Laporan harian proyek merupakan salah satu elemen esensial di dalam dunia bisnis dan manajemen proyek. Laporan ini berguna sebagai alat untuk menampilkan pemahaman yang lebih mendalam akan progres dan perkembangan sebuah proyek dan segala hal yang termasuk di dalam proyek pembangunan.

Di artikel ini kita akan membahas tentang laporan proyek, termasuk contoh laporan proyek dan laporan dokumentasi proyek, serta apa pentingnya membuat laporan proyek. Cari tahu juga cara membuatnya di bawah ini.

Apa Itu Laporan Harian Proyek?

Laporan proyek adalah dokumen tertulis yang menampilkan informasi detail terkait kemajuan dan perkembangan proyek. Di dalamnya membahas berbagai aspek proyek tersebut, mulai dari pencapaian, penggunaan sumber daya, anggaran, kendala, risiko, dan lain sebagainya. Laporan proyek memiliki peran yang sangat penting dalam memfasilitasi komunikasi antara tim proyek, manajemen, dan semua pihak yang terlibat di dalam proyek.

Tujuan laporan proyek adalah untuk memberi gambaran yang jelas tentang bagaimana jalannya proyek dalam periode waktu tertentu. Laporan harian proyek artinya memberi perkembangan setiap hari kepada pihak yang berkepentingan. Dalam laporan harian proyek juga bisa dicek apakah jalannya pembangunan sudah berjalan sesuai rencana atau justru sebaliknya. Laporan harian proyek juga mampu membantu menemukan risiko yang mungkin timbul sehingga bisa diambil tindakan pencegahan.

Dalam laporan proyek juga dapat berisi indikator kinerja utama (KPI) uang membantu mengevaluasi pencapaian tujuan proyek dan memutuskan apakah perlu dilakukan perubahan atau penyesuaian dalam suatu rencana proyek. Tujuan utama laporan proyek adalah untuk memastikan bahwa semua anggota tim proyek memiliki pemahaman yang sama terkait kemajuan proyek. Dengan begitu, tim bisa mengambil keputusan yang tepat ke depannya.

Manfaat Laporan Harian Proyek

Laporan harian proyek formatnya bisa berbeda-beda, tergantung dari tipe proyek, tingkat kerumitan, dan tingkat signifikan proyek itu sendiri. Berikut ini beberapa manfaat dari laporan harian proyek:

1. Memantau Kemajuan Proyek

Laporan harian proyek memungkinkan berbagai pihak yang terkait dengan proyek dapat memantau kemajuan proyek dengan cara yang lebih mudah dan dekat. Mereka dapat memantau apakah proyek yang sedang dijalankan sudah berjalan sesuai rencana atau tidak.

2. Mengidentifikasi Risiko

Laporan harian proyek membantu dalam menemukan risiko yang mungkin muncul selama menjalankan proyek. Dengan mengetahui risiko yang mungkin terjadi, akan lebih mudah mengambil langkah preventif lebih awal, sehingga masalah tidak berkelanjutan.

3. Membuat Keputusan yang Tepat

Informasi yang disajikan di dalam laporan proyek harian dapat membantu manajer proyek dan semua tim dalam membuat keputusan yang tepat demi keberlangsungan terbaik proyek. Adanya laporan membuat tim mudah menyesuaikan rencana, jika dibutuhkan.

4. Membuat Komunikasi Lebih Efektif

Laporan harian proyek dapat memudahkan komunikasi di antara tim yang terlibat di suatu proyek. Laporan proyek akan membantu mencegah terjadinya kesalahpahaman dan meningkatkan kolaborasi dengan efektif dan efisien.

Cara Membuat Laporan Harian Proyek

Dalam membuat laporan harian proyek yang efektif membutuhkan perencanaan dan struktur yang baik. Berikut ini adalah langkah-langkah membuat laporan harian proyek:

1. Temukan Kebutuhan Semua Pihak Proyek

Pertama-tama, tentukan siapa yang akan membaca laporan harian proyek. Mungkin saja ada pihak-pihak dengan kebutuhan berbeda, sehingga membutuhkan info yang berbeda pula.

2. Pilih Format yang Tepat

Format laporan harian proyek mungkin saja berbeda, tergantung dari jenis proyeknya dan siapa audiens laporan tersebut. Pastikan format yang dipilih sesuai dengan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan terhadap proyek tersebut.

3. Pilih Metrik Relevan

Tentukan metrik atau indikator kinerja utama (KPI) yang akan digunakan di dalam laporan. Contoh formatnya antara lain Kemajuan secara fisik, anggaran, waktu, dan lain-lain.

4. Kumpulkan Data

Kumpulkan semua data yang diperlukan dari berbagai sumber, termasuk anggota tim proyek, catatan rapat, dan software manajemen proyek.

5. Analisis Data

Analisis data yang sudah dikumpulkan untuk menemukan tren, siu, atau peluang. Hasil analisis ini akan membentuk dasar laporan harian proyek.

6. Persiapan Membuat Laporan

Buat draft laporan dengan mengikuti struktur yang sudah ditentukan tadi. Pastikan untuk memasukkan kesimpulan, kunci metrik, tren, dan rekomendasi yang diperlukan.

7. Ulasan dan Koreksi

Sebelum menyerahkan laporan, buat ulasan dan koreksi untuk memastikan laporannya akurat. Cek tata bahasa agar tidak ada kesalahan.

8. Distribusi Laporan

Langkah terakhir, distribusikan laporan ke semua pihak yang berkepentingan. Pastikan semua laporan sampai ke pihak yang tepat di waktu yang tepat pula.

Contoh Laporan Harian Proyek

Berikut ini contoh laporan harian proyek:

Contoh Membuat RAB

Cara membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) sebenarnya tergantung dari jenisnya. Ada 2 jenis RAB, yaitu:

1. RAB Kasar

Rencana Anggaran Biaya Kasar dibuat berdasarkan ukuran luas proyek dan biaya yang pernah dikeluarkan di proyek serupa sebelumnya. Pada dasarnya, cara membuat RAB Kasar berdasarkan pengalaman sebelumnya. Pada pelaksanaannya, daftar dan harga yang ada di RAB mungkin saja berubah, begitu juga dengan material pembangunan yang digunakan.

2. RAB Terperinci

Rencana Anggaran Biaya Terperinci dibuat lebih terperinci dan setiap poinnya detail jika dibandingkan dengan RAB Kasar. Cara membuat RAB Terperinci adalah dengan menuliskan semua alokasi dana dengan menghitung volume dan harga yang dibutuhkan untuk keseluruhan pekerjaan.

Laporan harian proyek sangat penting untuk mengetahui perkembangan proyek swasta maupun pemerintah. Tomps dari Telkom Indonesia hadir sebagai solusi strategis untuk perencanaan, proyek, aset, dan bangunan di berbagai skala dan industri. Tomps mengedepankan kemudahan dalam mengelola kebutuhan perusahaan melalui supervisi online melalui manajemen kolaboratif berbasis mobile dan web.

Dengan Tomps, performa dan efisiensi manajemen operasional perusahaan dapat dimaksimalkan karena semuanya dapat dipantau dengan mudah oleh seluruh stakeholder. Sistem yang transparan akan memudahkan penunjukkan tim pelaksana, pembagian tugas, dan tentu saja membuat laporan. Segera dapatkan jadwal demo di situs Tomps!