Pakai Agile atau Waterfal? Daripada bingung memilih satu diantara keduanya, mengapa tidak “keduanya” saja? Ada alternatif pilihan metode manajemen proyek untuk anda yang sifat proyeknya adaptif, namun tetap ingin menerapkan karakteristik tegas dan tetap Waterfall di sebagian elemen lainnya. Jawabannya adalah Hybrid Project Management!

Apa Itu Hybrid Project Management?

Hybrid Project Management (Manajemen Proyek Hibrid) adalah sebuah metode manajemen proyek yang mengacu pada metode yang menggabungkan strategi perencanaan dari lingkungan manajemen proyek tradisional (Waterfall) dengan pendekatan yang lebih fleksibel dan cepat (Agile). “Hybrid yang sesungguhnya adalah gabungan dari pekerjaan yang bersifat prediktif dan tidak,” ujar Jim Stewart, project manager, scrum master, agile coach dari Toptal. Isitilah “hybrid” didapat setelah anda mendapatkan sesuatu yang baru setelah menggabungkan keduanya. Jadi, Hibridisasi adalah sebuah proses yang kreatif, di mana kita bisa menciptakan sebuah pola yang baru, khas, bermanfaat untuk mengelola proyek dengan lebih baik.

Salah satu hal negatif yang sering kali terjadi adalah adanya pemikiran bahwa metode Waterfall dan Agile adalah dua pendekatan yang berlawanan dan bersaing dengan kelebihan masing-masing yang dibawanya. Untuk mendapatkan sudut pandang yang lebih luas, kita nampaknya harus menolak pilihan biner semacam ini. Alasannya, manajemen proyek yang prediktif dan adaptif tidak bisa terkotakkan dengan dua pilihan metode yang membawa manfaatnya masing-masing dengan memilih salah satunya saja. Karena itulah, istilah “cut and shut” digunakan pada hybrid project management. Gambaran yang tepat untuk istilah ini adalah misalnya saat kita mengambil beberapa komponen yang masih dapat diselamatkan dan digabungkan menjadi sebuah mobil baru dari dua mobil yang rusak.

Mengapa Hybrid Project Management Dibutuhkan?

1. Hibrida Sebagai Sebuh Tahap Transisi

Bayangkan jika perusahaan anda langsung beralih ke metode Agile yang serba cepat setelah lama menerapkan sistem Waterfall, tentu akan menjadi lompatan besar yang mungkin menyulitkan perusahaan. Karenanya, beberapa organisasi memilih metode hybrid untuk memperkecil lompatan dan adaptasi total. Karenanya, hybrid project management biasanya diterapkan dengan mengaplikasikan beberapa indikator tertentu lebih dulu dalam perusahaan yang prosesnya dirubah menjadi lebih cepat dan adaptif.

2. Menjawab Kekhawatiran Pada Manajemen Proyek Agile

Karakterisitik serba cepat dan adaptif dalam gaya Agile bukannya datang tanpa resiko. Tidak semua perusahaan dan proyek-proyek di dalamnya dapat sesuai dan berjalan dinamis dengan gaya Agile ini. Apalagi jika anda memaksakan menerapkan metode ini pada proyek yang situasi ruang dan waktunya tidak sempit. Jadi, jika proyek anda tetap ingin berlari secepat mungkin namun tidak dapat berkompromi pada ketidaksesuaian yang terjadi di beberapa elemennya, maka salah satu keputusan terbaiknya adalah bertransisi melalui hybrid project management.

3. Menjawab Kekhawatiran Pada Manajemen Proyek Prediktif (Waterfall)

Sama seperti Agile, metode Waterfall pun tidak hadir tanpa resikonya tersendiri. Perusahaan anda mungkin memiliki sifat proyek yang prediktif namun harus menyesuaikan adaptasi di berbagai elemennya. Maka sama seperti diatas, menerapkan hybrid project management juga bisa menjadi jalan tengah yang bijak.

4. Menyediakan Pendekatan Yang Cocok Untuk Proyek

Sebagai project manager, tugas anda sudahlah jelas, yakni menemukan metode pengelolaan proyek yang paling sesuai agar dapat selesai tepat waktu, sesuai anggaran, sesuai spesifikasi, dan dengan akuntabilitas penuh. Poin paling pentingnya, menemukan pendekatan dengan resiko paling kecil namun dengan penyampaian nilai yang paling maksimal. Mungkin saja, pendekatan itu hibrida.

Lalu, Bagaimana Hibridisasi Dilakukan Untuk Menciptakan Hybrid Project Management?

Traditional (Predictive Project Management)

Jenis metode manajemen proyek satu ini juga populer disebut dengan Waterfall Method. Meski kedengarannya kuno dan tertinggal, ada beberapa karakteristik penting dari metode satu ini yang bisa anda ambil untuk proses hibridisasi adalah:

1. Memiliki perencanaan yang signifikan, di mana tujuan proyek dan kegiatan-kegiatan yang berjalan didalamnya telah di persiapkan matang.

2. Pemantauan, kontrol, dan tata kelola proyek yang sudah pada tingkat tinggi.

Agile (Adaptive Project Management)

Metode satu ini kini jadi yang paling populer digunakan berbagai proyek, khususnya yang berkenaan dengan pengembangan perangkat lunak. Di mana, metode ini cocok untuk digunakan pada lingkungan kerja yang bergerak cepat dan adaptif. Beberapa karakteristik penting dari metode ini yang bisa anda ambil untuk proses hibridisasi adalah:

1. Fokus yang kuat pada kebutuhan pengguna (user) dan para stakeholder lainnya.

2. Pendekatan pengembangan yang berulang dan bertahap.

Apa Peran Project Manager Dalam Hybrid Project Management?

Pertanyaan satu ini nampaknya akan ada dibenak sebagian orang ketika mendengar pola Hybrid Project Management. Memang, dalam metode Agile, khususnya yang menerapkan framework Scrum, peran project manager seringkala tidak ada. Sebaliknya, tanggung jawab project manager akan dibagi dalam tim. Dalam Scrum, peran-peran project manager dapat diambil alih oleh: Scrum Master, Product Owner, dan mungkin seluruh anggota Scrum Team. 

Namun, dalam metode hybrid, hampir pasti ada peran project manager yang mengemban tugas seperti:

1. Mengoordinasikan beberapa elemen Agile dalam proyek.

2. Monitoring dan kontrol keseluruhan pekerjaan tim.

3. Melakukan pendefinisian detail proyek yang berjalan, seperti: definisi proyek, business case, infrastruktur, hingga kontrak yang disepakati.

4. Sebagai project communicator yang terlibat dengan seluruh stake-holder secara luas.

5. Menutup dan menyelesaikan pengerjaan proyek.

Itu dia ulasan ringan mengenai apa itu Hybrid Project Management dan gambaran kerjanya untuk proyek anda. Ketahui lebih banyak informasi terkini seputar manajemen proyek di sini bersama Tomps.id, your project management solution!