Masih berpikir proyek bisa dikerjakan dengan anggaran minim, cepat, namun hasilnya tetap berkualitas? Segera bangun, berpikir realistis, dan mulai tentukan prioritas triple constraint proyek anda sekarang!

Pernah mendengar istilah “Proyek Bandung Bondowoso”? Istilah ini muncul dari cerita rakyat legendaris tentang Bandung Bondowoso yang konon bisa membuat hampir 1.000 candi untuk Roro Jonggrang yang dengan bantuan supranatural hanya dalam waktu satu malam. Cerita ini kemudian mungkin membuat beberapa orang berangan-angan dapat menyelesaikan pekerjaan besar, layaknya pembangunan 1.000 candi, dalam waktu secepat kilat namun dengan usaha seminimal mungkin. Mungkin kah? tentu tidak. 

Karena sifatnya yang tidak realistis, beberapa pekerja proyek mulai menggunakan istilah ini ketika muncul permintaan proyek dengan tiga prioritas sekaligus: murah, cepat, berkualitas. Dalam manajemen proyek, ada alat yang disebut dengan triple constraint. Alat satu ini memiliki 3 aspek dasar yang menjadi batasan yang membuat anda memiliki fleksibilitas dalam membuat strategi paling tepat untuk mencapai prioritas proyek yang diinginkan.

“Mengapa batasan dapat memunculkan fleksibilitas?” Untuk menjawabnya, mari kenal lebih dekat apa itu triple constraint lewat ulasan yang telah Tomps.id rangkum berikut ini!

Apa itu Triple Constraint?

Selain disebut sebagai triple constraint, alat proyek satu ini juga sering disebut sebagai project management triangle, iron triangle, dan project triangle. Menurut Project Management Institute (PMI), triple constraint digambarkan sebagai sebuah kerangka kerja yang digunakan untuk mengevaluasi keinginan proyek yang saling bersaing. Seringkali, keinginan yang “tidak realistis” muncul dari pemangku kepentingan muncul bertumpang-tindih yang akhirnya justru mengaburkan prioritas dan merusak fokus. 

Apa Saja Elemen Dalam Triple Constraint?

Sesuai dengan namanya, ada 3 elemen dasar dalam triple constraint yang selalu menjadi patokan prioritas sebuah proyek. Yakni Cost, Time, dan Scope yang nantinya akan mempengaruhi Quality. 

Cost (Biaya)

“Anggaran proyek kita tidak terbatas, silahkan gunakan sebanyak-banyaknya.” Nampaknya para project manager akan melingkarkan senyum sumringah saat mendengar hal ini. Pengeluaran tak terduga hingga variabel lainnya yang berubah drastis tidak akan menjadi hal yang dipusingkan. Namun, apakah ini realistis dalam sebuah proyek?

Dalam triple constraint, cost adalah biaya yang dikeluarkan untuk menjalan roda operasional proyek sekaligus menjadi bahan baku utama. Dalam proyek, cost tentu memiliki batasan, karena itulah kita mengenal istilah manajemen biaya (cost management).

Dalam PMBOK 6th Edition, ada 4 langkah dalam Project Cost Management:

1. Plan Cost Management

(Proses mendefinisikan bagaimana biaya proyek akan diestimasikan, dianggarkan, dipantau, dan dikontrol)

2. Estimate Costs

(Proses mengembangkan perhitungan estimasi terkait sumber daya moneter yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek)

3. Determine Budget

(Proses menggabungkan perkiraan biaya kegiatan individu atau paket pekerjaan untuk menetapkan biaya dasarnya)

4. Control Costs

(Proses pemantauan status proyek untuk memperbarui perhitungan biaya proyek dan mengelola perubahan pada biaya dasarnya)

Scope (Ruang Lingkup)

Melansir PMI, scope adalah pekerjaan yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan. Scope juga mencakup harapan dari para stakeholder yang terlibat dalam proyek anda. Sayangnya, proses identifikasi scope akan menjadi lebih sulit dan kompleks jika ukuran proyek anda semakin besar, begitupun dengan masalah yang akan jauh lebih kompleks. Seperti ketidaksesuaian persepsi di kepala stakeholder dan project manager, anggota tim yang kewalahan karena backlog yang tidak konsisten, hingga gagal mencapai project goals.

Semakin besar scope sebuah proyek, maka bisa jadi akan semakin besar pula anggaran yang diperlukan serta waktu penyelesaian yang dibutuhkan.

Untuk menghindari scope creep, ada enam proses dalam Project Management Scope yang bisa anda lakukan menurut PMBOK 6th Edition:

1. Plan Scope Management

Proses pembuatan rencana manajemen ruang lingkup yang mencakup bagaimana ruang lingkup akan ditentukan, diverifikasi, dan dikendalikan.

2. Collect Requirements

Proses menentukan, mendokumentasikan, dan mengelola kebutuhan serta persyaratan dari stakeholder untuk memenuhi tujuan proyek.

3. Define Scope

Proses mengembangkan deskripsi rinci tentang proyek dan produk yang ingin dihasilkan.

4. Create WBS

Proses memecah hasil pengiriman dan pekerjaan proyek menjadi bagian yang lebih kecil sehingga lebih mudah dikelola perkembangannya.

5. Validate Scope

Proses formalisasi penerimaan hasil pengiriman proyek yang telah selesai.

6. Control Scope

Proses pemantauan status proyek dan cakupan produk serta mengelola perubahan

yang terjadi ke dalam baseline.

Time (Waktu)

Karakteristik utama lainnya dari sebuah proyek yang membedakannya dengan program biasa adalah memiliki titik mulai dan selesai, awal dan akhir. Ada yang membutuhkan waktu hitungan hari, bulan, hingga bertahun lamanya. Tentu saja, komponen waktu ini akan sangat bergantung pada prioritas yang ditetapkan pada dua elemen utama sebelumnya, scope dan cost.

Jika anda memiliki scope proyek yang besar dan anggaran yang besar, maka waktu penyelesaian bisa jadi lebih cepat. Jika anda memiliki scope proyek yang besar namun dengan anggaran yang terbatas, maka waktu akan jadi lebih panjang. Begitulah kurang lebihnya setiap elemen saling berpengaruh satu sama lain.

Jika ingin melakukan manajemen waktu yang baik untuk proyek anda, PMBOK 6th Edition merangkum 6 tahapan yang bisa anda lakukan:

1. Plan Schedule Management

Proses yang berkaitan dengan penetapan jadwal, prosedur, dan dokumentasi proyek yang akan disepakati bersama.

2. Define Activities

Proses yang terkait dengan mengidentifikasi dan mendokumentasikan tindakan apa yang diperlukan untuk mencapai hasil proyek yang diinginkan.

3. Sequence Activities

Proses yang terkait dengan mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antar kegiatan proyek yang saling berpengaruh. Misalnya ketika salah satu unit kerja proyek terhambat, kita harus mengidentifikasi bagaimana pengaruhnya pada unit kerja yang lain.

4. Estimate Activity Durations

Proses yang terkait dengan memperkirakan durasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap paket kerja dengan menggunakan sumber daya yang diperkirakan.

5. Develop Schedule

Proses yang berkaitan dengan menganalisis urutan, durasi, kebutuhan sumber daya, hingga kendala kegiatan proyek untuk membuat penjadwalan proyek.

6. Control Schedule

Proses yang terkait dengan pemantauan jadwal, memperbarui jadwal, dan mengelola perubahan pada baseline (perkiraan jadwal pada tahap perencanaan sebelum proyek dirilis).