Kerangka kerja Scrum muncul sebagai panduan efisiensi dalam dunia pengembangan perangkat lunak yang cepat dan penuh tantangan. Di tengah-tengah Scrum terdapat kebiasaan harian yang disebut sebagai Daily Scrum atau Daily Standup. Ini adalah pertemuan singkat namun berpengaruh yang dimaksudkan untuk meningkatkan komunikasi, menjaga keharmonisan tim, dan mendorong perbaikan terus-menerus. Artikel ini akan membahas lebih jauh mengenai Scrum Daily secara menyeluruh.

Apa Itu Scrum?

Scrum adalah kerangka kerja manajemen yang digunakan tim untuk melakukan pengaturan secara mandiri dan bekerja menuju tujuan bersama. Kemajuan iteratif, kerja sama, dan fleksibilitas saat kebutuhan berubah adalah prinsip utama dalam scrum. Tim Scrum biasanya terdiri dari Product Owner, Scrum Master, dan anggota Tim Pengembangan. Tim ini bekerja dalam siklus pendek atau biasa dikenal sebagai sprint. Pelaksanaan sprint ini berlangsung per-2 minggu untuk membahas perencanaan organisasi. Melalui ini, Daily Scrum muncul sebagai pilar harian yang membantu anggota tim berkolaborasi, berbicara satu sama lain, dan bekerja sama untuk bisa merealisasikan sprint yang sudah dibuat. 

Pengertian Scrum Daily

Dikutip dari artikel medium.com, Scrum Daily atau Daily Stand Up merupakan suatu sesi diskusi singkat selama 15 menit yang dimana Tim Development berbagi informasi secara cepat mengenai pengembangan produk yang sedang mereka kerjakan. Scrum Daily berfokus pada kemajuan menuju Sprint Goal dan bagaimana kemajuan menuju penyelesaian pekerjaan di Sprint Backlog. Pertemuan ini tidak boleh lebih dari lima belas menit untuk tetap fokus dan mendorong semua orang untuk tetap pada topik. Selama pertemuan, anggota tim berdiri untuk menciptakan rasa urgensi dan menghindari diskusi yang panjang. Ini membantu mempertahankan fokus pada topik penting dan menghindari pertemuan menjadi pembaruan status yang panjang. Dengan adanya Scrum Daily, maka tim dapat meningkatkan komunikasi, menghilangkan pertemuan tambahan, menemukan hambatan pengembangan yang harus dihilangkan, dan mendorong kerja sama yang lebih baik untuk bisa mencapai Sprint yang telah ditentukan. Dalam pelaksanaan Scrum Daily, terdapat 3 pertanyaan utama yang harus dijawab oleh masing-masing anggota tim, diantaranya:

1. Apa yang Anda lakukan kemarin?

2. Apa yang Anda rencanakan untuk dilakukan hari ini?

3. Apakah Anda menghadapi kendala?

Pertanyaan-pertanyaan inilah yang akan menjadi pertukaran informasi yang singkat dan relevan, sehingga tim dapat dengan cepat memahami status proyek dan menemukan tantangan yang mungkin sedang terjadi. Scrum Daily bukanlah sesi pelaporan untuk Scrum Master atau Pemilik Produk namun ini adalah upaya kerja tim yang memungkinkan orang untuk berbagi informasi, membantu, dan menyelaraskan upaya mereka menuju tujuan sprint.

Mengapa Scrum Daily Dilaksanakan Hanya 15 Menit?

Berdasarkan sumber artikel orgler.medium.com, alasan mengapa Scrum Daily lebih baik dilaksanakan selama 15 menit yaitu untuk menjaga efektivitas pekerjaan. Hal ini karena keterbatasan waktu pada satu hari kerja yang biasa dilaksanakan selama 8 jam. Apabila pelaksanaan Scrum Daily terjadi lebih dari 15 menit maka akan mengurangi produktivitas pekerjaan. Menjaga waktu Scrum Daily untuk tetap di durasi 15 menit (atau bahkan 10 menit) dapat mengurangi biaya overhead yang diperlukan untuk koordinasi dalam rapat tersebut menjadi sekitar 3%. Waktu yang terbatas juga memberikan efisiensi pada sisa hari setelah Scrum Harian. Mengetahui rapat tidak melebihi 15 menit memungkinkan perencanaan yang lebih baik dan menghindari meninggalkan penyangga waktu yang besar setelahnya. Ini memastikan jadwal harian yang terstruktur dan produktif. Selain itu, Scrum Harian yang singkat menghindari gangguan pada hari kerja dan memungkinkan anggota tim memiliki waktu yang cukup untuk mendalami tugas pekerjaan setelah rapat selesai. Meskipun Daily Scrum diatur oleh tim pengembangan, kerugian dari mempersingkat waktu rapat jauh lebih kecil dibandingkan dengan risiko dari Scrum Harian yang berlangsung terlalu lama.

