Teman Tomps, apa anda sudah mengenal apa itu manajemen proyek? Kalau belum coba kenal lebih dekat apa itu manajemen proyek, yuk!

Meskipun tidak memiliki latar belakang pendidikan tentang manajemen, memahami apa itu manajemen proyek bisa dikatakan penting jika anda berkutat pada proyek-proyek dalam organisasi. Hal ini lantaran anda harus tahu dengan baik cara mengelola dan menyukseskan sebuah proyek yang sedang anda garap. Tentunya, pengetahuan manajemen proyek yang mumpuni berperan besar di sana. 

Untuk mulai mempelajarinya, bagaimana dengan mengetahui definisi dari proyek, manajemen proyek, dan prinsip manajemen proyek? Untuk itu, berikut Tomps.id rangkum jawabannya untuk anda.

Apa Itu Proyek?

Menurut Association for Project Management (APM), definisi proyek adalah sebuah pekerjaan yang bersifat unik dan sementara. Proyek dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan dan membuahkan hasil atau manfaat (output) yang diinginkan. Waktu dan biaya adalah pondasi utama dari sebuah proyek. Karena itu, proyek seringkali dikatakan berhasil jika berhasil mencapai tujuan dan hasil yang diinginkan dalam skala waktu dan anggaran yang sesuai dengan kesepakatan awal. 

Beberapa contoh proyek adalah pengembangan perangkat lunak, pembuatan produk atau jasa, pembangunan gedung, pembangunan infrastruktur umum, kegiatan sosial bencana alam, dan lain-lain. 

“Lalu, apakah proyek dan program adalah hal yang sama?” 

Hal ini juga seringkali dibingungkan oleh sebagian orang. Menurut Project Management Institute (PMI), proyek dilakukan untuk menciptakan hasil tertentu yang diinginkan dengan cara yang paling efisien. Sedangkan, program berfokus pada koordinasi beberapa proyek dan aktivitas lainnya yang saling berkaitan dari waktu ke waktu dengan tujuan membawa manfaat bagi organisasi. Secara garis besar, proyek dimulai untuk menciptakan hasil yang sudah diprediksikan dan kemudian ditutup saat hasil berhasil direalisasikan. Sedangkan, program dimulai untuk menciptakan perubahan dan mewujudkan manfaat untuk organisasi.

Apa Itu Manajemen Proyek?

Ibarat mobil tanpa bahan bakar, sebuah proyek tentu tidak bisa berjalan tanpa aktivitas manajemen proyek yang baik di dalamnya. Menurut PMI, manajemen proyek adalah kegiatan penggunaan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik khusus untuk memberikan sesuatu yang bernilai dan bermanfaat.

Secara sederhana, manajemen proyek adalah penerapan proses, metode, keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman untuk mencapai tujuan dari sebuah proyek tertentu sesuai dengan kriteria dan parameter yang telah disepakati. Aktivitas manajemen proyek untuk mencapai hasil ini memiliki batasan, yakni waktu dan anggaran.

Keterbatasan ini pula yang membedakan “manajemen proyek” dengan “manajemen” yang merupakan proses berkelanjutan. Hal ini juga yang membuat seorang pekerja proyek profesional harus menguasai berbagai keterampilan, teknik, manajemen sumber daya, dan kesadaran bisnis yang mumpuni.  

Apa Prinsip Manajemen Proyek Agar Sukses Di Masa Depan?

Ada beberapa prinsip manajemen proyek menurut PMI yang harus diingat untuk menuntun proyek anda pada jalan kesuksesan:

