Teman Toms, apa anda sudah mengenal apa itu manajemen proyek? Kalau belum coba kenal lebih dekat apa itu manajemen proyek, yuk!

Meskipun tidak memiliki latar belakang pendidikan tentang manajemen, memahami apa itu manajemen proyek bisa dikatakan penting jika anda berkutat pada proyek-proyek di ranah bisnis, industri hingga konstruksi. Hal ini lantaran anda harus tahu dengan baik cara mengelola dan menyukseskan sebuah proyek yang sedang anda garap. Di mana, pengetahuan manajemen proyek yang mumpuni berperan besar di sana.

Definisi manajemen

Menurut Ricky W.Griffin, manajemen adalah sebuah proses perencanaan, organisasi koordinasi, dan kontrol pada sumber daya agar tujuan tercapai secara efektif dan efisien. Arti kata efektif di sini diartikan sebagai keadaan di mana tujuan tercapai sesuai rencana, dan kata efisien diartikan sebagai kegiatan manajemen yang dilakukan secara cermat, terorganisir, dan tepat waktu. Secara umum, manajemen dapat diartikan sebagai sebuah seni dalam ilmu dan pengorganisasian yang terdiri dari menyusun rencana, membangun organisasi dan pengorganisasiannya, hingga pengendalian dan pengawasan.

Manajemen sangat penting untuk kehidupan yang terorganisir dan diperlukan untuk menjalankan semua jenis manajemen. Manajemen yang baik adalah tulang punggung organisasi yang sukses. Mengelola kehidupan berarti menyelesaikan sesuatu untuk mencapai tujuan hidup dan mengelola organisasi berarti menyelesaikan sesuatu dengan dan melalui orang lain untuk mencapai tujuannya.

Seorang pemimpin memiliki kualitas dan sifat yang melekat yang akan membantunya dalam memainkan peran mengarahkan dan menggunakan pengaruh memerintah kepada yang lain. Kepemimpinan adalah bagian integral dari manajemen dan memainkan peran penting dalam operasi manajerial, sedangkan manajemen merupakan komponen integral dari proses teknis dan sosial. Praktik manajemen sama tuanya dengan peradaban manusia. Namun, studi tentang manajemen dengan cara yang sistematis dan ilmiah sebagai kumpulan pengetahuan yang berbeda baru muncul beberapa waktu belakangan ini.

Manajemen dalam beberapa bentuk atau lainnya merupakan bagian integral dari kehidupan dan sangat penting di mana pun upaya manusia harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Bahan dasar manajemen selalu berperan, apakah kita mengelola hidup kita atau bisnis kita.

Manajemen adalah proses menyelesaikan sesuatu melalui orang lain dengan bantuan beberapa kegiatan dasar seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, koordinasi, dan pengendalian untuk mencapai tujuan dan sasaran yang diinginkan. Ini adalah dasar untuk di setiap organisasi. Sebuah organisasi tidak dapat berjalan untuk waktu yang lama jika semua perangkatnya tidak dikelola dengan baik dan benar.

Dengan kata lain, manajemen adalah tindakan menyelaraskan 5M yang mana 5M ini adalah men (orang), money (uang), material (bahan), machine (mesin), dan method (metode) menuju pencapaian tujuan dan sasaran yang diinginkan.

Fungsi manajemen

Dalam Catatan Teori Organisasi, Luther Gulick yang dikenal sebagai ilmuwan, profesor, dan pakar administrasi publik, membuat inisial yang mewakili tujuh fungsi manajemen, yaitu:

• Planning (perencanaan)
• Organizing (mengorganisir)
• Staffing (staf)
• Directing (mengarahkan)
• Controlling (koordinasi)
• Raport (pelaporan)
• Breach (penganggaran

Namun, hanya lima fungsi manajemen yang diakui secara luas, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penempatan, pengarahan, dan pengkoordinasian.

Perencanaan

Perencanaan adalah cara yang sistematis, dan rasional yang berorientasi ke masa depan untuk menentukan arah suatu perusahaan atau organisasi. Perencanaan berorientasi pada masa depan dan menentukan arah organisasi. Ini adalah cara yang rasional dan sistematis untuk membuat keputusan hari ini yang akan mempengaruhi masa depan perusahaan. Cara ini adalah semacam tinjauan ke masa depan yang terorganisir serta tinjauan ke belakang yang korektif. Hal ini melibatkan memprediksi masa depan serta mencoba untuk mengontrol peristiwa yang ada. Cara ini tentunya melibatkan kemampuan untuk meramalkan efek dari tindakan saat ini dalam jangka panjang di masa depan.

Dengan perencanaan yang efektif biasanya akan menggabungkan faktor internal dan eksternal. Dalam hal ini faktor internal dapat diartikan sebagai peluang pertumbuhan terbatas yang membutuhkan perubahan pola kerja, desentralisasi, diverifikasi, dan struktur organisasi. Sementara itu, faktor eksternal biasanya meliputi kurangnya sumber daya material dan modal, yang menyangkut ketidakstabilan politik internasional, tren inflasi dan suku bunga, peraturan pemerintah, dan kemajuan teknologi.

