Berbagai masalah besar akan terlihat sangat rumit kalau langsung dikerjakan, tapi beda kalau masalah yang rumit tersebut dibagi-bagi menjadi masalah kecil-kecil, atau disebut dengan dekomposisi. Begitu juga saat mengerjakan proyek, dekomposisi proyek akan memudahkan proyek besar menjadi proyek-proyek kecil yang mudah dikelola dan diselesaikan. Simak 3 contoh dekomposisi di bawah ini, lengkap dengan kelebihan dan kekurangan dekomposisi.

Apa Itu Dekomposisi Proyek?

Dekomposisi proyek merupakan proses membagi komponen proyek besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Proses ini membantu manajer menetapkan tugas dengan lebih mudah dan membantu manajemen waktu dan alur kerja. Saat anggota tim menyelesaikan tugas yang terkait dengan hasil kerja mereka, mereka akan menyelesaikan langkah-langkah dalam alur kerja yang terurai, bekerja dengan tujuan menyelesaikan seluruh proyek sesuai gol. Pengorganisasian komponen-komponen proyek tersebut sering kali bersifat hierarkis dan didasarkan pada pentingnya setiap tugas atau urutan penyelesaian yang diperlukan. Kelebihan Dekomposisi Proyek Berikut ini beberapa kelebihan dekomposisi proyek yang paling umum:

1. Memungkinkan Perkiraan Biaya dan Waktu yang Lebih Akurat Dengan memperkirakan waktu dan biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap hasil dalam suatu proyek, manajer dapat memperkirakan biaya dan waktu keseluruhan proyek. Memperkirakan bagian-bagian suatu proyek bisa lebih mudah daripada memperkirakan keseluruhan proyek karena kekhususan tugas yang terlibat pada setiap langkah proses. Sebagai contoh, memperkirakan waktu dan biaya untuk membangun satu ruangan dalam rumah mungkin lebih akurat dibandingkan memperkirakan waktu dan biaya yang diperlukan untuk membangun 50 rumah. Jadi para kontraktor akan membagi-bagi tugas kecil-kecil menjadi tugas per rumah. Berikut ini contoh gambar dekomposisi:

2. Meningkatkan Kemampuan Manajemen Dekomposisi proyek memungkinkan manajer untuk mengarahkan tim mereka dengan lebih baik, memantau kemajuan mereka dan memastikan pelaksanaan tugas yang terkait dengan tujuan jangka panjang. Saat mereka menugaskan tugas tertentu kepada anggota tim, manajer dapat memberikan instruksi terperinci tentang cara menyelesaikan tugas yang diberikan secara efektif. Selama penyelesaian tugas-tugas tersebut, manajer dapat memantau timnya untuk menentukan masalah atau risiko yang mungkin terjadi, serta bagaimana cara mereka untuk mencapai keberhasilan. Manajer juga dapat menetapkan tujuan dan tenggat waktu yang lebih realistis untuk timnya. Berikut ini contoh diagram dekomposisi pembagian masalah:

3. Asistensi dalam Perencanaan Dekomposisi proyek memungkinkan manajer untuk merencanakan tindakan spesifik yang terlibat dengan setiap hasil yang berkontribusi terhadap penyelesaian proyek secara keseluruhan. Tingkat kekhususan ini berkontribusi pada rencana yang terdefinisi dengan baik, sehingga meningkatkan efisiensi proyek. Selain itu, semua anggota tim yang mengerjakan proyek menggunakan strategi dekomposisi telah menetapkan tanggung jawab yang jelas terkait dengan setiap hasil, memandu perilaku mereka, dan membantu perencanaan anggota tim secara individu.

4. Membantu Meningkatkan Motivasi Dalam dekomposisi proyek, hasil bertindak sebagai motivator produktivitas karyawan. Melalui penyelesaian tujuan-tujuan kecil yang terkait dengan keseluruhan proyek, anggota tim dapat mengalami kemajuan substantif, sehingga meningkatkan motivasi mereka untuk tetap produktif. Selain itu, menetapkan penghargaan dengan selesainya tugas agar dapat lebih memotivasi anggota tim untuk tetap lebih produktif. Di bawah ini merupakan contoh diagram yang memotivasi:

Kekurangan Dekomposisi Proyek

Dekomposisi proyek memang menawarkan berbagai kelebihan, tetapi tentu saja ada kekurangannya juga. Di antaranya adalah:

