologis. Istilah "Timeline" dapat merujuk pada peristiwa yang terjadi di masa lalu atau di masa yang akan datang. Timeline dibuat secara kronologis, dimulai dari yang terjadi paling awal hingga yang terbaru. Hal ini memudahkan orang untuk memahami suatu peristiwa, terutama yang bersifat sejarah. Selain itu, timeline juga sering digunakan untuk mengestimasi banyaknya waktu yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan. 

Pengertian Project Timeline

Project timeline dapat diartikan atau digambarkan sebagai sebuah visualisasi dari berbagai aktivitas proyek yang memiliki garis waktu untuk memudahkan project manager dan seluruh stakeholder melihat gambaran besar tentang bagaimana proyek akan berjalan. Nantinya, setiap aktivitas atau tugas yang ada ditandai dengan garis waktu mulai dan selesai. Umumnya, project timeline divisualisasikan dalam bentuk diagram batang horizontal. Project timeline memiliki nilai esensial yang tinggi untuk sebuah proyek. Dengan project timeline, anda dapat melihat kapan waktu jatuh tempo setiap tugas dan bagaimana hubungan antara satu tugas dengan tugas yang lain. Tidak hanya itu, project timeline juga dapat membantu anda menentukan arah prioritas sehingga pendelegasian tugas dan penjadwalan yang paling efisien dapat dilakukan. Project timeline, atau jadwal proyek, adalah representasi grafis dari sekuens tugas yang perlu diselesaikan dalam suatu proyek beserta waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Ini mencakup tanggal mulai dan tanggal penyelesaian tugas, serta hubungan antara tugas-tugas tersebut. Project timeline biasanya digambarkan dalam bentuk diagram Gantt, yang memvisualisasikan proyek dalam rentang waktu.

Pentingnya Project Timeline

Timeline dalam sebuah proyek memiliki fungsi penting untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan proyek secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa alasannya:

1. Perencanaan yang Lebih Baik

Project timeline membantu Anda merencanakan proyek dengan baik. Ini memungkinkan Anda untuk memetakan tugas-tugas yang perlu diselesaikan dan menentukan urutan yang optimal. Dengan rencana yang baik, Anda dapat menghindari kebingungan dan kekacauan selama pelaksanaan proyek.

2. Pengendalian Waktu

Project timeline memberikan kontrol atas waktu. Dengan mengetahui berapa lama setiap tugas akan memakan waktu, Anda dapat menghindari keterlambatan dan mengelola sumber daya dengan lebih efisien.

3. Identifikasi Risiko

Dalam project timeline, Anda dapat mengidentifikasi potensi titik lemah dan risiko yang mungkin timbul selama proyek. Dengan demikian, Anda dapat membuat rencana kontingensi untuk mengatasi masalah yang mungkin muncul.

4. Komunikasi yang Lebih Baik

Project timeline adalah alat komunikasi yang kuat. Ini memungkinkan Anda berbicara dengan semua pihak terkait dan memberitahu mereka tentang perkembangan proyek. Semua orang tahu apa yang diharapkan dan kapan.

5. Pengawasan Kemajuan

Project timeline memberikan alat pengawasan yang efektif. Dengan membandingkan kemajuan aktual dengan jadwal yang direncanakan, tim dapat dengan cepat mengidentifikasi keterlambatan atau ketidaksesuaian dengan rencana, memungkinkan tindakan korektif diambil.

6. Evaluasi Kinerja

Setelah proyek selesai, timeline memberikan dasar untuk mengevaluasi kinerja proyek secara keseluruhan. Dengan membandingkan jadwal rencana dengan kinerja aktual, tim dapat mengidentifikasi pembelajaran dan area untuk perbaikan di masa depan.