Pengorganisasian

Fungsi ini akan menentukan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Caranya adalah dengan memberikan tugas kepada personel yang tepat, termasuk mendelegasikan wewenang untuk melaksanakan kegiatan secara terkoordinasi dan terintegrasi.

Pengorganisasian memerlukan struktur wewenang formal dan arah serta aliran wewenang yang melaluinya pembagian kerja ditetapkan, diatur, dan dikoordinasikan sehingga setiap bagian berhubungan dengan bagian lain secara terpadu dan koheren untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Staf

Sesuai dengan namanya, fungsi ini bertujuan untuk menyaring, merekrut, melatih, mengembangkan, mengevaluasi, dan mempertahankan tenaga kerja yang dianggap sesuai untuk suatu perusahaan pada tingkat manajerial atau non-manajerial. Untuk mendapatkan crew yang sesuai dengan perusahaan diperlukan pemahaman yang mendalam bahwa selain kompetensi teknis, kompetensi operasional, struktur psikologis dan sosiologis juga penting. Karena unsur manusia merupakan faktor yang paling vital dalam proses manajemen, maka penting untuk merekrut personel yang tepat.

Mengarahkan

Pengarahan erat kaitannya dengan kepemimpinan, pengawasan, motivasi, dan komunikasi agar karyawan melakukan pekerjaan untuk mencapai target dengan se-efisien mungkin. Kepemimpinan melibatkan instruksi dan bimbingan dari atasan kepada bawahan mengenai metode dan prosedur yang ada.

Pengawasan sangat penting untuk mengetahui progress suatu tugas atau proyek dan memastikan bahwa apa yang dilakukan oleh bawahan sesuai dengan instruksi. Untuk kinerja karyawan yang maksimal, seorang atasan harus memberikan motivasi yang didukung dengan komunikasi dua arah. Dengan begitu, baik atasan maupun rekanan kerja akan mendapatkan informasi dan umpan balik yang dibutuhkan untuk memajukan suatu tugas atau proyek.

Koordinasi

Fungsi ini terdiri dari serangkaian kegiatan, seperti menetapkan standar prestasi kerja, lalu mengukur prestasi kerja, dan membandingkan hasil tersebut dengan standar yang sudah ditetapkan. Kegiatannya terdiri dari menetapkan standar kinerja, mengukur kinerja dan membandingkannya dengan standar yang ditetapkan ini, dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan, untuk memperbaiki penyimpangan. Jika terjadi adanya penyimpangan, mereka akan mengambil tindakan koreksi yang benar dengan tujuan untuk memperbaiki keadaan tersebut.

Fungsi pengendalian meliputi:

1. Penetapan kinerja standar
2. Pengukuran kinerja yang sebenarnya.
3. Mengukur kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan dan mengetahui penyimpangannya.
4. Mengambil tindakan korektif.

Definisi proyek

Proyek dapat didefinisikan sebagai kegiatan sekali lewat yang dibatasi oleh anggaran, jadwal, dan mutu, (triple constraint). Berbeda dengan kegiatan operasional umum perusahaan, kegiatan proyek memiliki sifat yang khusus sehingga membuat kedua jenis kegiatan ini terpisah. Perbedaannya antara lain terletak pada sifat kegiatan proyek yang tidak rutin, siklusnya pendek, bersifat dinamis, dan terdiri dari banyak pekerjaan dengan intensitas yang mudah berubah-ubah.

Pengertian manajemen proyek

Jadi, pengertian manajemen proyek adalah usaha pengerjaan suatu proyek yang dibatasi oleh anggaran, jadwal, dan mutu dengan tujuan tercapainya proyek tersebut secara efisien dan efektif. Usaha pengerjaan yang di maksud di atas meliputi proses Planning (Perencanaan), Organizing (Pengaturan), dan Controlling (Pengendalian).

Pengertian Manajemen proyek lainnya pun juga bisa mengenai penggunaan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik khusus untuk memberikan sesuatu yang bernilai kepada orang-orang. Pengembangan perangkat lunak untuk proses bisnis yang lebih baik, pembangunan gedung, upaya bantuan setelah bencana alam, perluasan penjualan ke pasar geografis baru—ini semua adalah contoh proyek.

Jika melihat pengertian manajemen proyek lainnya yang berfokus pada upaya sementara untuk menciptakan nilai melalui produk, layanan, atau hasil yang unik. Semua proyek memiliki awal dan akhir. Mereka memiliki tim, anggaran, jadwal, dan serangkaian harapan yang harus dipenuhi tim. Setiap proyek adalah unik dan berbeda dari operasi rutin—aktivitas organisasi yang sedang berlangsung—karena proyek mencapai kesimpulan setelah tujuan tercapai.

Sifat pekerjaan yang berubah karena kemajuan teknologi, globalisasi, dan faktor-faktor lain berarti mengartikan semakin banyak, pekerjaan diatur di sekitar proyek dengan tim yang disatukan berdasarkan keterampilan yang dibutuhkan untuk tugas-tugas tertentu.

