Masih direpotkan dengan membuat berbagai tools manajemen proyek seperti Gantt Chart sampai Kurva S secara manual? Tenang, kini Anda bisa membuatnya dengan cepat dan mudah lewat aplikasi yang tepat, lho!

Teman Tomps, kita biasanya membutuhkan berbagai tools untuk mengelola sebuah proyek. Berbagai tools ini akan berguna untuk membantu Anda melakukan perencanaan, penjadwalan, pemantauan progres, hingga melihat perbandingan rencana dan realisasi di lapangan. Dari sekian banyak tools yang biasa digunakan dalam dunia manajemen proyek, Gantt Chart dan Kurva S adalah beberapa yang paling populer. 

Sayangnya, pembuatan Gantt Chart dan Kurva S saat ini masih dilakukan secara manual. Di mana, setelah Anda lelah memantau penyelesaian proyek di lapangan, Anda masih harus dihadapkan pada perhitungan dan analisa data yang tak sedikit untuk membuatnya. Padahal, Anda bisa memanfaatkan waktu untuk membuat manual report ini untuk fokus pada operasional proyek agar lebih baik. Bagaimana caranya?

Fitur Gantt Chart Tomps

Gantt Chart, atau yang juga sering disebut Milestones Chart dan Project Bar Chart, adalah sebuah jenis grafik batang (bar chart) yang banyak digunakan untuk memonitoring proyek. Gantt Chart memuat informasi mengenai tugas anggota tim, jadwal, dan batas waktu pelaksanaan proyek. Tidak hanya itu, Anda juga bisa melihat pihak atau divisi mana yang bertanggung jawab atas suatu tugas dalam proyek. Melalui Gantt Chart, project manager dan para stakeholder dapat melihat efektivitas progress pengerjaan proyek di lapangan. 

Dengan aplikasi manajemen proyek Tomps, Anda akan dimudahkan dalam membuat Gantt Chart. Sistem Tomps akan mencatat activity bar berikut dengan tanggal dan durasi penyelesaiannya. Gantt Chart ini akan terbentuk secara otomatis dalam fitur reporting Tomps selalu bergerak mengikuti progres penyelesaian proyek. Jadi, setiap tim menekan tombol “up date” untuk setiap pekerjaannya, maka bersamaan dengan itulah Gantt Chart terbentuk dan bisa Anda gunakan.

Memahami Fitur Kurva S

“Apa itu Kurva S?”. Kurva S adalah salah satu metode perhitungan yang populer digunakan dalam dunia konstruksi. Dalam istilah manajemen proyek, Kurva S adalah sebuah grafik matematis yang menggambarkan data kumulatif sebuah proyek. Seperti biaya atau durasi waktu kerja (man hours) yang telah digunakan, ataupun persentase (%) waktu pekerjaan diselesaikan.

Dalam penggunaannya secara umum, Kurva S digunakan untuk mengukur kemajuan pengerjaan proyek, mengevaluasi kinerja, hingga sebagai bahan pertimbangan untuk membuat perkiraan arus kas. Kurva S banyak digunakan karena mampu menampilkan data kumulatif real-time dari berbagai elemen proyek dan membandingkannya dengan data yang diproyeksikan. Di mana, dalam iklim bisnis yang mengedepankan nilai kecepatan, pengerjaan proyek haruslah berjalan dan diselesaikan sesuai jadwal dan anggaran yang telah ditetapkan. 

Keuntungan Menggunakan Fitur Kurva S

Penggunaan Kurva S dalam manajemen proyek konstruksi membawa banyak keuntungan bagi proyek, antara lain:

1. Pemantauan Kemajuan Proyek

Dengan Kurva S, Anda dapat dengan mudah memonitor kemajuan proyek, sehingga Anda akan mengetahui apakah proyek berjalan sesuai rencana atau mengalami keterlambatan. Ini memungkinkan Anda untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatasi keterlambatan atau masalah lainnya.

2. Identifikasi Varian Biaya

Kurva S memungkinkan Anda untuk membandingkan biaya aktual dengan estimasi biaya. Ketika biaya aktual melebihi estimasi, ini akan tercermin dalam Kurva S. Ini membantu Anda mengidentifikasi penyimpangan biaya dan menyelidiki penyebabnya.

3. Perencanaan Jangka Panjang

Kurva S tidak hanya bermanfaat untuk memantau progres saat ini, tetapi juga untuk perencanaan jangka panjang. Data dari Kurva S dapat digunakan untuk membuat estimasi biaya dan jadwal yang lebih akurat untuk proyek-proyek di masa depan.

4. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Dengan pemahaman yang lebih baik tentang kemajuan proyek dan biaya aktual, Anda dapat membuat keputusan yang lebih tepat. Anda dapat mengidentifikasi area di mana efisiensi dapat ditingkatkan dan mengambil tindakan untuk meningkatkan manajemen proyek secara keseluruhan.

