Berapa banyak anda menulis dan mengirim email manajemen proyek dalam sehari?

Sepuluh? Lima belas? Dua puluh?

Tapi tunggu, apa anda selalu mendapatkan feedback positif yang diinginkan? Mungkin tidak.

Tenang, hal itu normal. Beberapa email memang harus mendapat pengabaian bahkan masuk ‘tong sampah’ karena dianggap tidak relevan dengan si penerima, atau bahkan dianggap sebagai spam karena utas yang terus menerus dikirimkan. Hal ini akan menjadi masalah besar jika anda ternyata tidak sigap menyadari ada kesalahan dalam email manajemen proyek yang anda kirimkan.

Karena itu lah, berikut kami ulas 5 tips mengirim email manajemen proyek untuk mendapat respons positif di bawah ini!

1. Tulis Tujuan dari Email-mu di Kalimat Pertama

Cara efektif dan cerdik untuk membuat email-mu cepat mendapat respons positif adalah menunjukkan secara lugas apa tujuan yang ingin kamu dapatkan dari si penerima. Caranya, setelah memperkenalkan diri anda bisa langsung menuliskan apa tujuan anda menghubungi mereka.

2. Gunakan Strategi Call-to-Action (CTA)

Call-to-action (CTA) adalah istilah yang akrab dalam dunia marketing yang digunakan untuk menggambarkan langkah yang marketer harapkan akan diambil oleh pelanggannya. Lalu, apa hubungannya dengan email manajemen proyek? Tentu ada, karena email yang anda kirimkan pada akhirnya mengharapkan adanya tindakan atau respons melalui balasan dari si penerima.

Sebagai contoh, ada bisa menutup email dengan kalimat:

“Kami tunggu konfirmasinya apa sekiranya Selasa, 7 Desember 2020 adalah waktu luang Bapak/Ibu untuk dapat berbincang lebih jauh dengan kami.”

“Untuk sosialisasi lebih lanjut, apa sekiranya Bapak/Ibu ada waktu sekitar 30 menit di minggu ini?”

3. Buat Singkat dan Padat Tetap Etis

“email yang baik adalah yang dibuat dengan menulis seluruh informasi sebanyak-banyaknya”

Wah, salah besar!

Teman Tomps, tidak semua orang memiliki banyak waktu untuk melakukan membaca, meneliti dan menjawab email dalam waktu kerjanya. Sebagian besar bahkan hanya memiliki sedikit waktu luang untuk melakukan hal itu. Jika dalam kondisi seperti ini, apakah anda senang jika membaca email dengan tulisan panjang dan bertele-tele? Tentu tidak!

Jadi, cobalah untuk mempermudah si penerima email dengan menulis email yang singkat, padat, namun tetap etis. Pada bagian body email, kamu cukup menuliskan sapaan, perkenalan, paragraf entri, dan CTA. Jika ada informasi detail yang ingin anda sampaikan, pilih cara membuat informasi itu dalam bentuk berkas atau link yang bisa dilampirkan.

4. Perhatikan Jenis Berkas Pada Lampiran

Seperti yang sudah disarankan sebelumnya, melampirkan berkas lampiran adalah hal yang tepat jika informasi yang ingin anda sampaikan terlalu panjang dan teknis untuk ditulis bulat-bulat pada body email. Namun, ada hal penting yang ternyata harus anda perhatikan saat melampirkan berkas lampiran ini.

Pernah melampirkan format berkas yang hanya bisa dibuka pada perangkat lunak tertentu? Seperti misalnya Microsoft Word. Anda harus menyadari bahwa tidak semua orang menjalankan personal komputernya yang kompatibel untuk membuka berkas Microsoft Word ini. Kalau sudah begini, pastinya akan menyulitkan si penerima email bukan?

Karena itu, kirimkan berkas lampiran anda dalam format yang kompatibel untuk dibuka oleh seluruh jenis perangkat. Sebagai opsi lainnya, anda juga bisa melampirkannya dalam bentuk link yang dapat mudah untuk diakses.

5. Buat Lebih Berkesan dengan Tanda Tangan Profesional

Melakukan kustomisasi tanda tangan untuk email, apa sepenting itu? Tentu saja!

Format kontak dan tanda tangan pada email profesional dan pribadi tentu harus memiliki kesan berbeda. Melalui format tanda tangan di bawah ini, kesan profesional pada profil dan email yang anda kirimkan tentu berpeluang besar terbentuk dalam penak si penerima email.

Itu dia 5 tips mengirim email manajemen proyek untuk dapat balasan positif yang harus kamu ketahui. Selamat mencoba, Teman Tomps.id!