Skill manajemen proyek penting untuk dikuasai bukan tanpa alasan kuat. Lewat pengertian manajemen proyek yang baik, Anda bisa mengelola risiko trial dan error dengan tenang dan tepat, memaksimalkan potensi anggota dan tim, mampu membuat sketsa perencanaan proyek yang tepat, jeli memanfaatkan peluang, dan mampu menjaga integrasi proyek agar terus berkesinambungan.

Proses manajemen proyek

Melansir dari PMI, tidak ada cara tunggal untuk menjalankan semua proyek. Banyak organisasi menghabiskan banyak waktu untuk membuat kesalahan dan menyesuaikan pendekatan mereka untuk melakukannya dengan benar, hanya untuk merasa perlu penyesuaian lagi.

Mengubah kebutuhan dan tujuan bisnis, staf dan keahlian baru atau berbeda, dan teknologi yang berkembang atau baru hanyalah beberapa alasan mengapa proses harus beradaptasi. Itulah mengapa memiliki kerangka kerja dasar tentang bagaimana proyek beroperasi di organisasi atau tim Anda sangat penting.

Saat Anda meneliti manajemen proyek, Anda akan menemukan sebagian besar model mengatur aktivitas ke dalam 3 fase dasar (dengan berbagai nama, tugas, dan hasil):

1. Penelitian, penemuan, dan perencanaan

Biasanya, sebuah organisasi akan melakukan beberapa tingkat penelitian untuk menentukan validitas proyek. Ini bisa berupa riset pasar, riset pengguna, analisis persaingan, atau aktivitas lainnya.

Langkah-langkah penting dalam proyek ini membantu menentukan tujuan dan persyaratan untuk apa yang perlu dirancang atau dibangun. Fase ini juga ketika tim proyek berkumpul untuk menentukan bagaimana mereka akan bekerja bersama dan apa rencana eksekusi mereka, dengan mempertimbangkan semua faktor luar.

2. Melaksanakan

Setelah proyek direncanakan, saatnya untuk mengeksekusi. Eksekusi proyek dapat dimainkan dengan beberapa cara berbeda, baik tim Anda menggunakan manajemen proyek Waterfall, metodologi Agile, atau pendekatan hybrid.

Pada dasarnya apa yang akan Anda temukan dalam fase ini adalah waktu untuk kolaborasi, pembuatan, peninjauan, dan iterasi. Tim akan bermitra dengan kelompok pemangku kepentingan untuk mempresentasikan pekerjaan, menerima umpan balik, dan menyelesaikan hasil yang disepakati bersama, yang mengarah ke hasil akhir.

Fase ini penuh dengan perubahan, penundaan, dan terkadang bahkan perselisihan. Karena alasan itu, ini juga merupakan fase di mana manajer proyek paling aktif.

3. Pengujian, pengukuran, dan iterasi

Setelah sebuah proyek diluncurkan, inilah saatnya untuk memastikan bahwa proyek berjalan dengan baik terhadap tujuannya.

Dalam proyek Agile, produk yang layak minimum (atau MVP) akan diluncurkan untuk mendapatkan umpan balik awal untuk iterasi. Pada proyek Waterfall, produk dengan fitur lengkap akan diluncurkan dan diuji. Dalam kedua kasus tersebut, hasil pengujian akan mengungkapkan apa yang—dan tidak—berfungsi untuk pengguna dan pemangku kepentingan.

Tim akan mengambil hasil pengujian dan mengubah—atau membangun—produk untuk menciptakan sesuatu yang lebih mendekati tujuan tersebut. Ini wajar untuk proyek Agile, tetapi tidak untuk proyek Waterfall, yang memerlukan proyek baru atau “Fase 2” untuk ditambahkan.

Tidak ada cara yang benar atau salah untuk menggelar sebuah proses. Pastikan itu sesuai dengan nilai dan bakat organisasi. Jika suatu proses tidak cocok untuk tim, itu akan segera menjadi jelas karena orang tidak akan senang dan masalah akan muncul dalam pekerjaan.

Contoh Manajemen Proyek

Masih bingung bagaimana gambaran contoh manajemen proyek? Tenang, simak 4 contoh bidang manajemen proyek beserta penjelasan di bawah ini, yuk!

Proyek konstruksi: Contohnya adalah pembangunan gedung, jalan raya, jalan tol, jembatan, pabrik, jalur transportasi dan fasilitas publik, dan lain sebagainya.

Protek manufaktur: Contohnya adalah kegiatan menciptakan sebuah produk atau jasa baru yang dimulai dari tahap perancangan hingga produksi.

Proyek penelitian: Contohnya adalah kegiatan pengembangan atau perbaikan suatu produk atau jasa agar kualitasnya meningkat.

Proyek padat modal: Contohnya adalah kegiatan pengadaan atau pembelian suatu produk atau jasa, pembebasan tanah, dan lain sebagainya.

Itu dia pengertian manajemen proyek beserta contohnya. Cari tahu pengetahuan lainnya tentang manajemen proyek di sini bersama Tomps, yuk!