Dalam lingkungan bisnis global yang berubah, manajemen pergudangan semakin penting untuk menjaga kelancaran aliran barang, pengelolaan inventaris yang efisien, dan kepuasan pelanggan yang tepat waktu. Dalam era digital, teknologi seperti sistem otomatis dan analisis data mengubah cara perusahaan mengelola gudang. Penerapan manajemen pergudangan yang efektif akan meningkatkan efisiensi, produktivitas, mengurangi biaya, dan memperbaiki kepuasan pelanggan. Pemahaman konsep dan praktik terkini dalam manajemen pergudangan penting bagi perusahaan dalam menjaga keunggulan kompetitif mereka.

 

Apa itu Manajemen Pergudangan?

Dilansir dari netsuite, manajemen pergudangan adalah prinsip-prinsip dan proses-proses yang terlibat dalam menjalankan operasi harian di dalam gudang. Didalamnya mencakup tugas-tugas seperti menerima dan mengatur ruang gudang, menjadwalkan tenaga kerja, mengelola inventaris, dan memenuhi pesanan.

Sedangkan berdasarkan krealogi, manajemen pergudangan merupakan suatu metode atau disiplin ilmu yang digunakan untuk mengorganisir proses penyimpanan dan pengeluaran barang di dalam sebuah gudang. Dalam kata lain, manajemen pergudangan melibatkan rangkaian usaha dalam mengatur, menetapkan prosedur operasional standar (SOP), dan melakukan pengawasan terhadap kegiatan manajemen barang di dalam gudang.

Dapat kita simpulkan bahwa, manajemen pergudangan adalah prinsip-prinsip, proses-proses, metode, dan disiplin ilmu dalam menjalankan operasi harian di dalam gudang. Hal ini melibatkan upaya dalam mengatur, menetapkan prosedur operasional standar (SOP), dan melakukan pengawasan terhadap kegiatan manajemen barang di dalam gudang, dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional gudang secara keseluruhan.

 

Tujuan Manajemen Pergudangan

Manajemen pergudangan dilakukan dengan tujuan untuk mencapai manajemen gudang yang efektif, diperlukan pengoptimalan dan integrasi setiap proses tersebut agar semua aspek operasi gudang dapat bekerja secara harmonis, sehingga dapat meningkatkan produktivitas dan menjaga biaya tetap rendah.

Tujuan utama manajemen pergudangan adalah mengatur dan mengontrol proses masuk dan keluar barang di dalam gudang. Pengelolaan barang di gudang memiliki peran yang penting dalam memfasilitasi pemindahan barang dari satu lokasi ke lokasi lainnya.

Selain itu, manajemen pergudangan juga memiliki tujuan sebagai berikut:

  1. Manajemen gudang memiliki tujuan untuk menjaga kuantitas dan kualitas barang yang tersimpan di dalam gudang sebagai persediaan stok.
  2. Melakukan pembaruan informasi barang secara teratur, sehingga pengusaha dapat mengawasi kondisi gudang dengan informasi terbaru dan terkini.
  3. Mencegah kesalahan dalam distribusi, karena barang-barang telah dikelola dengan baik dan tepat.
  4. Tujuan manajemen gudang adalah untuk menyusun data administrasi dengan rapi, sehingga pemantauan stok barang dapat dilakukan dengan mudah.

 

Fungsi Manajemen Pergudangan

1.      Penyimpanan

Penggunaan gudang digunakan untuk menyediakan ruang untuk menyimpan barang, termasuk inventaris, peralatan, dan barang lainnya. Dengan memiliki ruang yang cukup untuk menyimpan banyak barang, pemborosan dapat dikurangi karena barang-barang dapat disimpan dengan aman.

 

2.      Pergerakan Barang

Manajemen pergudangan memiliki peran dalam mengoordinasikan pergerakan barang ke berbagai arah, seperti penerimaan, pengiriman, dan transfer. Dalam manajemen gudang yang efektif, dipastikan bahwa pergerakan barang di seluruh gudang berjalan lancar, dengan tujuan meningkatkan efisiensi operasional dan memberikan nilai tambah kepada pelanggan.

 

3.      Pengamanan Barang

Manajemen pergudangan digunakan untuk mengamankan barang dan melindunginya dari pencurian, kerusakan dan kehilangan. Manajer logistik bertanggung jawab untuk memastikan gudang beroperasi dengan suhu dan kondisi yang optimal untuk menjaga kualitas barang yang disimpan di dalamnya.