1. Proyek harus ditetapkan, bukan hanya disebut sebagai tugas atau kegiatan biasa. Hal ini untuk meminimalisir kemungkinan tim menghindari hasil yang konkret di akhir siklus kerja seperti yang seharusnya sebuah proyek hasilkan karena menganggap pekerjaannya adalah tugas bisa, bukan proyek. Manajemen proyek kemudian akan ambil bagian untuk membuat proyek menjadi lebih efektif dan efisien.
2. Dalam prinsip empiris manajemen proyek, anda harus menunjuk seorang pemimpin yang bertanggung jawab atas sebuah pekerjaan dan meminta pertanggungjawaban hasil darinya. Maka, pastikan proyek anda memiliki pemimpin (project manager) yang berpengalaman dan bertanggung jawab atas pekerjaannya. Menurut Project Management Body of Knowledge (PMBOK) 6th Edition, seorang project manager yang baik harus menguasai tiga kompetensi, yakni Technical Project Management, Leadership, dan Strategic and Business Management.
3. Pastikan memilih orang-orang yang berkompeten untuk mengerjakan proyek anda. “Lalu bagaimana dengan anggota tim baru yang masih minim pengalaman?”. Meskipun tak menutup kemungkinan bahwa proyek anda saat ini bisa menjadi kesempatan baik untuk melatih orang-orang baru agar menjadi profesional, setidaknya pastikan mereka berada di bawah bimbingan supervisor yang berkompeten di masa-masa awalnya. Merekrut orang-orang yang berkompeten adalah aset besar yang dapat membawa banyak manfaat dan memaksimalkan kualitas dari hasil proyek itu sendiri.
4. Definisikan tujuan proyek dengan jelas bersama para pemangku kepentingan (stakeholder). Jika anda tidak tahu tujuan anda, maka bagaimana anda tahu kapan telah sampai? Manajemen proyek adalah sebuah sistem manajemen yang berorientasi pada tujuan. Prioritas utama dalam bisnis adalah menentukan tujuan, sasaran proyek, dengan menemukan cara kerja yang paling efisien. Setelah tujuan proyek telah didefinisikan dengan tegas, maka stakeholder harus memilih prioritas utama mereka. Apakah itu waktu pengerjaan yang cepat, biaya yang rendah, atau kualitas yang tinggi?
5. Buat perencanaan yang terperinci untuk mengawal alur proyek (project timeline). Jika menyambung analogi sebelumnya, setelah mengetahui apa kemana tujuan anda, tentu menyusun cara untuk sampai kesana perlu dilakukan. Sama seperti proyek, anda tentu harus membuat perencanaan seperti penjadwalan, pembagian tugas, hingga penunjukkan tim penanggung jawab. Jangan lupakan tentang manajemen risiko yang harus anda lakukan sejak tahap perencanaan untuk meminimalisir dampak yang terjadi jika risiko ini benar-benar terjadi.
6. Selain prinsip dan teknik di atas, anda juga harus realistis dengan mempertimbangkan anggaran dan sumber daya yang menjadi bahan bakar utama proyek anda. Pastikan untuk melakukan pemantauan dan kontrol yang ketat untuk memastikan setiap persen anggaran telah dikeluarkan secara optimal. Tenaga kerja, bahan baku, peralatan, hingga biaya operasional adalah bagian dari anggaran proyek. Untuk meminimalkan peluang penyimpangan, project manager dituntut untuk dapat memberikan laporan pertanggungjawaban atas biaya yang dianggarkan terhadap biaya aktual proyek saat ini.

Bagaimana Cara Agar Manajemen Proyek Berjalan Lebih Mudah, Aman, dan Efisien?

Sebagai project manager, anda dituntut untuk dapat mengelola berbagai kegiatan proyek yang melelahkan dengan maksimal. Mulai dari membuat perencanaan, mengelola sumber daya, biaya, dan tim di saat bersamaan. Tentu bukan pekerjaan mudah, bukan? Hal ini akan semakin berat jika sistem manajemen proyek anda saat ini masih dilakukan secara manul, belum dengan sistem digital seperti menggunakan aplikasi manajemen proyek.

Padahal, 71% organisasi melaporkan bahwa penggunaan aplikasi manajemen proyek ternyata mampu menaikkan kualitas kontrol dan manajemen dalam proyek yang mereka tangani (KMPG xSurvey, 2019). Sayangnya, memilih aplikasi manajemen proyek yang cocok dengan lingkup industri kita juga bukanlah hal mudah. Ada banyak sekali faktor yang harus dimiliki sebuah sistem manajemen proyek agar sesuai dengan gaya manajemen kita. Jangan sampai, kita yang jadi sepenuhnya dikelola oleh sistem yang tidak tepat.

Salah satu aplikasi manajemen proyek yang bisa anda andalkan adalah Tomps. Tomps adalah tools manajemen proyek berbasis aplikasi mobile dan web yang hadir karena kebutuhan akan kualitas, efektivitas, serta kecepatan monitoring progres penyelesaian proyek di lapangan. Tomps menekankan faktor fleksibilitas, transparansi, real-time, kolaborasi, dan end-to-end dalam sistem yang dikembangkannya. Melalui Tomps, anda akan merasa lebih dekat dalam melakukan manajemen proyek sehingga kontrol dan kelola proyek menjadi semakin mudah.