Hampir semua perusahaan memiliki inventori yang perlu diatur dengan baik agar bisnis berjalan lancar. Agar performanya baik, diperlukan sistem manajemen inventori yang dapat diandalkan. Simak penjelasan lengkap terkait manajemen inventori berikut ini sebelum memilih sistem yang terbaik.

Apa Itu Manajemen Inventori?

Manajemen inventori merupakan pengawasan terhadap persediaan suatu perusahaan, termasuk proses produksi, pemesanan, penyimpanan, dan penjualan produk di pasar. Di dalamnya juga termasuk mengelola pergudangan dan pemrosesan bahan mentah, komponen, dan produk yang sudah jadi.

Manajemen inventori yang efektif membantu perusahaan tetap terorganisir. Sistem ini juga menyediakan data penting untuk membantu bisnis merespons tren, menghindari kegagalan dalam manajemen rantai pasokan, dan mempertahankan profitabilitas.

Jenis Manajemen Inventori

Pada umumnya di setiap perusahaan ada 4 jenis inventori yang perlu diatur, yaitu:

  1. Bahan Mentah Merupakan bahan yang akan digunakan dan diolah untuk menjadi produk. Bahan mentah selalu diperlukan di tahap awal produksi. Contohnya adalah metal, plastik, kain, kayu, dan lain-lain. Bahan mentah bisa berasal lebih dari 1 pemasok.

  2. Work in Progress (WIP)
    WIP merupakan produk yang sedang dikerjakan atau bisa juga disebut sebagai barang setengah jadi. WIP menunggu untuk diselesaikan. WIP menggunakan biaya produksi seperti upah karyawan, bahan mentah, dan peralatan. Biaya-biaya ini nantinya akan digabungkan menjadi biaya produksi barang.

  3. Produk Jadi Produk jadi merupakan produk yang sudah jadi dan siap dijual. Produk tersebut ada di gudang dan bisa dipesan atau siap didistribusikan ke konsumen. Saat WIP sudah selesai, maka statusnya menjadi inventori produk jadi.

  4. Maintenance, Repair, and Operation Goods (MRO) MRO merupakan bahan dan peralatan yang digunakan dalam produksi tapi tidak dihitung sebagai produk jadi. MRO mencakup alat bersih-bersih kantor, alat-alat yang digunakan di gudang, dan lain sebagainya.

Kelebihan Manajemen Inventori

Menggunakan sistem manajemen inventori modern memiliki berbagai kelebihan, entah itu bisnis berskala kecil maupun besar. Di antaranya adalah:

  1. Inventori Lebih Akurat Sistem manajemen inventori membantu bisnis memenuhi pesanan dan melacak produk. Sistem ini dapat memantau setiap produk yang masuk dan keluar dari perusahaan selama proses produksi, penyimpanan, dan penjualan.

Tak sedikit sistem manajemen inventori yang juga merupakan sistem Point of Sale (POS). Artinya sistem tersebut dapat memproses pembayaran dan penjualan, serta berintegrasi dengan sistem POS yang digunakan.

  1. Mengurangi Pengeluaran Sistem manajemen inventori membantu mengurangi pengeluaran perusahaan dengan mencegah kelebihan stok. Saat perusahaan memiliki sistem inventori yang akurat, perusahaan dapat menjamin pesanan terselesaikan dan mencegah terjadinya pesanan yang terlupakan.

Tak sedikit perusahaan yang menyewa gudang untuk tempat penyimpanan. Kalau tidak diorganisir dengan baik, penimbunan barang yang berlebihan mungkin terjadi dan justru menimbulkan biaya yang lebih banyak karena barang yang tak terpakai harus dibersihkan.

  1. Meningkatkan Produktivitas Bisnis yang menggunakan sistem manajemen inventori dapat meningkatkan produktivitas mereka. Saat eror di penyimpanan berkurang, maka perusahaan bisa lebih fokus memproduksi produk atau servis yang lebih baik dalam waktu lebih cepat. Perusahaan mampu mengalokasikan tugas yang lebih penting untuk meningkatkan performa bisnis. Biaya produksi pun jadi lebih efisien jika biaya untuk inventori tidak berlebihan.

  2. Meningkatkan Kepuasan Konsumen Sistem inventori yang teratur dan akurat dapat membantu meningkatkan pengalaman konsumen. Pesanan konsumen bisa dikerjakan dengan cepat dan akurat, sehingga berdampak langsung ke kepuasan konsumen. Layanan seperti ini jika dipertahankan dan ditingkatkan akan meningkatkan loyalitas konsumen.

