Pengertian Manajemen Waktu

Manajemen waktu merupakan suatu proses yang berhubungan dengan pencapaian suatu tujuan tertentu maupun sasaran yang sebelumnya telah ditentukan untuk bisa dicapai dalam suatu periode tertentu dengan penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien. Manajemen waktu proyek yang baik akan berdampak besar bagi kesuksesan proyek atas obyektif lainnya seperti biaya, kualitas, sumber daya, dan kepuasan pelanggan.

Tujuan Manajemen Waktu

Tujuan utama manajemen waktu pada proyek adalah agar pelaksanaan proyek sesuai lingkupnya dapat memenuhi target waktu proyek yang telah ditentukan. Fokus manajemen waktu adalah membuat perencanaan jadwal proyek yang handal dan optimum atas sumber daya dan biaya serta pengendalian jadwal yang mampu mengidentifikasi dini keterlambatan untuk penanganan yang efektif dan efisien.

Kendala yang Ditemukan Saat Pelaksanaan Manajemen Waktu 

Untuk melakukan manajemen waktu suatu proyek bisa saja Anda menemukan beberapa kendala, antara lain: 

1. Kesulitan untuk klien yang commit dengan schedule yang sudah dibuat bersama.
2. Kurangnya koordinasi dan komunikasi dengan pelaksana di lapangan.
3. Kekurangan material dan peralatan.
4. Perubahan cuaca yang tidak bisa diduga.
5. Kurangnya koordinasi atau pengawasan antara pengawas dengan kerja
6. Ketidakakuratan informasi yang di dapat dari monitoring.
7. Kurangnya sumber daya yang mampu menganalisis keadaan proyek.
8. Program komputer yang kurang baik.

Prinsip Manajemen Waktu

Manajemen waktu memiliki beberapa proses. Umumnya proses-proses manajemen waktu bersifat sekuensial kecuali pada proses pengurutan aktivitas dan estimasi sumber daya aktivitas yang dapat dilakukan secara paralel atau overlapping. Berikut prinsip dari masing-masing proses: 

1. Merencanakan manajemen waktu. Merupakan proses yang merencanakan bagaimana jadwal akan dikelola di proyek melalui berbagai tahap proses perencanaan jadwal dan proses pengendalian jadwal.
2. Mendefinisikan aktivitas. Merupakan proses perencanaan yang akan mendefinisikan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk menghasilkan suatu elemen WBS yang telah terdefinisi pada proses pembuatan WBS.
3. Mengurutkan aktivitas. Proses ini termasuk proses perencanaan yang akan menghubungkan aktivitas-aktivitas berdasarkan metode pembuatan atau pelaksanaan produk atau pekerjaan dan hubungan logisnya dalam bentuk suatu rangkaian hubungan antar aktivitas. Hubungan antar aktivitas dapat secara internal dari dalam suatu elemen WBS maupun dari aktivitas elemen WBS lainnya.
4. Estimasi sumber daya aktivitas. Proses ini termasuk proses perencanaan yang memperkirakan jumlah sumber daya yang akan digunakan dalam melaksanakan berbagai aktivitas untuk menghasilkan suatu elemen WBS. Perkiraan sumber daya akan sangat tergantung dari volume pekerjaan dan best practice pelaksanaan pekerjaan sejenis atau serupa.
5. Estimasi durasi aktivitas. Proses ini termasuk proses perencanaan yang menghitung kebutuhan durasi yang diperlukan dalam melaksanakan aktivitas-aktivitas dalam menghasilkan suatu elemen WBS. Perhitungan durasi akan sangat tergantung dari volume pekerjaan dan rencana sumber daya aktivitas.
6. Membuat jadwal. Proses ini merupakan proses perencanaan yang mentabulasi seluruh data dan informasi hasil proses perencanaan jadwal sebelumnya ke dalam suatu model jadwal proyek. Proses ini dilakukan secara iteratif agar realistis, logis, efektif dan efisien, serta optimum atas pencapaian obyektif waktu dengan aspek biaya, kualitas, dan aspek lain yang terkait. Proses ini akan menghasilkan acuan jadwal yang harus disetujui oleh key stakeholders.
7. Pengendalian jadwal. Proses ini proses pengendalian yang berupaya menjaga waktu pelaksanaan agar dapat sesuai dengan rencana atau acuan jadwal yang telah ditetapkan.