Aset perusahaan perlu dipantau terus untuk mengetahui nilainya dari waktu ke waktu. Tak hanya itu saja, aset juga perlu dievaluasi secara berkala, sehingga dibutuhkan buku monitoring dan evaluasi Sebenarnya apa itu monitoring dan evaluasi? Kenapa keduanya sangat penting bagi perusahaan? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Apa Itu Monitoring?

Monitoring merupakan proses mengumpulkan informasi secara sistematis dan rutin dari sebuah proyek atau program agar tercapai 4 tujuan utama, yaitu:

• Belajar dari pengalaman untuk meningkatkan praktik dan kegiatan di masa depan
• Memiliki akuntabilitas internal dan eksternal atas sumber data yang digunakan dan hasil yang diperoleh
• Untuk mengambil keputusan yang tepat terkait masa depan perusahaan
• Untuk mendorong pemberdayaan perusahaan.

Monitoring merupakan tugas memantau yang dilakukan secara berulang kali secara berkala. Proses ini dimulai sejak tahap perencanaan suatu proyek. Pemantauan memungkinkan hasil, proses, dan pengalaman perusahaan didokumentasikan secara sistematis dan digunakan sebagai dasar untuk mengarahkan pengambilan keputusan dan proses pembelajaran.

Pemantauan juga dapat dilakukan untuk memeriksa kemajuan suatu rencana. Data yang diperoleh melalui pemantauan dapat digunakan untuk evaluasi. Karena itu, konsep monitoring perlu dilakukan pada aset perusahaan, baik aset jangka pendek maupun jangka panjang, baik yang bentuknya berupa perangkat keras yang berwujud maupun perangkat lunak yang tak berwujud.

Praktik monitoring aset saat ini pada umumnya menggunakan tool berupa software yang dirancang khusus untuk memantau. Software ini sangat membantu perusahaan melacak semua aset, baik yang nilainya kecil maupun besar secara detail. Dengan begitu, aset dapat tersimpan dengan aman dan kondisinya pun terjaga.

Apa Itu Evaluasi?

Evaluasi adalah penilaian yang dilakukan dengan sesistematis dan seobjektif mungkin untuk suatu program atau proyek yang sudah selesai dan juga terhadap aset yang sudah menjadi milik perusahaan. Evaluasi menilai data dan informasi yang memberikan pengetahuan terkait keputusan strategis, sehingga mampu meningkatkan proyek atau program di masa depan.

Evaluasi yang baik harus menarik kesimpulan dari 5 aspek utama intervensi di bawah ini:

• relevansi
• efektivitas
• efisiensi
• dampak
• keberlanjutan.

Informasi yang terkumpul dan sudah memenuhi kelima aspek di atas selama masa monitoring memberikan dasar-dasar untuk melangsungkan analisis yang evaluatif menggunakan buku monitoring dan evaluasi.

Apa itu Konsep Monitoring dan Evaluasi?

Secara umum, monitoring merupakan bagian yang terintegrasi dari evaluasi. Selama evaluasi, informasi dari proses monitoring yang dilakukan sebelumnya digunakan untuk memahami apa yang sedang dievaluasi.

Proses evaluasi merupakan analisis atau interpretasi dari sejumlah data yang dikumpulkan untuk menggali lebih dalam hubungan antara hasil proyek, program, atau aset, dampak yang dihasilkan dari sana, dan dampak monitoring secara keseluruhan.

Kenapa Monitoring Aset Itu Penting?

