Memilih software manajemen aset digital merupakan keputusan krusial dalam sebuah bisnis. Ada banyak faktor yang perlu dijadikan bahan pertimbangan. Pilihan yang tepat memungkin kita untuk meningkatkan efisiensi dan skala perusahaan.

Di artikel ini kita akan membahas fitur apa saja yang harus ada dalam sistem manajemen aset digital dan tips memilihnya. Tapi sebelumnya, kita perlu memahami dulu apa itu sistem manajemen aset digital? Simak penjelasannya berikut ini.

Apa Itu Sistem Manajemen Aset Digital?

Dilansir dari Investopedia, Manajemen aset digital merupakan sistem yang membantu sebuah organisasi maupun individu untuk menyusun dan mengelola semua konten digital bisnis yang dijalani. Saat ini sudah ada solusi berupa software yang menungkinkan penyimpanan dan akses yang terpusat ke semua dokumen digital.

Yang disebut sebagai aset digital bukan cuma dokumen gambar saja, tapi juga bisa berupa video, audio, tapi juga grafik dan dokumen lainnya seperti PDF, dokumen MS Word, dan berbagai jenis dokumen yang lain.

Fitur Manajemen Aset Digital yang Penting

Berikut ini adalah fitur yang harus ada dalam software manajemen aset digital untuk kepentingan perusahaan:

1. Pendataan Aset Pendataan aset merupakan fitur yang fungsinya mempermudah pendataan aset bisnis yang dimiliki. Pencatatan aset meliputi nama asetnya, tipenya, lokasi, vendor, hingga departemen yang dapat menggunakan aset tersebut. Data yang dimasukkan dengan detail dan akurat akan menjadi sumber informasi yang baik untuk perusahaan.

2. Penggunaan Aset Aset tidak cukup hanya dicatat saja jenis dan tipenya, tapi juga dicatat penggunaannya. Aset setiap perusahaan pada umumnya akan bertambah. Tergantung jenisnya, nilai aset ada yang bertambah dan ada yang berkurang, seiring berjalannya waktu. Karena itu, penggunaan aset perlu dicatat dengan akurat supaya nilai tiap aset bisa terus terpantau.

3. Penyusutan Aset Seperti disinggung sebelumnya, aset ada yang nilainya bisa bertambah dan berkurang seiring berjalannya waktu dan penggunaannya. Aset yang menyusut penting sekali untuk dicatat dengan akurat. Dengan begitu, perusahaan akan tahu dengan pasti kapan aset tersebut harus diganti. Jika tercatat, maka alokasi perusahaan pun akan lebih mudah terlacak.

4. Transaksi Aset Setiap aset mungkin saja akan mengalami transaksi selama masa pakainya. Yang dimaksud transaksi meliputi pembaruan, perbaikan, perawatan, mutasi, kehilangan, hingga pemusnahan aset. Semua jenis transaksi ini harus dicatat dan wajib ada dalam sistem agar proses pengelolaan lebih akurat dan dapat dipertanggungjawabkan dengan baik.

Tips Memilih Manajemen Digital Aset yang Tepat

Setiap perusahaan mungkin membutuhkan sistem manajemen aset digital yang berbeda-beda. Untuk memilih sistem manajemen digital aset yang tepat, berikut ini beberapa tips yang bisa dilakukan:

1. Kenali Aset Digital Perusahaan Langkah pertama untuk memilih software manajemen digital aset yang tepat adalah dengan mengenali dulu apa saja aset yang dimiliki perusahaan. Seberapa besar skalanya? Seberapa ukuran tim yang mengelola aset digital di perusahaan? Seberapa tingkat kolaborasi yang diperlukan antara perusahaan dan sistem? Dengan mengenali apa saja aset digital yang dimiliki, maka kita akan mengetahui apa saja fitur dan fungsi yang diperlukan dalam sistem. Setelah itu, kita jadi bisa mempersempit pilihan yang paling sesuai dengan kebutuhan.