1. Menurunnya Independensi Dalam mengerjakan proyek, penting juga untuk menawarkan kemandirian pada anggota tim selama proyek berlangsung. Ini akan meningkatkan akuntabilitas atas keberhasilan proyek dan memungkinkan mereka agar tetap termotivasi. Dekomposisi proyek sering kali membatasi kemampuan anggota tim untuk mengerjakan proyek secara mandiri. Misalnya setelah menyelesaikan tugas, anggota tim dapat menghubungi manajer mereka sebelum menerima tugas lebih lanjut, daripada langsung mengerjakan tugas berikutnya. Tapi dengan selalu mengikuti dekomposisi proyek dari manajer, mana karyawan akan selalu bergantung pada tugas dari manajer dan kurang independen.
2. Membutuhkan Kerja Sama Tim yang Ekstensif Agar berhasil, dekomposisi proyek memerlukan tim yang terorganisir dengan baik. Setiap anggota tim tersebut bekerja secara bersamaan untuk menyelesaikan tugas. Misalnya desain produk sudah selesai, padahal anggota tim yang lain belum siap ke tahap selanjutnya. Akibatnya mungkin terjadi penundaan untuk beberapa anggota tim. Tips Melakukan Dekomposisi Proyek yang Efektif Untuk melakukan dekomposisi proyek dengan baik, bisa menggunakan berbagai macam strategi, tergantung dari tipe proyek yang sedang dikerjakan. Berikut ini adalah beberapa tips dekomposisi proyek yang terbukti efektif:
3. Tentukan Cakupan Proyek Ruang lingkup proyek mencakup beberapa elemen yang diperlukan dan mampu dilakukan oleh tim untuk diselesaikan dalam periode tertentu. Mendefinisikan cakupan ini memungkinkan sebuah tim untuk menganalisis dan memisahkan bagian-bagian proyek dengan lebih baik menjadi bagian-bagian yang lebih mudah dikelola. Tanpa mendefinisikan ruang lingkup ini, tim mungkin akan terlewat menyelesaikan bagian-bagian penting dari sebuah proyek.
4. Buat Visual Representasi visual alur kerja individu dan kelompok dapat membantu tim agar tetap terorganisir dan memvisualisasikan kemajuan menuju penyelesaian proyek. Visual dapat mencakup bagan yang mengurutkan tugas berdasarkan urutan yang diperlukan atau berdasarkan fase proyek di mana tugas tersebut berada. Membuat alur kerja secara visual dalam bentuk diagram mampu memudahkan tim melanjutkan ke langkah selanjutnya.
5. Gunakan Strategi WBS WBS adalah singkatan dari Work Breakdown Strategy, yang merupakan strategi membagi-bagi satu tugas besar menjadi beberapa tugas kecil. Tugas-tugas kecil tersebut akan terlihat sangat mudah dikelola dan diselesaikan. Setelah satu tugas kecil selesai, maka bisa langsung berlanjut ke tugas kecil berikutnya. Terus berlanjut seperti itu hingga akhirnya selesai.
6. Gunakan Software Manajemen Proyek Program software manajemen proyek dapat membantu tim memvisualisasikan hasil kerja dan tetap terorganisir sepanjang mengerjakan proyek secara keseluruhan. Jenis software manajemen proyek yang efektif kini cukup beragam yang menawarkan berbagai fitur modern untuk mempermudah membagi tugas, tergantung dari proyeknya. Selain itu, banyak juga software sejenis yang menyediakan dukungan dengan manajemen waktu dan manajemen risiko. Dekomposisi proyek dapat membantu dalam memotivasi tim untuk menyelesaikan tugas dengan lebih baik. Masalah besar akan dibagi menjadi beberapa masalah kecil yang mudah diselesaikan. Semua tugas bisa diselesaikan dengan baik dengan manajemen yang transparan. Tomps by Telkom Indonesia hadir sebagai tool supervisi via online yang memudahkan berjalannya setiap proyek. Tomps menawarkan beragam fitur pintar yang mempermudah pembuatan strategi proyek dan penyelesaiannya. Komunikasi dengan tim proyek jadi semakin mudah, berkat tampilan antarmukanya yang simpel. Langsung saja kunjungi website Tomps untuk mengetahui semua fitur canggihnya!