Berikut ini beberapa alasan kenapa monitoring aset itu penting: 1. Memperpanjang Masa Manfaat Aset Software monitoring aset mampu melacak lokasi, kondisi, serta kinerja aset melalui beragam fiturnya yang memungkinkan manajer melihat apakah aset tersebut beroperasi dengan baik atau perlu diperbaiki. Dengan informasi ini, mala waktu henti aset seperti mesin, alat, dan kendaraan dapat dikurangi, sehingga masa manfaat aset dapat diperpanjang dan digunakan lebih lama. 2. Mencegah Terjadinya Pencurian Penting sekali bagi perusahaan untuk melakukan pemantauan secara menyeluruh pada semua asetnya yang bernilai tinggi untuk mencegah terjadinya pencurian. Solusi monitoring aset dapat meningkatkan visibilitas aset dengan memberikan detail lokasi yang akurat. 3. Melacak Kinerja Karyawan Sistem monitoring aset juga dapat digunakan untuk melacak perilaku dan kinerja karyawan. Apa yang dapat dilacak? Misalnya untuk aset kendaraan, maka yang dilacak mulai dari waktu perjalanan, lokasi geografis, gaya mengemudi karyawan, dan masih banyak lagi. 4. Pengendalian Penanganan Aset Fitur ini dapat membantu memastikan bahwa karyawan memperlakukan aset bernilai tinggi dengan benar dan sesuai dengan izin yang berlaku. Jika karyawan gagal melakukannya, maka akan mendapat peringatan dari notifikasi software yang digunakan. 5. Penjadwalan dan Pelacakan Maintenance Software monitoring aset dapat membantu perusahaan dalam membuat jadwal maintenance berdasarkan waktu pemeriksaan terbaru atau metrik kinerja seperti jarak tempuh atau masa pakai. Notifikasi akan dikirimkan berupa email atau SMS, yang dapat diatur sebagai pengingat sehingga tidak akan terlewat. 6. Prediksi Kegagalan Aset Tindakan pencegahan yang tepat waktu sangat penting untuk mengurangi biaya produksi dan pemeliharaan aset serta meningkatkan efisiensi aset. Solusi monitoring aset dapat mengukur KPI aset, menganalisis pola operasi, mendeteksi anomali, dan memprediksi kegagalan peralatan.

Informasi yang didapat dari software monitoring aset tersebut dapat digunakan untuk menjadwalkan pemeriksaan dan maintenance yang merupakan kegiatan preventif untuk menjaga peralatan dapat tetap beroperasi tanpa waktu henti yang tiba-tiba dan mengejutkan.

Kenapa Evaluasi Aset Itu Penting?

Sementara itu, evaluasi aset juga sangat penting bagi perusahaan karena menawarkan beberapa kelebihan. Di antaranya adalah: 1. Menghitung Nilai Aset dengan Tepat Dari segi akunting, evaluasi aset dapat membantu perusahaan untuk mengukur dan melaporkan nilai setiap aset secara akurat dan konsisten. Jika dilakukan secara berkala, maka akan meningkatkan kredibilitas dan tingkat keandalan laporan keuangan bisnis.

Laporan keuangan dapat digunakan perusahaan untuk diberikan ke pemangku kepentingan, mulai dari investor, kreditor, regulator, hingga otoritas pajak. Para pemangku kepentingan akan mengevaluasi kinerja dan posisi keuangan perusahaan tersebut untuk mengetahui kondisi kesehatan perusahaan secara umum. 2. Mengoptimalkan Pendapatan dari Aset Dari segi finansial, evaluasi aset akan sangat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan struktur modal dan alokasinya, dengan cara menyeimbangkan biaya dan keuntungan dari berbagai aset. Perusahaan akan mendapat informasi aset apa yang sebaiknya digunakan saat ini dan apa yang sebaiknya disimpan dulu. 3. Mengontrol Penggunaan Aset Dari sisi manajemen, evaluasi aset mampu membantu perusahaan untuk memonitor dan mengontrol penggunaan aset dan performanya. Caranya adalah dengan menetapkan dan mengevaluasi tujuan, standar, dan indikator untuk setiap aset atau kategori aset. Cara ini dapat meningkatkan efektivitas dan produktivitas operasional bisnis, serta daya tanggapnya terhadap perubahan kondisi pasar dan kebutuhan pelanggan.

Monitoring dan evaluasi aset sangat penting dilakukan oleh perusahaan agar setiap aset dapat dilacak dengan mudah untuk mengetahui lokasi, kondisi, serta nilainya. Evaluasi perlu dilakukan untuk memastikan bahwa nilai aset yang dimiliki perusahaan sesuai dengan yang tercatat atau perlu diadakan apresiasi maupun depresiasi.

Keberadaan buku monitoring digital sangat membantu perusahaan mencatat dan mendokumentasikan secara teratur dan lengkap. Gunakan Tomps dari Telkom Indonesia untuk monitoring aset secara digital yang berkualitas dan dapat diandalkan. Layanannya sudah digunakan oleh berbagai perusahaan besar, jadi tak perlu menunggu lama lagi, kunjungi website Tomps sekarang juga untuk dapat info terbaru!