  3. Meningkatkan Relasi Bisnis Bukan hanya dengan konsumen, sistem manajemen inventori yang teratur dapat meningkatkan hubungan bisnis dengan klien, misalnya dengan pemasok dan vendor. Sesama pelaku bisnis jadi lebih percaya dengan satu sama lain dan kerjasama pun bisa berjalan lama.

Metode Manajemen Inventori

Metode manajemen inventori bervariasi tergantung dari struktur bisnis dan skalanya. Manajemen perlu dilakukan untuk meningkatkan operasional dengan mengurangi pemborosan dan mengelola biaya dengan lebih baik. Berikut ini adalah metode manajemen inventori yang umum digunakan:

  1. Just in Time (JIT) Metode JIT bertujuan untuk memaksimalkan efisiensi dan meringankan pengeluaran dengan cara mengkoordinasi kedatangan inventori dengan dimulainya produksi. Tujuan metode JIT adalah untuk menjaga inventori sesedikit mungkin, tapi tetap bisa memenuhi volume produksi yang tinggi sesuai permintaan produk. Agar JIT sukses, maka perlu perkiraan yang baik dan hubungan yang terjaga dengan pemasok yang dapat dipercaya. Kelebihan JIT antara lain adalah:
  • Mengurangi sampah dari stok yang tidak perlu
  • Mengurangi biaya untuk barang-barang yang tidak perlu di gudang
  • Menghindari menyewa gudang yang tidak terlalu diperlukan.
  1. Material Requirements Planning (MRP) Metode MRP merupakan sistem perencanaan pasokan yang membantu bisnis untuk menentukan kebutuhan inventori dalam memenuhi permintaan suatu produk. MRP akan berfungsi berdasarkan permintaan dengan mengecek jenis material yang dibutuhkan berapa jumlahnya, dan tanggal produksi harus selesai.

Beberapa kelebihan MRP adalah:

  • Memiliki inventori yang seimbang di gudang
  • Memungkinkan bisnis memiliki material yang cukup untuk produksi
  • Mengurangi proses manual, seperti mengecek penjualan yang sudah terjadi dan mengecek inventori saat ini.
  1. Economic Order Quantity (ECQ) Metode ECQ merupakan formula yang digunakan untuk menghitung pesanan inventori yang optimal untuk memenuhi permintaan dan tetap sesuai anggaran. ECQ dapat diterapkan pada jenis bisnis apa saja, dengan skala besar maupun kecil. Tujuannya untuk mengurangi jumlah pemesanan yang berlebihan dan menurunkan biaya penyimpanan. Beberapa kelebihan ECQ adalah:
  • Mengurangi penyimpanan yang tidak perlu
  • Membantu level inventori yang sesuai dengan permintaan konsumen
  • Menghadirkan angka spesifik berapa inventori yang perlu disimpan.
  1. Day of Sales Inventory (DSI) Metode DSI merupakan cara memantau penjualan dan inventaris. DSI disebut juga rata-rata usia inventori karena metodenya menghitung berapa lama waktu yang dibutuhkan sebuah bisnis untuk menjual persediaannya dan mempertimbangkan berapa lama persediaan saat ini bisa bertahan.

Beberapa kelebihan DSI adalah:

  • Mengurangi pemborosan
  • Mengatur arus kas dengan efektif
  • Mengurangi sampah yang tidak perlu di inventori.

Gunakan Sistem Manajemen Terbaik

Pastikan menggunakan sistem manajemen inventori yang dapat diandalkan agar bisa terorganisir dengan lebih baik, seperti Tomps. Sebagai sistem manajemen yang dapat digunakan untuk mengelola proyek, aset, hingga bangunan, Tomps menghadirkan sistem secara end-to-end yang mudah digunakan.

Dapat dimonitor secara real-time, mengunggah dan mengunduh dokumen jauh lebih aman dan efisien karena tersimpan secara digital. Tomps sudah dipercaya oleh Kemenkes, Kemenparekraf, Kemkominfo, Kemenko Marves, Bank Indonesia, Telkom Indonesia, dan masih banyak lagi, sehingga kualitas kerjanya tak diragukan lagi. Kunjungi situs webnya sekarang juga untuk mengetahui semua layanan Tomps!