Tantangan yang Dihadapi oleh Project Manager dalam Manajemen Project Timeline

Sebagai seorang Project Manager, manajemen waktu adalah komponen kunci dari pekerjaan saya. Setiap proyek memiliki timeline yang harus diikuti, dan keberhasilan proyek seringkali bergantung pada kemampuan saya untuk mengelola waktu dengan efisien. Mari kita bahas beberapa tantangan yang seringkali saya hadapi dalam mengelola Project Timeline dan bagaimana saya mengatasinya.

1. Penjadwalan yang Realistis:

Salah satu tantangan pertama yang saya hadapi adalah membuat jadwal yang realistis. Klien dan pemangku kepentingan seringkali menginginkan proyek diselesaikan dalam waktu singkat, tanpa mempertimbangkan kompleksitas tugas. Untuk mengatasinya, saya harus melakukan evaluasi yang cermat, mempertimbangkan sumber daya yang tersedia, dan berkomunikasi dengan klien tentang harapan yang realistis.

2. Perubahan Lingkup yang Tidak Terduga:

Tidak ada yang bisa meramalkan perubahan lingkup yang tiba-tiba dalam proyek. Ini bisa berupa permintaan tambahan dari klien atau masalah teknis yang muncul. Seringkali, perubahan seperti ini dapat mempengaruhi timeline yang telah direncanakan dengan cermat. Untuk mengatasi perubahan lingkup ini, saya selalu berkomunikasi secara terbuka dengan tim dan klien, dan kami bekerja sama untuk mengevaluasi dampak perubahan tersebut.

3. Penetapan Prioritas yang Tepat:

Setiap proyek memiliki sejumlah tugas yang harus diselesaikan. Salah satu tantangan utama adalah menentukan prioritas yang tepat untuk tugas-tugas ini. Dalam manajemen proyek, tidak semua tugas memiliki tingkat urgensi yang sama. Saya harus mengidentifikasi tugas-tugas yang krusial untuk mencapai milestone penting dan memberikan perhatian khusus pada tugas-tugas ini.

4. Pengendalian Risiko dan Ketidakpastian:

Setiap proyek memiliki elemen risiko dan ketidakpastian. Saya harus mempertimbangkan faktor-faktor ini dalam Project Timeline. Ini termasuk potensi masalah teknis, gangguan eksternal, atau perubahan peraturan yang dapat mempengaruhi proyek. Saya menyusun rencana kontingensi untuk mengatasi risiko ini jika mereka muncul.

5. Manajemen Tim yang Efisien:

Manajemen tim yang efisien adalah kunci kesuksesan Project Timeline. Saya harus memastikan bahwa setiap anggota tim memahami peran mereka, tugas mereka, dan tenggat waktu yang harus diikuti. Komunikasi yang kuat dan kolaborasi antar tim adalah hal yang sangat penting.

Langkah-Langkah Membuat Project Timeline

Melansir PMI, ada 7 langkah membuat project timeline yang bisa Anda ikuti:

1. Developing The Work Breakdown Structure (WBS)

Apakah anda pernah merasa kebingungan untuk mulai mengelola proyek karena bidang (scope) pekerjaan yang sangat kompleks? Salah satu jalan keluar atas masalah tersebut adalah dengan membuat Work Breakdown Structure (WBS). WBS adalah salah satu elemen penting dalam perencanaan proyek. WBS akan membantu anda memecah sebuah pekerjaan besar menjadi beberapa unit yang lebih kecil. Memecah pekerjaan menjadi tugas-tugas yang lebih kecil adalah teknik produktivitas yang umum yang digunakan untuk membuat pekerjaan lebih mudah dikelola dan dicapai penyelesaiannya. Melalui WBS, anda akan merasakan kemudahan dalam melihat rincian pekerjaan, membuat penjadwalan, melacak setiap perkembangan yang ada, mendeteksi masalah yang muncul, hingga melakukan estimasi anggaran dengan baik.Pembuatan WBS adalah salah satu tahap paling krusial dalam tahap perencanaan, khususnya penjadwalan. WBS yang tepat adalah tulang punggung untuk jadwal yang tepat pula. Proyek tanpa WBS dapat dibayangkan seperti seseorang yang berangkat bekerja tanpa tahu KPI miliknya, waktu masuk dan waktu pulang.

