Manajemen perkantoran dan layanan bisnis adalah dua aspek berbeda, namun sama pentingnya dalam pengelolaan suatu organisasi maupun perusahaan. Meskipun terdapat perbedaan, keduanya memiliki fokus dan tujuan untuk menjalankan fungsi perkantoran dan layanan bisnis agar lebih efisien.

Berdasarkan buku “Office Management” yang ditulis oleh William Leffingwell dan Edwin Robinson, manajemen perkantoran didefinisikan sebagai sesuatu fungsi yang merupakan cabang dari seni dan juga ilmu manajemen dan berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran yang harus dilakukan. Sedangkan menurut Hal Nourse di dalam buku “Manajemen Perkantoran” yang dipublikasikan oleh Pusdiklat Pegawai Kemendikbud, manajemen perkantoran dalam arti lebih luas tidak hanya mencakup berbagai fungsi pelayanan perkantoran pada umumnya, tetapi juga mencakup beberapa bidang mengenai kontrol fungsional serta pengerahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan.

Dalam fungsinya, manajemen perkantoran berkaitan dengan semua pengelolaan operasional serta administratif suatu organisasi maupun perusahaan. Tugas dan tanggung jawab pada manajemen perkantoran dirancang dengan tujuan untuk menjaga operasional kantor maupun perusahaan agar berjalan dengan lancar dan meminimalisir hambatan.

Saat berbicara tentang manajemen perkantoran, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama, yaitu pengelolaan dokumen. Pengelolaan dokumen dilakukan dengan pemeliharaan, pengarsipan, hingga pengaturan dokumen yang diperlukan untuk kepentingan dan operasi perusahaan. Kedua adalah pengelolaan inventaris kantor yang, seperti peralatan, perangkat, hingga persediaan alat dan fasilitas kantor.

Manajemen perkantoran juga mencakup perencanaan serta pengaturan jadwal. Pengaturan ini dilakukan agar semua agenda yang diadakan sebuah perusahaan atau organisasi dapat terjadwal dengan baik, sehingga tidak ada keperluan bisnis yang terhambat. Selanjutnya adalah ranah administrasi umum yang tidak bisa dianggap remeh. Dalam administrasi umum terdapat manajemen fasilitas fisik kantor serta penyediaan fasilitas bagi karyawan yang harus dipenuhi sehingga pengelolaan harus dilakukan dengan baik.

Sedikit berbeda dengan manajemen perkantoran, layanan bisnis mencakup semua aktivitas yang berkaitan dengan memberikan layanan kepada klien maupun calon pelanggan. Layanan bisnis tidak bisa dianggap sepele karena keberlangsungannya sangat penting dalam memenuhi kebutuhan pelanggan, dan berpengaruh dalam peningkatan pangsa pasar perusahaan. Salah satu aspek penting yang harus diperhatikan dalam layanan bisnis yaitu pelayanan pelanggan. Pelayanan pelanggan melibatkan banyak interaksi dengan pelanggan, mulai dari memberikan jawaban atas pertanyaan pelanggan, menangani keluhan, hingga memberikan bantuan lain yang dibutuhkan pelanggan.

Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis di Era Digital

Pesatnya perkembangan teknologi di era digital juga membawa perubahan bagi manajemen perkantoran dan layanan bisnis yang semula masih serba manual menjadi lebih efisien. Dengan teknologi dan digital, kini semua pengelolaan dokumen yang dilakukan dalam manajemen dan bisnis dapat lebih mudah dengan dokumen digital. Pengelolaan dokumen digital memungkinkan akses yang lebih cepat dan mudah, serta memudahkan dalam saling berbagi informasi agar lebih efisien.

Kolaborasi yang dulunya hanya terbatas pada tatap muka kini dapat dilakukan secara jarak jauh. Alat kolaborasi secara online seperti Microsoft Teams, Slack, hingga Zoom memungkinkan setiap orang untuk bekerja sama dari mana saja, dan kapan saja. Namun, penting diingat bahwa hal ini juga membutuhkan manajemen yang sangat baik untuk memastikan kolaborasi yang efektif.

Tantangan yang harus diatasi dari manajemen perkantoran dan layanan bisnis di era digital yaitu keamanan data yang perlu lebih diperhatikan. Manajemen harus lebih sigap dan siap dalam pencegahan serangan siber serta perlindungan data, baik itu data perusahaan hingga pelanggan pada layanan bisnis yang dimiliki. Meski kenyataannya tantangan ini tidak mudah, namun digital juga membuat manajemen perkantoran khususnya administrasi serta pemrosesan dokumen menjadi lebih efektif dan efisien. Dengan digital, beban kerja administratif akan sangat berkurang dan lebih efisien, sehingga lebih memungkinkan bagi karyawan untuk lebih fokus pada tugas strategis.