Cara Membuat Kurva S

Untuk membuat kurva S, dapat menggunakan tools seperti Microsoft Excel atau Google Sheets. Berikut adalah langkah - langkah untuk membuat kurva S:

1.Input Data

Langkah pertama dan yang paling penting adalah memasukkan data yang dibutuhkan untuk membuat kurva S Anda. Data ini umumnya mencakup tanggal-tanggal tugas atau pencapaian dalam proyek, serta perkiraan kemajuan dan kemajuan aktual untuk setiap tugas tersebut.

2.Seleksi Data

Gunakan kursor Anda untuk menyorot data yang telah dimasukkan. Pastikan untuk menyertakan judul kolom dan baris.

3.Pilih Jenis Grafik

Setelah Anda telah memilih data, buka opsi "Grafik" agar Anda dapat memilih jenis grafik yang sesuai. Untuk kurva S, Anda memiliki beberapa opsi, seperti diagram sebar dengan garis halus, diagram garis 2D, diagram garis 2D dengan penanda, atau diagram garis 3D.

4.Sesuaikan Grafik Anda

Terakhir, sesuaikan kurva S sesuai kebutuhan Anda. Anda dapat mengubah nama dan warna grafik, serta menambahkan informasi tambahan yang mungkin membantu orang lain memahami data tersebut.

Fitur Kurva S dalam Tomps

Fitur reporting dalam Tomps juga menyediakan laporan Kurva S yang bisa Anda manfaatkan. Hal yang menyenangkan adalah Anda kini tak lagi perlu memperhitungkan pembagian bobot dan waktu kerja secara manual. Ya, fitur Kurva S Tomps akan terbentuk secara otomatis mengikuti setiap klik “up date” yang dilakukan tim ketika memperbaharui status pekerjaanya. Dalam Kurva S Tomps, Anda bisa melihat perbandingan grafik realisasi dan perencanaan, detail aktivitas, bobot, durasi penyelesaian, hingga waktu spesifik pengerjaannya. Semuanya, bisa Anda lihat dan manfaatkan dengan mudah dan cepat!

Bagaimana Cara Kerja Kurva S?

Secara prinsip, metodologi kurva S pada prakteknya berfokus pada perbandingan antara 'perkiraan' dan 'kenyataan'. Meskipun kita telah menyederhanakannya dalam satu garis, dalam kenyataannya, Anda perlu memiliki dua kurva S dalam satu grafik. Ini mewakili perencanaan awal dan apa yang benar-benar terjadi. Kesamaan antara keduanya sangat penting untuk kesuksesan proyek. Anda ingin agar keduanya mencerminkan gambaran yang sangat serupa.

Pada tahap awal perencanaan proyek, Anda membuat yang dikenal sebagai kurva S dasar atau jadwal dasar. Dalam istilah sederhana, ini dapat merinci berapa banyak tugas yang harus diselesaikan, berapa banyak jam kerja yang diperlukan, atau kapan gadget akan disampaikan, dalam periode waktu tertentu, dengan mempertimbangkan tiga fase berbeda dari proyek yang melibatkan perubahan tingkat energi dan semangat!

Seiring berjalannya proyek, data waktu yang terakumulasi secara nyata menciptakan kurva S aktual atau jadwal produksi aktual. Memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan dan kapan itu harus dilakukan memberikan manajer proyek alat yang efektif untuk mendeteksi potensi penundaan dan hambatan dalam proyek, serta untuk melakukan intervensi dan alokasi sumber daya tambahan. Seluruh proses ini dapat diterapkan sepanjang siklus hidup proyek karena semuanya diproyeksikan dalam satu tempat.

Tomps All In One Project Management Apps

Tidak berhenti disitu saja, Tomps sebagai aplikasi manajemen proyek profesional juga dibekali dengan berbagai fitur untuk mengelola project secara end to end. Mulai dari tahap inisiasi sampai dengan closing. Beberapa fitur menarik yang dapat Anda rasakan adalah:

☑️ Project Scheduling, Planner, and Completion

☑️ Project Tracking 

☑️ Project Cost

☑️ Project Appraisal

☑️ Document & Evidence Repository

☑️ Unlimited Cloud

☑️ Role Access Management

☑️ Vendors Performance Report

☑️ Automatic Project Reports

☑️ Gantt Chart & S-Curve

☑️ Geo-Map Tagging & Visualization

☑️ API Integration

☑️ Customization-Friendly

Tertarik mencoba aplikasi manajemen proyek? Yuk gunakan Tomps!

Sources:

Baluch, A. (2023, June 7). What Is the S-Curve In Project Management? Forbes. https://www.forbes.com/advisor/business/s-curve/ 

Project.co. (2022, December 7). S-curve in Project Management: A Simple Guide | Project.co. Project.co. https://www.project.co/s-curve-in-project-management/