2. Defining Work Packages

Paket pekerjaan adalah tingkat detail terendah dalam WBS. Biasanya ada beberapa paket pekerjaan yang diperlukan untuk memenuhi satu elemen WBS. Paket pekerjaan ini harus dipastikan dibuat terstruktur sehingga semua pekerjaan dapat dialokasikan untuk menyelesaikan elemen WBS. Paket pekerjaan harus ini nantinya harus ditulis dalam struktur “kata kerja-kata benda” yang menggambarkan tindakan apa yang dilakukan pada item mana (contoh: melakukan perbaikan navigasi website-mengumpulkan daftar error).

3. Defining Activities

Tahap selanjutnya dalam membuat project timeline adalah mendefinisikan aktivitas proyek. Tahap ini merupakan rincian lebih lanjut dari paket pekerjaan sebelumnya. Aktivitas di sini dapat diartikan sebagai tindakan nyata yang dilakukan oleh individu atau kelompok yang dapat diukur untuk menentukan keadaan mereka saat ini secara subjektif dan tidak objektif. Perlu diingat, bahwa aktivitas yang didefinisikan di sini adalah sesuatu yang dapat diukur.

4. Defining Logic

Logika di sini dapat diartikan sebagai sebuah tahap menentukan hubungan atau ketergantungan antar aktivitas proyek. Ada empat jenis logika standar yang biasa digunakan, yakni finish-to-start, start-to-start-, start-to-finish, dan finish-to-finish. Dalam tahap ini, anda harus memastikan dengan penuh kehati-hatian bahwa logika yang diterapkan akurat dengan acuan hard logic, tidak terpengaruh pada soft logic dan false logic. Hard logic adalah satu-satunya bentuk logika yang valid untuk digunakan dalam menentukan project timeline. Hard logic atau mandatory dependency adalah ketergantungan yang melekat pada proyek atau pekerjaan dan mempertimbangkan keterbatasan fisik hingga keterbatasan teknis. Sedangkan, soft logic adalah ketergantungan yang dibangun berdasarkan pengetahuan tentang praktik terbaik dalam area aplikasi tertentu atau aspek proyek yang tidak biasa di mana urutan tertentu diinginkan. Berdasarkan manajemen proyek dalam hal waktu, logika jenis ini seringkali disebut sebagai logika preferensial. Ada pula false logic, yakni logika yang digunakan untuk secara sewenang-wenang dengan mengubah urutan aktivitas dalam jadwal untuk mencapai hasil yang telah ditentukan sebelumnya dalam tanggal mulai atau selesai suatu aktivitas.

5. Defining Resources and Work

Saat meninjau tugas untuk pekerjaan yang harus diselesaikan, jumlah sumber daya (baik manusia maupun non manusia) bisa diabaikan di awal. Hal pertama yang perlu dikhawatirkan pada tahap ini adalah memastikan bahwa anda telah mengidentifikasi jenis sumber daya yang sesuai dengan kebutuhan yang ada untuk menyelesaikan aktivitas. Misalnya, ketika anda mencari seorang programmer, pastikan ia memang menguasai tools-tools yang proyek anda gunakan. Hitung pula paket pekerjaan apa saja yang menjadi tanggung jawabnya.

6. Defining Duration / Time Frame

Langkah selanjutnya dalam menyusun project timeline adalah menentukan durasi kegiatan. Ini akan memungkinkan anda untuk menentukan berapa banyak dari setiap jenis sumber daya yang diperlukan serta waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Anda juga dapat melakukan estimasi durasi dengan teknik PERT (Program Evaluation and Review Technique) dan menjalankan simulasi Monte Carlo sebagai bentuk manajemen risiko.