2. Cek Kemudahan Penggunaan Software Mudahnya penggunaan sistem manajemen digital aset merupakan salah satu faktor penting yang perlu dipertimbangkan. Tim kita di perusahaan akan menggunakan software tersebut setiap hari, jadi sangat esensial jika kita memilih yang tampilannya user friendly. Sistem software yang terlalu rumit dan sulit dinavigasikan hasilnya akan menurunkan tingkat efisiensi dan produktivitas. Jadi pertimbangkan juga level kemampuan teknis tim yang akan menggunakan software tersebut. Memilih sistem yang mudah digunakan tidak akan membutuhkan pelatihan yang panjang.

3. Cek Kemampuan Integrasinya Sistem manajemen digital aset yang kita pilih seharusnya bisa diintegrasikan secara mulus dengan tool yang sudah ada dan alur kerja kita. Hal ini termasuk sistem manajemen konten, software otomatisasi marketing, dan tool manajemen proyek. Sistem manajemen digital aset yang terintegrasi dapat menghemat waktu kerja secara signifikan dan mengurangi risiko terjadinya kesalahan dalam mengelola aset digital. Sebelum memilih software manajemen digital aset yang tepat, pastikan dulu apakah software tersebut kompatibel dengan tool yang sudah ada dan bisa mudah diintegrasikan dengan tool baru, jika memang dibutuhkan.

4. Pastikan Tingkat Keamanannya Aset digital merupakan aset berharga yang penting untuk dilindungi. Sistem manajemen digital aset yang baik seharusnya memiliki fitur keamanan yang kuat, termasuk kontrol terhadap akses, izin penggunaan, dan enkripsi data. Sangat penting sekali memilih sistem manajemen digital aset yang mengedepankan level keamanan sesuai dengan standar industri, baik secara aturan maupun praktiknya. Dengan begitu, perusahaan akan terhindar dari terjadinya akses masuk dari saluran yang tidak jelas dan aset digital pun tetap aman meski disimpan dan dikelola dalam jangka waktu panjang.

5. Cek Kemampuan Custom Setiap bisnis memiliki keunikannya sendiri dan juga syarat khusus dalam mengelola aset digitalnya. Penting sekali menggunakan sistem manajemen digital aset yang dapat dicustom atau disesuaikan sesuai kebutuhan perusahaan yang spesifik. Custom misalnya mencakup metadata secara spesifik, branding merek tertentu, serta kemampuan untuk membuat alur kerja secara spesifik. Sistem manajemen digital aset yang dapat disesuaikan ini akan membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja secara keseluruhan.

6. Pilih yang Tarifnya Sesuai Kemampuan Terakhir, tentu setiap perusahaan memiliki modal dan kemampuan yang berbeda-beda. Karena itu, pertimbangan setiap perusahaan dalam memilih software manajemen digital aset yang tepat mereka gunakan tentu akan berbeda pula. Software manajemen digital aset tarifnya ada yang berbasis langganan, lisensi abadi, dan pembayaran per penggunaan.

Cari tahu dulu tarif dan metode pembayaran yang diminta oleh software agar dapat memilih tipe yang selaras dengan anggaran dan perkiraan penggunaan perusahaan. Pastikan untuk mempertimbangkan total biaya kepemilikan, termasuk biaya pengaturan dan pemeliharaan, serta biaya tambahan untuk add-on, dan lain sebagainya.

Memilih software yang mengatur sistem manajemen digital aset merupakan pembuatan keputusan yang penting di dalam setiap bisnis. Dengan mengetahui apa saja fitur yang penting dan tips memilih software yang tepat, maka perusahaan dapat memenuhi kebutuhan dan tujuan yang tepat. Tentu saja, sesuai dengan anggaran perusahaan.

Pastikan menggunakan software manajemen aset digital berkualitas seperti Tomps. Tak hanya mengelola aset digital, Tomps juga menyediakan jasa pengelolaan gedung atau building management, hingga manajemen proyek. Perusahaan dapat memonitor secara real-time semua detail asetnya, sistemnya dijamin aman, dan yang pasti cukup menggunakan satu platform saja untuk semua.