 

4.      Mendata Inventaris

Manajemen pergudangan melibatkan proses pengelolaan inventaris yang membutuhkan pencatatan yang akurat. Penting untuk selalu mencatat jumlah stok barang yang ada di gudang agar dapat menghindari kelebihan atau kekurangan barang. Selain itu, dengan adanya data inventaris yang selalu diperbarui, proses distribusi barang juga dapat menjadi lebih mudah.

 

5.      Mengurangi Biaya Transportasi

Pengaturan lokasi gudang yang strategis memiliki peran penting dalam mengurangi biaya pemindahan barang. Gudang penyimpanan berfungsi sebagai titik pusat untuk masuk dan keluarnya barang dari inventaris. Oleh karena itu, apabila lokasi gudang diatur dengan strategis, proses pemindahan barang dari satu gudang ke gudang lain atau ke alamat konsumen akan memerlukan biaya yang lebih rendah.

 

Contoh Penerapan Manajemen Pergudangan yang Baik

Sistem manajemen gudang yang baik diperlukan untuk menciptakan rantai pasokan yang teratur dan rapi, sehingga Anda dapat melakukan pengecekan secara berkala. Dibawah ini dijelaskan 6 tips untuk meningkatkan sistem manajemen gudang Anda:


1.     Data yang Akurat

Data yang akurat sangat diperlukan untuk merumuskan perkiraan penjualan di masa depan dan untuk mengembangkan strategi pemasaran yang optimal. Data perusahaan meliputi informasi pembelian, stok barang, dan penjualan.

 

2.     Perkiraan Stok

Membuat perkiraan stok perlu mempertimbangkan aliran rantai pasokan. Ketika perusahaan memiliki ribuan item, mengelola stok secara efektif menjadi tantangan yang signifikan. Namun, tanpa sistem manajemen gudang yang baik, risiko kehilangan barang dalam jumlah kecil maupun besar akan semakin tinggi.

 

3.     Double Check

Melakukan double check pada alur rantai pasokan terhadap stok sebelum memberikan kode identifikasi pada setiap item, sehingga perusahaan dapat memastikan ketersediaan barang tersebut. Penting untuk melakukan double check ini agar perusahaan dapat mendeteksi barang-barang yang rusak, pecah, atau adanya kesalahan lain sebelum memindahkannya ke dalam gudang.

 

4.     Pemisahan Stok Lama dan Baru

Ketika stok lama dan baru dicampurkan dalam satu tempat, baik itu disengaja maupun tidak, dapat menyebabkan kebingungan dalam pengelolaan data dan stok perusahaan. Dengan melakukan pemisahan stok, proses penghitungan stok menjadi lebih mudah dilakukan, dan juga memungkinkan untuk membedakan antara stok yang telah terjual dan yang belum.

 

5.     Jadwal Stok

Untuk meningkatkan sistem manajemen gudang Anda, disarankan untuk membuat jadwal stok yang terstruktur. Dengan membuat jadwal pembelian, perusahaan dapat lebih mudah melakukan perencanaan forecast. Selain itu, menjadwalkan penerimaan dan pengiriman barang juga sangat penting dalam pengelolaan gudang yang efektif.

 

6.     Pengaturan Layout

Melakukan pengaturan layout yang optimal akan membantu perusahaan Anda dalam meningkatkan sistem manajemen gudang. Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah memahami karakteristik stok yang Anda miliki, dan kemudian merancang tata letak gudang yang sesuai, baik itu gudang milik perusahaan maupun gudang sewa. Dengan memiliki tata letak yang efisien, Anda dapat meningkatkan efektivitas pengelolaan gudang dan memaksimalkan penggunaan ruang yang tersedia.


Aplikasi Manajemen Pergudangan di Indonesia

1.      Tomps Building

Tomps Building merupakan layanan aplikasi dari Tomps yang memudahkan Anda dalam melakukan perencanaan, kontrol, dan monitoring secara real-time dengan sistem manajemen berbasis web dan mobile.

Tomps Building hadir sebagai solusi dalam memberikan layanan pengelolaan gudang Anda seperti apartemen, perumahan, kantor, area komersial, kawasan industri, dan juga gudang. Dengan Tomps Building, pengelola gudang dapat menghemat biaya dan mempercepat proses operasional melalui otomatisasi dan terintegrasi.