7. Analyzing the Schedule

Jika jadwal sudah tersusun rapi, maka kini saatnya anda melakukan analisis lebih dalam. Salah satunya adalah memastikan bahwa anda telah memenuhi kewajiban kontraktual. Setelah dipastikan, maka anda dapat menggunakan teknik lain untuk menentukan bahwa jadwal tersebut valid. Ada banyak metode yang digunakan untuk menganalisis jadwal, namun metode CPM (Critical Path Method) sejauh ini merupakan metode yang paling umum dan paling mudah dipahami.

Keunggulan Project Timeline

Perencanaan yang Lebih Baik: Dengan memiliki gambaran waktu yang jelas, Anda dapat merencanakan tugas dan sumber daya dengan lebih baik.

Keterbukaan dan Transparansi: Project timeline memungkinkan seluruh tim proyek melihat progres dan apa yang harus dilakukan selanjutnya. Ini menciptakan transparansi dan meningkatkan kolaborasi.

Manajemen Risiko yang Lebih Baik: Anda dapat mengidentifikasi potensi penundaan atau konflik jadwal dengan lebih baik dan mengambil tindakan sebelum menjadi masalah serius.

Pengukuran Kemajuan yang Akurat: Dengan timeline yang jelas, Anda dapat dengan mudah melihat apakah proyek berada di jalur yang benar dan mengukur kemajuannya.

Menggunakan Project Timeline dengan Bijak: Pilih Alat yang Tepat: Ada banyak alat perangkat lunak yang tersedia untuk membuat dan mengelola timeline proyek. Pastikan Anda memilih yang sesuai dengan kebutuhan proyek Anda.

Perbarui Secara Berkala: Timeline adalah dokumen hidup. Pastikan untuk memperbarui dan memantau perkembangannya secara berkala.

Komunikasikan dengan Tim: Selalu komunikasikan timeline dengan tim Anda. Mereka perlu memahami bagaimana waktu berperan dalam kesuksesan proyek.

Antisipasi Penundaan: Waktu adalah faktor yang tidak selalu dapat diprediksi. Jadi, bijaklah dalam menetapkan tenggat waktu dan antisipasi penundaan yang mungkin terjadi.

Kesimpulan

Timeline proyek adalah alat yang sangat penting dalam manajemen proyek. Dengan menggunakan timeline secara efektif, Anda dapat merencanakan, melacak, dan menyelesaikan proyek dengan lebih sukses. Ingatlah bahwa setiap proyek adalah unik, jadi pastikan untuk menyesuaikan timeline dengan kebutuhan khusus proyek Anda. Ini membantu Anda merencanakan, mengendalikan waktu, mengidentifikasi risiko, dan berkomunikasi dengan baik. Dengan pemahaman yang baik tentang pentingnya project timeline dan penggunaan yang efektif, Anda dapat meningkatkan peluang kesuksesan dalam setiap proyek yang Anda jalani. Salah satu peluang yang dapat anda manfaatkan untuk menuju kesuksesan proyek yaitu dengan menggunakan Tomps Project dalam pengelolaan proyek Anda. Tomps Project merupakan sebuah aplikasi yang menyediakan layanan pengelolaan proyek untuk melakukan perencanaan, kontrol, dan monitoring secara real-time. Dengan begitu, project timeline dalam manajemen proyek akan lebih mudah untuk dipantau sehingga pengelolaan proyek akan jauh lebih efisien. Temukan kemudahan dalam mengelola proyek Anda dengan memanfaatkan fitur-fitur Tomps Project sekarang!

Referensi

Nurul Lutfiyah. (2023). Timeline adalah Urutan Kronologis Sebuah Peristiwa, Ketahui Fungsi dan Jenisnya. Liputan6.com. https://www.liputan6.com/hot/read/5280800/timeline-adalah-urutan-kronologis-sebuah-peristiwa-ketahui-fungsi-dan-jenisnya?page=4 

Martin, MD & Miller, K. (1982). Perencanaan Proyek sebagai Fungsi Manajemen Utama. Manajemen Proyek Triwulanan, 13 (1), 31–38.