Manfaat Scrum Daily

Scrum Daily bukan hanya untuk memantau aktivitas harian, tetapi ini adalah sesuatu yang sangat bermanfaat bagi Tim Scrum:

1. Komunikasi yang Ditingkatkan: Daily Scrum memastikan bahwa anggota tim selalu mengetahui kemajuan satu sama lain melalui forum harian. Ini mengurangi kemungkinan kesalahpahaman dan membantu semua orang memahami bagaimana proyek sedang berjalan.
2. Identifikasi Masalah Cepat: Pertanyaan ketiga dalam Daily Scrum mendorong anggota tim untuk menekankan setiap tantangan yang mereka temui. Mengidentifikasi masalah ini dengan cepat memungkinkan tim untuk menyelesaikan masalah dan mencegah penyimpangan.
3. Pertanggungjawaban yang Meningkat: Pertanggungjawaban harian Daily Scrum membantu anggota tim fokus pada tugas mereka. Mengetahui bahwa mereka akan menerima informasi tentang kemajuan mereka setiap hari mendorong orang untuk memenuhi tujuan dan batas waktu mereka.
4. Adaptabilitas: Adaptabilitas sangat penting dalam lanskap pengembangan perangkat lunak yang selalu berubah. Setiap hari Scrum memberi tim kesempatan untuk menilai kembali prioritas, mengubah strategi, dan bergerak sesuai dengan masalah atau kebutuhan.
5. Peningkatan Semangat Tim: Berkolaborasi dan berinteraksi secara teratur melalui Daily Scrum meningkatkan budaya tim yang positif. Ketika anggota tim merasa terhubung, didukung, dan terlibat, mereka lebih puas dengan pekerjaan mereka dan lebih bersemangat.

Tantangan dan Solusi

Meskipun Scrum Daily menawarkan banyak manfaat, namun ini juga tidak terlepas dari kekurangan yang dimilikinya. Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah pertemuan ini biasanya berfokus pada laporan status daripada diskusi kolaboratif. Selain itu, manajemen waktu yang tepat dalam pelaksanaan Scrum Daily adalah masalah tambahan yang dapat terjadi. Terkadang dalam pelaksanaanya, Scrum Daily dilaksanakan lebih dari waktu yang telah ditentukan yaitu 15 menit. Meskipun lima belas menit terlihat singkat, namun 15 menit ini dibuat agar diskusi terjadi lebih efektif. Untuk mengatasi tantangan yang terjadi pada Scrum Daily tersebut, solusinya yaitu ada pada Scrum Master. Scrum Master bertanggung jawab sebagai fasilitator apabila terjadi kesalahan dalam pelaksanaan Scrum Daily. Apabila permasalahan yang timbul dikarenakan kelebihan waktu dalam pelaksanaan Scrum Daily, maka Scrum Master yang akan mengatur kembali diskusi terpisah untuk pelaksanaan diskusi yang lebih lama. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar pelaksanaan Scrum Daily tetap efisien.

Kesimpulan

Scrum Daily hadir sebagai bukti kekuatan kerjasama dan komunikasi yang teratur dalam dunia pekerjaan yang dinamis dimana adaptabilitas sangat penting. Scrum Daily memungkinkan tim untuk memberikan arahan dari kompleksitas proyek mereka dengan ketangkasan dan tujuan karena formatnya yang terstruktur dan penekanan pada prinsip-prinsip inti Scrum. Ketika tim mengikuti kebiasaan harian ini, mereka tidak hanya dapat menghasilkan produk berkualitas tinggi, tetapi mereka juga akan menciptakan budaya perbaikan terus-menerus yang merupakan dasar dari kerangka kerja Scrum.

Untuk dapat meningkatkan efisiensi Scrum Daily, Anda dapat memanfaatkan aplikasi Tomps sebagai sistem manajemen digital. Tomps akan membantu Anda memastikan bahwa setiap pertemuan harian berjalan efektif dan tidak menguras waktu berharga Anda. Jadwalkan Scrum Daily, pantau waktu, dan fokus pada pembahasan pekerjaan dengan Tomps. Sehingga Anda akan mendapatkan lebih banyak waktu untuk mengerjakan produk dan mengurangi biaya overhead koordinasi. Cobalah Tomps sekarang dan lihat bagaimana Anda dapat membawa Scrum Daily ke tingkat berikutnya!

Referensi

Apa Itu Scrum?. aws.amazon.com. https://aws.amazon.com/id/what-is/scrum/ 

Ardi. (2020). Daily Scrum untuk Komunikasi Efektif dalam Tim. medium.com. https://medium.com/impruvia/kenalan-dengan-daily-scrum-e7a35dae51ff 

Matthias Orgler. (2019). Why Your Daily Scrums Suck (Part 2). orgler.medium.com. https://orgler.medium.com/why-your-daily-scrums-suck-part-2-346072766bd0