Beberapa fitur unggulan Tomps Building yang dapat membantu dalam mengelola gudang Anda diantaranya :

·        Monitoring dalam satu Dashboard

·        Bayar Tagihan Otomatis

·        Pengelolaan Data Bangunan

·        Penanganan Keluhan dan Maintenance

·        Info Emergency Call

·        Akses Informasi Terkini

 

Tomps Building juga menawarkan demo produk untuk Anda yang tertarik menggunakan aplikasi pengelolaan gudang Anda. Dengan itu, Anda dapat merasakan fitur yang diinginkan sebelum memutuskan pembelian.

 

2.     HashMicro

HashMicro menyediakan jasa software ERP untuk berbagai macam jenis bisnis dari berbagai macam indsutri. Inventory Management System dari HashMicro adalah aplikasi manajemen pergudangan untuk mengoptimalkan tingkat persediaan, pantau proses stock transfer, estimasi kebutuhan inventaris, hingga efektifkan pengelolaan stok di setiap lokasi.

Fitur unggulan yang ditawarkan adalah Barcode Management, Lot and Serial Number Tracking, Stock Request Management, Inventory Forecasting, Inventory Valuation, dan Stock Aging Analysis.

 

3.     Storaza

Storaza menyediakan Sistem Management Gudang (Inventory Management) untuk menyimpan dan mengelola barang yang ditangani oleh tenaga terampil yang professional. Storaza menawarkan manajemen gudang untuk membantu produsen, importir, eksportir, kustom, pengusaha, dan pedagang grosir untuk menyimpan barang dalam pengawasan yang ketat dengan harga terjangkau.

HashMicro menawarkan fitur penyimpanan di Indonesia dengan sistem pergudangan logistik yang meliputi penyimpanan barang termasuk bahan pengemasan, bahan baku, komponen elektronik, suku cadang, dan banyak lagi.

 

4.     Netsuite WMS

Aplikasi WMS Netsuite dapat mempermudah proses penerimaan, penyimpanan, dan perhitungan barang berbasis barcode. Kamu dapat menggunakan smartphone untuk melakukan pemindaian barcode, dan kelebihan dari aplikasi ini adalah kemampuannya untuk membaca kartu pembayaran.

 

Selain itu, Netsuite juga menawarkan pelayanan dengan berbagai fitur seperti memanfaatkan fitur data real time, penagihan, manajemen inventaris, pemesanan, dan pengiriman.

 

5.     Software WMS Jubelio

Jubelio menawarkan aplikasi Warehouse Management System sebagai solusi layanan untuk mengontrol secara penuh gudang Anda hingga meminimalisir kesalahan penginputan barang. Fitur ini memiliki keunggulan dalam hal kemampuan untuk melacak stok barang hingga tingkat rak dan melihat status proses penempatan, pengambilan, dan pengepakan barang.

Selain itu, WMS Jubelio memiliki fitur yang memungkinkan Anda untuk membuat lokasi gudang virtual maupun fisik tanpa batasan jumlah dan dengan kemudahan dalam penerimaan barang. WMS juga dapat mencegah kesalahan dalam penginputan barang dengan melakukan pemberian nomor seri untuk setiap mutasi barang.

Keuntungan lainnya adalah kemampuan untuk merencanakan pengisian stok dan mengatur stok cadangan, serta melacak keluar masuk barang, sehingga dapat menghindari kesalahan dalam pengambilan barang dengan menggunakan pemindaian barcode (2D atau QR) melalui gadget kamu.


Dalam era bisnis yang semakin kompleks dan berubah dengan cepat, manajemen pergudangan memainkan peran yang krusial dalam memastikan kelancaran operasional dan keberlanjutan perusahaan. Dengan menerapkan prinsip-prinsip dan praktik terbaik dalam manajemen pergudangan, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan stok, mengatur aliran barang dengan efisien, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat, manajemen pergudangan yang efektif menjadi faktor kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif.

Tomps terus memberi dukungan demi meningkatkan kemudahan sistem manajemen gudang perusahaan Anda dengan efektif dan efisien, otomatisasi dan terintegrasi. Simak artikel yang lainnya untuk mempelajari lebih lanjut produk kami.