Perkembangan teknologi juga membawa layanan bisnis ke level yang berbeda dari sebelumnya. Sebut saja e-commerce yang dimiliki oleh banyak bisnis yang turut berdampingan dengan digital. Di sinilah sebuah bisnis ataupun perusahaan memperkenalkan produknya, dimana pelanggan dapat memilih dan membeli produk maupun layanan yang tersedia secara online. Hal yang tidak kalah pentingnya dalam layanan bisnis adalah Customer Relationship Management (CRM). Penting bagi sebuah bisnis untuk memahami apa yang dibutuhkan pelanggan untuk dapat memberikan pengalaman pengguna yang baik dan memuaskan bagi para pelanggan. 

Di dalam layanan bisnis juga penting untuk memperhatikan manajemen dan personalisasi layanan. Adanya data dan analisis dalam manajemen serta personalisasi layanan bertujuan untuk memberikan layanan yang telah disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing pelanggan agar lebih tepat sasaran.

Era digital yang membawa perubahan budaya maupun pekerjaan harus difasilitasi dengan adopsi teknologi yang mendukung inovasi digital. Tak hanya itu, manajemen juga perlu memperhatikan kemampuan digital karyawan, yang dapat dilakukan dengan memberikan pelatihan dan pengembangan yang kuat agar selalu up-to-date dengan perkembangan terkini.

Meskipun membawa perubahan yang disertai dengan tantangan, perusahaan yang mampu beradaptasi dengan digital dapat mengambil keuntungan dari pesatnya perkembangan teknologi. Manajemen perkantoran dan layanan bisnis yang efisien dan terus maju bergandengan dengan inovasi digital menjadi kunci sukses di masa depan.

Pentingnya Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis

Manajemen perkantoran dan layanan bisnis selalu saling berkaitan. Manajemen perkantoran yang baik akan memberikan dukungan penuh bagi staf dan karyawan dalam memberikan pelayanan yang berkualitas kepada pelanggan. Sementara itu, layanan bisnis yang efektif dan efisien sangat membutuhkan dukungan dari administratif yang kuat. Kolaborasi keduanya dapat memastikan kelancaran operasional.

Integrasi antara manajemen perkantoran dan layanan bisnis menjadi kunci dalam keberhasilan sebuah organisasi maupun perusahaan. Manajemen perkantoran yang dilakukan dengan efisien dapat mendukung karyawan dalam memberikan layanan yang terbaik. Layanan bisnis yang baik juga harus didukung dengan aspek administratif yang terkelola untuk dapat beroperasi dengan baik.

Manajemen perkantoran yang efisien dapat memberikan waktu yang lebih optimal bagi karyawan untuk dapat lebih fokus untuk memberikan layanan bisnis yang berkualitas untuk pelanggan. Kedua hal ini saling melengkapi, dan harus dapat diintegrasikan dengan baik untuk meraih efisiensi operasional hingga pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan yang dapat diterima pasar dengan baik.

Pengelolaan Manajemen Perkantoran dan Pengelolaan Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis bersama Tomps

Seperti yang telah disebutkan, kemajuan teknologi di zaman sekarang memaksa kita untuk beradaptasi. Salah satu bentuk adaptasi itu terlihat dalam penggunaan teknologi dalam kehidupan sehari-hari, terutama di tempat kerja. Dalam konteks ini, pengelolaan manajemen perkantoran dan layanan bisnis juga tidak lepas dari dampak tersebut. Dengan teknologi yang ada saat ini, pengelolaan manajemen perkantoran dan layanan bisnis dapat dilakukan secara lebih efektif. Tomps adalah layanan digital yang dapat membantu pengelolaan manajemen perkantoran dan layanan bisnis. Tomps dapat membantu perusahaan dalam manajemen proyek, pengelolaan bangunan, pengelolaan aset, dan perencanaan program.

Selain itu, Tomps juga dilengkapi dengan fitur-fitur yang dapat membantu perusahaan mempercepat proses kerja dan meningkatkan efisiensi operasional, seperti aplikasi mobile yang untuk mengakses informasi dari mana sajan secara real-time.

Dalam era digital yang semakin berkembang, perusahaan harus mampu mengembangkan diri dan bertahan dalam persaingan yang semakin ketat. Tomps adalah solusi yang tepat untuk membantu perusahaan menjalankan bisnis lebih efektif dan efisien di era digital ini. Cari tahu selengkapnya mengenai Tomps di www.tomps.id.

Referensi

Leffingwell, W. H., & Robinson, E. M. (1982). Office Management. UPT Perpustakaan Universitas Andalas. http://katalog.pustaka.unand.ac.id/index.php?p=show_detail&id=7659&keywords=

​​Pusdiklat Pegawai Kemendikbud. (2019). Manajemen Perkantoran. In kepegawaian.undip.ac.id. http://kepegawaian.undip.ac.id/download-corner/files/Ujian%20Dinas/UD%20Tahun%202020/Bahan-Bacaan-Manajemen-Perkantoran_2019.pdf